Wer seinen Urlaub nicht rechtzeitig nimmt, hat selbst schuld, wenn er verfällt. Mit dieser Haltung der Personalabteilungen ist es jetzt vorbei. Sie müssen plötzlich strenge Mitwirkungsobliegenheiten und Belehrungspflichte erfüllen, wie es die Juristen nennen.

Tatsächlich läuft es für sie auf neue, unerwartete Mehrarbeit hinaus – für Mitarbeiter dagegen auf neue Klarheit. Sie ergattern womöglich verfallen geglaubte Urlaubstage zurück oder retten die aus diesem Jahr noch vor dem Verfall. Personalabteilungen, die nichts unternehmen, nicht auf jeden Mitarbeiter zugehen, sondern versuchen, auszusitzen, kommen ihr Unternehmen teuer.  Denn andernfalls können Mitarbeiter nicht genommene Urlaubstage noch jahrelang geltend machen.

Urteile vom Bundesarbeitsgericht und dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) haben quasi über Nacht die frühere Rechtslage und jahrelange Praxis beendet, dass ein lapidarer Ankündigungssatz auf dem Lohnzettel oder eine E-Mail an alle dafür sorgt, dass jeder einzelne seine nicht genommenen Urlaubstage verliert. Arbeitsrechtler Ulrich Sittard von der Kanzlei Freshfields gibt im Interview Antworten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Welche konkreten, praktischen Folgen hat das EuGH-Urteil für Angestellte und ihre Urlaubsansprüche?

Der EuGH verlangt, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer jetzt von sich aus darauf aufmerksam machen, welcher gesetzliche Urlaubsanspruch ihnen jeweils zusteht. Macht die Personalabteilung diesen Hinweis nicht oder kann der Arbeitgeber nicht beweisen, dass sie ihn gemacht hat, behält der Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch. Er verfällt also nicht wie bisher zum Ende des Jahres, sondern der Mitarbeiter kann die freien Tage auch im nächsten Jahr nehmen. Und auch dann verfällt der Urlaub wieder nur, wenn transparent aufgeklärt wird. Drei Jahre lang – und womöglich noch länger.

 

 

Welche Maßnahmen müssen Unternehmen jetzt gegenüber dem einzelnen Mitarbeiter ergreifen – im Gegensatz zu den frühere Massenmails oder gar versteckt auf dem Lohnzettel, wo nur lapidar gedroht wurde „Wer seinen Urlaub nicht bis 31.12. genommen hat, verliert ihn.“ ?

Arbeitgeber müssen nach dem EuGH jeden einzelnen Arbeitnehmer individuell, transparent und rechtzeitig auf seinen gesetzlichen Urlaubsanspruch hinweisen. Das EuGH-Urteil kam zuerst, das Bundesarbeitsgericht hat sich angeschlossen. Die früheren Massenmails funktionieren jetzt nicht mehr. Das Gericht verlangt nun einen individuellen Hinweis auf den persönlichen gesetzlichen Urlaubsanspruch – das heißt aber nicht, dass nicht jeder Arbeitnehmer einen persönlichen Brief mit „Lieber Herr Schmitz…“ bekommen muss. Wenn mehrere Arbeitnehmer die gleiche Zahl offener Urlaubstage haben, kann die Personalabteilung auch mit einem Schreiben diverse Arbeitnehmer ansprechen.

Was nicht geht, ist ein Hinweis auf allgemeine Richtlinien oder den Arbeitsvertrag, das Unternehmen muss nun jedes Jahr neu darauf hinweisen. Bei 500 Mitarbeitern also 500 mal. Das kann zum Beispiel auch parallel mit der Lohnabrechnung geschehen. Der Hinweis muss auch so rechtzeitig kommen, dass der Mitarbeiter den Resturlaub auch tatsächlich noch innerhalb des laufenden Urlaubsjahres nehmen kann. Zwei Wochen vor Weihnachten dürfte es also zu spät sein.

 

Dann sollten sich Personalabteilungen spätestens jetzt in ihre neue Aufgabe stürzen?

Genau, jedenfalls wenn sie will, dass der nicht genommene Urlaub für 2019 noch verfällt – wie früher oft. Mein Rat für die Zukunft: Dem Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres nachweisbar mitteilen, wie viele Urlaubstage ihm zustehen und ihn zugleich aufzufordern, diesen Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des Jahres genommen werden kann.

Am besten wird es sein, die Arbeitnehmer schon so früh wie möglich, also zu Jahresbeginn, zu belehren, dass der Urlaub am Ende des Jahres verfällt. Vorausgesetzt er war dazu in der Lage, den Urlaub zu nehmen und hat ihn trotzdem – aus freien Stücken – nicht rechtzeitig genommen. Mehr müssen Arbeitgeber aber grundsätzlich nicht tun. Ein transparenter zusätzlicher Hinweis reicht.

Ohne diesen Hinweis behält der Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch, er verfällt nicht und er kann ihn sich – wie im EuGH-Fall – noch Jahre später auszahlen lassen.

 

Ab wann gilt das?

Ab sofort – unverzüglich. Der EuGH hat gesagt, dass so ein Hinweis nach europäischem Recht erforderlich ist, es gibt keine Übergangszeit. Es kann also Urlaubstage aus den Vorjahren geben, die wegen des EuGH-Urteils jetzt doch nicht verfallen sind und die die Mitarbeiter noch nachträglich nehmen könnten.

Aber viel spricht dafür, dass Urlaubsansprüche, die älter als drei Jahre sind, verjährt sind und damit auch ohne Hinweis des Arbeitgebers verfallen sind.

So mancher Mitarbeiter könnte jetzt auf die Idee kommen und freie Tage nachfordern. Also jedenfalls bis Ende 2019 noch für 2016, 2017 und 2018. Da, wo ein Arbeitsverhältnis bereits beendet ist, gibt es Urlaubsabgeltung in Euro.