Buchauszug Marina Schakarian: „Weniger machen, mehr schaffen. Aufhören. Loslassen. Fokussieren – der Gegenentwurf zum Produktivitätswahn„

 

TEIL 1 AUFHÖREN

Wieso immer mehr?

Der Wecker klingelt.

Schon beim ersten Augenaufschlag fällt dir das eine Telefonat ein, das du heute unbedingt noch vor dem offiziellen Meetingmarathon unterbringen musst.

In den Knochen steckt noch das gestrige Gespräch mit deiner Chefin. Du solltest dich bitte noch ein bisschen mehr bei diesem schwierigen Kunden engagieren. Schließlich braucht die Firma die Projektverlängerung.

Dir fällt ein, dass du dich für die Firmenfeier unbedingt noch um die Location kümmern musst – macht ja sonst niemand. »Dir kann man sowas geben, da weiß ich, dass es gut wird«, meinte der Geschäftsführer im Vorbeigehen. Ein Kompliment. Oder?! »Eigentlich nicht mein Zuständigkeitsbereich«, schrie alles in dir. Aber du sagtest: »Alles klar, ich habe da schon etwas im Kopf«. Du kannst das nicht länger aufschieben – die besten Locations sind wahrscheinlich schon weg. Am besten, du setzt dich direkt dran.

Wobei, nein, du musst unbedingt noch die Bewerbungen für die Praktikantenstelle durchgehen. Ohne dein Go kann die Personalabteilung keine Termine vergeben. Du öffnest den Kalender auf dem Handy und schaust auf die farbigen Terminblocker, die deinen Tag bestimmen. Wenn du die Mittagspause ausfallen lässt, kannst du schnell über die Bewerbungen fliegen. Damit kommst du aber noch nicht hin. Vielleicht wurde ja ein Termin abgesagt?

Du gehst in deine Mails … und wirst mit noch mehr Aufgaben eingedeckt, die den direkten Weg in deine Wohnung, dein Schlafzimmer, dein Bett finden – noch bevor der Arbeitstag offiziell begonnen hat.

So ist es eben, das moderne Arbeitsleben, sagst du dir. Deine Morgenstunde hat schon lange kein Gold mehr im Mund, sondern nur noch mehr Punkte für deine To-do-Liste.

Nehmen wir uns die Zeit und schauen genau hin, wie es dazu kommen konnte.

 

DIE HOMEOFFICE-FALLE

Homeoffice war früher ein absolutes Privileg, das nur in Ausnahmefällen genehmigt wurde. Gearbeitet wurde im Büro, mit einem eingerichteten Arbeitsplatz, einem ergonomischen Stuhl und einem Rollcontainer. Früher war der Satz »Der Kollege ist heute im Homeoffice« das Äquivalent für »ist heute im Prinzip nicht erreichbar«. Mit der Pandemie 2020 stolperten Millionen Berufstätige in einen neuen Arbeitsmodus, der seitdem kaum mehr wegzudenken ist: Arbeit von zu Hause aus. Erst provisorisch und scheinbar vorübergehend ließen wir den Job bei uns einziehen.

Ohne eigenes Arbeitszimmer stellte ich damals das aussortierte Beistellbett meiner kleinen Tochter ans Schlafzimmerfenster, dazu den Küchenstuhl – zack, fertig war mein Arbeitsplatz. Zu Beginn irgendwie aufregend, gemütlich und praktisch. Zwischen den Meetings konnte ich stillen, Wäsche waschen und mich mit meinem Mann abwechselnd um die Kinderbetreuung kümmern. Ich lernte die Wohnzimmer und Küchen meiner Kolleginnen kennen, sah ihre Lieblingskaffeetassen und ihre besseren Hälften durchs Bild huschen.

Die ersten Mails des Tages las ich auf der Terrasse, mit einer warmen Tasse Tee. In der Mittagspause spazierte ich zum Gemüseladen um die Ecke, zu dem ich es bisher wegen der ungewöhnlichen Öffnungszeiten nie geschafft hatte. Kollegen gingen zum Friseur oder auf den Zahnarztstuhl, machten früher Schluss, um Verwandte zu besuchen, oder ihre Kinder von der Schule abzuholen, um sich anschließend »noch einmal einzuwählen«.

Durch die örtliche Verlagerung der Arbeit aus den Büros in Industriegebieten in unseren Lebensmittelpunkt – unser Zuhause – arbeiteten wir plötzlich wann und wie wir wollten: in Jogginghose, beim Gassigehen oder aus dem Auto auf dem Weg ins Wochenende.

Und nicht nur Einzelne machten davon Gebrauch, sondern nahezu alle. Früher waren wir durch einen festen Arbeitsort und relativ feste Arbeitszeiten synchronisiert. Nun verschob sich unser Arbeitsrhythmus durch die unterschiedlichen Pausen, Wege und Anforderungen.

Was neben der neu gewonnenen Flexibilität unsichtbar passierte: Plötzlich war man immer erreichbar. »Warte kurz, ich mache schnell meinen Laptop auf«, wenn das Handy beim Abend- oder Mittagessen klingelte. Die Rollen zwischen der Privatperson mit Feierabendrecht und der beruflichen Verantwortung wurden durch das Homeoffice mindestens aufgeweicht – oder sogar weggespült. War früher ein später Anruf des Chefs die Ausnahme, ist es heute fast normal, noch Mails nach 18 Uhr zu schreiben. Und abzuschicken. Die Kollegen machen es ja genauso.

Ohne räumliche Grenzen und technische Hürden gibt es keine natürliche Abgrenzung mehr.

Denn selbst klassische Nine-to-five-Bürojobs müssen plötzlich nicht mehr in diesem festen Zeitfenster erledigt werden.

Mit der Entgrenzung kommt es zu einer Verlagerung der Verantwortung.

Wir selbst sind dafür verantwortlich, uns von unseren To-do-Listen abzugrenzen, sie zu ordnen und Sorge zu tragen, wann wir was erledigen. Die dazu nötigen Fähigkeiten hat uns aber niemand beigebracht. Genau das ist eine der größten Belastungen, wenn es um New Work oder die neue Art zu arbeiten geht. Der Chef steht nicht mehr mit der Stechuhr da und schickt dich in den Feierabend. Du allein musst schauen, wie du deine Termine koordinierst, dich darauf vorbereitest, deinen Kalender pflegst und dir neue Fähigkeiten aneignest.

Die Digitalisierung eröffnet uns Möglichkeiten, die wir früher nicht hatten – und verschiebt zugleich Grenzen. Wir können ortsunabhängig arbeiten, schneller kommunizieren und mehrere Projekte parallel steuern.

Leider nutzen wir diese scheinbare Vereinfachung nicht, um auszuspannen, sondern um noch mehr Arbeit hineinzupressen und unsere Leistung weiter zu steigern. Das sorgt dafür, dass in der gleichen oder sogar kürzeren Zeit mehr Aufgaben erledigt werden und damit auch das Arbeitspensum steigt. Der Soziologe Hartmut Rosa beschreibt dieses Phänomen als Beschleunigung: Effizienzgewinne führen nicht zu Entlastung, sondern zu Verdichtung und höherem Leistungsdruck.

PRIORISIERUNGSPROBLEME DURCH ARBEITSVERDICHTUNG

»Früher bin ich zu jedem größeren Termin persönlich hingefahren«, sagte mir ein Redakteur – kein Handlungsreisender. Für Vertragsverhandlungen, Kooperationen, Kick-offs oder Reviews setzte man sich noch vor 2020 in den Zug, fuhr ein paar Stunden und verbrachte den Tag bei den Geschäftspartnern. Durch die klare Verortung ergab sich eine natürliche Priorisierung: Genau dieses Projekt, diese Aufgabe, diese Rolle war für den Tag das Wichtigste – alles andere rückte nach hinten.

Heute gehen Kalkulationsgespräche, Projektabschlüsse und Personalgespräche ineinander über – nahezu nahtlos. Der nächste Termin ist nur einen Klick entfernt, denn schließlich muss man nicht mal mehr den Raum wechseln, sondern nur das Computerfenster.

Die Überlappung und die steigende Termindichte führen dazu, dass wir vieles parallel erledigen. Bei jedem Meeting haben wir unseren Laptop oder unser Handy dabei, eine schnelle Antwort hier, ein paar Mails da.

Unsere Arbeit ist schneller, dichter und fragmentierter geworden.

Das alles wird unter dem knappen Wort Arbeitsverdichtung zusammengefasst.

DER FLUR FUNKT NICHT MEHR

Zwar holten viele Firmen nach der Pandemie ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro, doch die antrainierten Arbeitsgewohnheiten nahmen wir mit. Nun passiert es oft, dass wir uns mit den Kollegen vom Büro nebenan in digitalen Terminen wiederfinden. »Ah, du bist auch im Office?« – und dennoch sprechen wir weiter miteinander im Videocall.

Wie Pacman frisst sich der Job durch unser Leben. Im Spiel bewegt sich Pacman rastlos durch ein Labyrinth und verschlingt Punkt um Punkt, ohne je stehen zu bleiben. Genauso nimmt der Arbeitsalltag immer mehr Raum ein. Damit steigen Tempo und Anforderungen; vieles ist scheinbar nur eine Mail oder einen Call entfernt.

Gleichzeitig ist alles direkt ein »Meeting«. Da wir kaum Gelegenheiten haben, um Dinge auf kurzem und spontanem Weg zu besprechen, müssen wir alles terminieren. »Hast du heute nochmal fünf Minuten?«, lauten viele Chat-Nachrichten. Diese münden meist in einen Termin, der eher fünfmal fünf Minuten dauert.

Der Kaffeeklatsch zwischendurch, das kurze Brainstorming beim Mittagessen – das alles findet nur noch in abgespeckter oder digitaler Form statt. Der Flur funkt nicht mehr. Er ist leer gefegt. Wir begegnen uns immer weniger direkt. Unternehmen vermieten Etagen, um ihre Fixkosten zu senken. Und wir schaffen es teilweise nicht einmal, zwischen den Videocalls auf die Toilette zu gehen. Unsere Terminblöcke stehen im Kalender so dicht, dass sie sich die Köpfe anstoßen. Mit den persönlichen Begegnungen verschwindet auch etwas anderes: Wissen wird seltener nebenbei geteilt, Vertrauen entsteht weniger selbstverständlich. Was früher über den Flur, an der Tür oder über die Schulter geklärt wurde, wird heute zum festen Kalenderelement und plätschert als Grundrauschen nebenher. Es macht einen großen Unterschied, ob du mit dem Kollegen in die Kaffeeküche läufst, über seinen Witz lachst und dabei noch übers Projekt sprichst – mit deiner vollsten Aufmerksamkeit. Oder ob du in der neuen Arbeitswelt virtuell eingequetscht zwischen bunten Kacheln, vollem E-Mail-Postfach und 20 offenen Dokumenten eine »kurze Rücksprache« hältst: knapp, kurz angebunden, auf das Nötigste reduziert.

Schon um 12 Uhr fühlst du dich ausgelaugt. An eine Pause ist nicht zu denken. Dein Rücken schmerzt, deine Augen brennen. Vielleicht solltest du dir eine Blaulichtfilter-Brille zulegen? Sie soll ja helfen, noch länger auf den Bildschirm zu starren. Zwischen einem kurzen Check-up-Call mit deiner Chefin überlegst du, ob du noch etwas im Kühlschrank hast, das du parallel zum nächsten Meeting essen könntest. Während du deine aufsteigenden Kopfschmerzen spürst, versuchst du, dich zu erinnern, wann du das letzte Mal getrunken hast. Deine leere Wasserflasche solltest du auf jeden Fall gleich auffüllen. Leider überzieht dein Termin gerade, sodass du es nur mit Mühe in die Küche und zurückschaffst.

 Wieso bist du eigentlich schon jetzt so erschöpft?  Deine Smartwatch meldet, dass du gut geschlafen hast – dann wird ‘s wohl stimmen.  Vielleicht solltest du dir Koffeintabletten zulegen, die sind viel praktischer, als immer Kaffee zu kochen. Obwohl: Du hast jetzt schon Einschlafprobleme, weil deine Gedanken einfach nicht zur Ruhe kommen. Vielleicht solltest du lieber versuchen, früher aufzustehen, dann bist du vielleicht fitter und stolperst nicht so in den Tag. Wobei es aktuell einfach viel ist – zu viele Projekte, die dir über den Kopf wachsen, zu viele Aufgaben, die du gar nicht greifen oder aufschreiben kannst. Aber bei anderen klappt es doch auch, oder? Wieso hast du dann damit Probleme? Wieso schaffst du es nicht, mehr zu leisten? Wieso fühlst du dich so überfordert?!

DER PREIS DER UNTERBRECHUNG

Unser Arbeitsalltag ist nicht nur dicht, sondern spielt sich hauptsächlich auf unserem Handy ab. Wir haben unsere Ablenkung immer griffbereit.

Denn unsere Ablenkung ist zugleich unsere Arbeitsgrundlage.

Unsere Arbeit wird im Schnitt alle drei bis fünf Minuten unterbrochen. Die zugrunde liegende Forschung stammt aus dem Jahr 2008 – also noch aus einer Zeit vor der heutigen Flut an Chat-Nachrichten, digitalen Meetings und permanenter Erreichbarkeit. Es ist davon auszugehen, dass die Unterbrechungsdichte seitdem weiter zugenommen hat. Unterbrechungen und das ständige Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Themen und Aufgaben fühlen sich produktiv an, gehen aber nachweislich mit höherem Stress und geringerer Leistungsfähigkeit einher. Durch die ständigen Unterbrechungen verlernen wir längere ungestörte Fokusphasen.

Wann hast du das letzte Mal an einem Arbeitstag ein bis zwei Stunden am Stück konzentriert gearbeitet?  Als ein Tagestermin ausfiel? Als du krank warst? Oder außerhalb deiner regulären Arbeitszeiten?

Obwohl wir von langen Konzentrationsphasen profitieren, sind wir wiederum nicht dafür gemacht, zehn Stunden am Stück an einem Projekt durchzuarbeiten. Wir brauchen unterschiedliche Phasen zwischen konzentrierter Aufmerksamkeit, leichteren, automatisierten Aufgaben und auch mal ablenkende Tätigkeiten zum Entspannen. Was dabei häufig durcheinandergerät:

Marina Schakarian: „Weniger machen, mehr schaffen – Aufhören, loslassen, fokussieren – der Weg zu weniger Überlastung im Arbeitsalltag“ – Redline Verlag, 256 Seiten, 20,00 Euro

 

Abwechslung sollte nicht mit Unterbrechung verwechselt werden.

Abwechslung ist bewusst gewählt und bleibt auf eine Tätigkeit fokussiert. Unterbrechungen kommen von außen, meist durch digitale Reize wie das aufploppende Chatfenster, das blinkende E-Mail-Postfach oder das klingelnde Telefon. Diese sorgen dafür, dass wir nur schwer wieder in die ursprüngliche Aufgabe zurückfinden. In ihrer empirischen Arbeit fanden Gloria Mark et al. heraus, dass wir sogenannte Wechselkosten (switching costs) bezahlen, wenn wir unsere Arbeit unterbrechen. Mit jeder Unterbrechung werden unsere kognitiven Ressourcen neu beansprucht. Unser Arbeitsgedächtnis ist begrenzt – jeder Wechsel bedeutet, dass wir Informationen ausblenden, zwischenspeichern und später wieder aktivieren müssen.

Dazu kommt die inhaltliche Belastung der Unterbrechung selbst: Checken wir kurz die Weltnachrichten, lösen sie möglicherweise Sorgen aus. Schauen wir aufs Handy, sehen wir, dass der Chef nach einem Update verlangt oder das Team eine Rückfrage hat.

Im Durchschnitt braucht unser Gehirn bis zu 25 Minuten, um sich wieder auf die Tätigkeit vor der Unterbrechung zu fokussieren. Mit jeder Unterbrechung verlieren wir also Zeit. Um diese Zeit aufzuholen, arbeiten wir unsere Aufgaben schneller ab, was für uns jedoch mehr Stress, Frustration und Zeitdruck bedeutet. Interessanterweise spielt es dabei kaum eine Rolle, ob die Unterbrechung thematisch passend zur Ausgangsaufgabe oder aus einem anderen Umfang variieren: In der Studie von Mark et al. formulierten die Probanden längere Mails, wenn sie nicht unterbrochen wurden. Das deutet darauf hin, dass ungestörte Phasen tiefere Konzentration ermöglichen – während Unterbrechungen eher zu beschleunigtem,fragmentiertem Arbeiten führen.

Was bleibt, ist das Gefühl von ständigem Stress und Überforderung. So entsteht ein Teufelskreis: Mit jeder verlorenen Minute steigt der Termindruck. Mitteilungen und Anrufe buhlen um unsere Aufmerksamkeit. Wir versuchen, uns den Anforderungen anzupassen, hinken aber immer hinterher. Währenddessen beschleunigt sich das Arbeitstempo – alles muss schneller gehen.

Unsere Aufmerksamkeit springt ständig hin und her und wir können sie kaum noch beruhigen. Eine gewisse Anzahl an Unterbrechungen im Arbeitstag können wir gut wegstecken. Doch was viele im Arbeitsalltag fühlen, ist chronischer Stress. Du kannst dir das wie Wellen vorstellen: Die Stresswelle baut sich auf, kann dich überrollen. Dann ebbt sie ab, du holst Luft, entspannst dich. Wenn allerdings kein Abebben kommt – wenn dein Job dich ständig umgibt und du keinen Raum hast, mental und örtlich, um auf Abstand zu gehen und wirklich zu entspannen –, bleibst du unter der Stresswelle begraben.

Eingedeckt von der Stresswelle kannst du keine Luft mehr holen.

UNPRODUKTIV: SELBER SCHULD

Uns wird vermittelt, dass Erfolg das Resultat von Leistung ist, und es dazu gehört, sich durchzubeißen und dranzubleiben.

Denn nur die Harten kommen in den Garten, stehen auf der Bühne oder sitzen im Chefsessel. Unsere Kapazitäten sind dabei scheinbar endlos.

Wie man in weniger Stunden noch mehr schafft? Dafür gibt‘s Hacks und Tricks. Der 5-Uhr-Club nimmt immer neue Mitglieder auf – denn früh aufzustehen heißt ja, die Arbeitsstunden des Tages einfach zu verlängern.

Produktivität und Effizienz zu steigern ist schick, viel zu tun zu haben ein Statussymbol.

Wir rennen, stolpern, stehen auf, sprinten weiter. Hauptsache in Bewegung.

Uns fehlt die Zeit, innezuhalten und in uns zu gehen.

Was willst du?

Was willst du wirklich?

Was ist dir wichtig für dein Leben?

Aus Mangel an Zeit übernehmen wir das, was uns medial und gesellschaftlich vorgelebt wird: ein Leben als Fass ohne Boden – wo alles reinpasst, reinpassen muss. Du kannst alles sein. Nein, du musst sogar alles sein und alles haben:

• Eine gradlinige Karriere, immer nach oben. Aber bitte sinnstiftend!
• Das Familienleben darf natürlich auch nicht zu kurz kommen.
• Geregelte Arbeitszeiten, aber bitte mit Bedeutung und Einfluss.
• Einen entspannten Feierabend, aber bloß nicht langweilig.
• Und selbstgekochtes Essen sollte es auch geben, bitte gesund. Und lecker. Aber nicht zu aufwendig.

Superfitte und superglückliche Internetpersönlichkeiten gaukeln uns vor, dass man im Leben alles haben kann – ja sogar haben muss –, um zufrieden zu sein. Dabei geben sie uns nur neue To-dos in Form von Idealbildern: den perfekten Urlaub, das perfekte Abendessen, das perfekte Outfit. Um dir all das leisten zu können, sollst du im Job natürlich alles geben.

Aber wir sollen natürlich nicht nur arbeiten, um Geld zu verdienen, sondern weil die Arbeit uns erfüllt. Das Zielbild unserer Arbeit wird dadurch ins Unermessliche ausgedehnt: Der Job sollte erfüllend, geregelt, anregend, entwickelnd, erfolgreich, bedeutend, lukrativ und sozial sein. Ein Zielbild, das unmöglich zu erreichen ist.

Noch schwieriger wird es, weil der Eindruck vermittelt wird, dass wir das alles selbst kreieren können. Denn wir alle sind unseres Glückes Schmied und können uns alles herbeimanifestieren. Wir müssen es nur hart genug wollen.

Und wenn du es nicht schaffst, ist die Schuldige schnell gefunden: Du selbst natürlich. Entweder, weil du in deiner Karriere falsch abgebogen bist, zur falschen Zeit eine Familie gegründet oder dich einfach nicht genug angestrengt hast.

Wir überschätzen unseren eigenen Einflussbereich. Denn nicht alle Begebenheiten können wir uns erarbeiten.

»You can have it all. But not at the same time«, sagte einst Michelle Obama. Ich gehe sogar weiter: Nein, du kannst nicht alles haben. Und erst recht nicht zur gleichen Zeit.

Denn so gerne wir alles unter Kontrolle haben, so wenig können wir alle Umstände kontrollieren.

Indem wir uns zu viel zumuten, machen wir uns für zu viel verantwortlich.

Nicht jede Tür öffnet sich, nur weil du fest genug daran ziehst. Nicht jeder Traum erfüllt sich, nur weil du ihn richtig manifestierst. Manches entzieht sich uns – und das ist kein persönliches Versagen. Produktivität beginnt nicht damit, noch mehr zu schaffen. Sondern damit, anzuerkennen, dass du nicht alles schaffen musst, und klar zu entscheiden, was dich wirklich weiterbringt – und was nicht.

 

CHECKLISTE: BIST DU AKTUELL ÜBERLASTET?

• Du bist gedanklich schon im Job, bevor du überhaupt aufgestanden bist.
• Dein Kalender bestimmt deinen Tag – nicht unbedingt deine eigenen Prioritäten.
• Du arbeitest regelmäßig auch in Pausen, am Abend oder »nur ganz kurz« am Wochenende.
• Du hast das Gefühl, ständig zu reagieren, statt bewusst zu entscheiden.
• Du fühlst dich oft unterbrochen und abgelenkt.
• Du unterbrichst dich während einer Aufgabe selbst (Mails checken, Chats öffnen, am Handy scrollen).
• Du kannst dich selten länger als 20 Minuten ungestört auf eine Sache konzentrieren.
• Du hast das Gefühl, dass deine To-do-Liste schneller wächst, als du sie abarbeiten kannst.
• Du vergleichst dich oft mit anderen und denkst: »Andere schaffen das doch auch – warum ich nicht?«

Wenn du mehrere Häkchen gesetzt hast, dann darf ich dir gratulieren – dieses Buch ist genau das Richtige für dich. Und nein: Das ist kein persönliches Defizit. Es ist ein Hinweis darauf, dass du dich in einer strukturellen Überlastung befindest.

VOR LAUTER ARBEIT KEINE ZEIT FÜR ARBEIT

Das Phänomen des Zuviel ist kein individuelles, sondern ein kollektives, strukturelles Problem. Denn die Anforderungen unserer Arbeitswelt steigen, das Tempo beschleunigt sich, Technologien werden immer besser und schneller. Die Verantwortung zur Priorisierung, Abgrenzung und Effizienz liegt ganz allein bei uns.

Wenn du Schwierigkeiten hast, mitzukommen – werde schneller.

Wenn du dich schwach und unsicher fühlst – werde härter.

Wenn du keinen Überblick hast – mache einfach weiter.

Wie sehr uns genau dieser fehlende Überblick schadet, zeigt eine aktuelle Befragung: Beschäftigte gaben an, im Schnitt mehr als acht Stunden pro Woche mit Aufgaben zu verbringen, die doppelt oder unnötig sind. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag jede Woche – pro Person.

Wir gehen an unsere Belastungsgrenze und sehen den Wald vor lauter Aufgaben nicht. Das stützt auch eine große Studie der Beratungsgesellschaft Deloitte unter 13 000 Führungskräften aus 93 Ländern. 68 Prozent der Befragten haben zu wenig Zeit, um sich auf essenzielle Aufgaben zu konzentrieren. 41 Prozent verbringen ihre tägliche Arbeitszeit nicht mit wertschöpfenden Tätigkeiten. Was auf der Strecke bleibt: Zeit zum Denken, für neue Lösungen, kreative Ideen und Innovation. Genau das sind aber Tätigkeiten, die für Führungskräfte und Unternehmen in unsicheren Zeiten der Veränderung den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Denn alles ändert sich gleichzeitig und hängt miteinander zusammen: Märkte, Kundenbedürfnisse, Technologien. Um dafür passende Lösungen zu finden, um sie für sich und das Unternehmen zu adaptieren, braucht es an vielen Stellen der Organisation einen freien Kopf, Zeit und Energie. Doch im Alltag der Arbeitnehmenden ist dafür kaum Platz. Stattdessen sind sie mit überbordender Bürokratie, Reportings und administrativen Aufgaben beschäftigt.

Dazu kommt der Druck, den wir wahrnehmen: Wir haben das Gefühl, immer mehr leisten zu müssen und dem gesellschaftlichen Anspruch an Erfolg und Produktivität zu genügen.

ÜBERLASTUNG IST SCHICK

Das Zuviel in unserem Arbeitsalltag ist nicht nur ein Produktivitätsproblem, sondern auch ein großer Risikofaktor für unsere Gesundheit.

Dass Arbeitsbedingungen krankmachen können, ist gut erforscht. Eine Meta-Analyse von 79 Studien zeigt, dass zentrale Belastungsfaktoren wie Überlastung, Rollenkonflikte, zwischenmenschliche Spannungen und organisatorische Hürden signifikant mit körperlichen Beschwerden zusammenhängen – insbesondere mit Schlafstörungen, Magen-Darm-Problemen und Erschöpfung.

Wird diese Schieflage chronisch, folgen emotionale Erschöpfung, Zynismus und Leistungsabfall – kurz: Burnout.

Und doch sind wir Menschen – individuell wie kollektiv – Meister der Verdrängung. Selbst wenn gesundheitliche Risiken gut belegt sind, dauert es oft Jahrzehnte, bis sich Gewohnheiten und gesellschaftliche Normen ändern.

Ein Beispiel aus einem ganz anderen Lebensbereich ist das Rauchen: Schon in den 1950er-Jahren zeigten Studien klar, dass Zigaretten gesundheitsschädlich sind. Dennoch dauerte es mehr als 30 Jahre, bis Tabakwerbung eingeschränkt wurde.

Auch bei unserer Arbeitskultur zeigt sich eine Form der Verdrängung.

»You’ve come a long way, Baby!« lautete der Werbeslogan einer Zigarettenmarke aus dem Jahr 1968. Heute könnte er auch über unserer Arbeitskultur stehen.

»Je mehr ich mache, umso mehr wird es« – das ist unser Geschmack von Erfolg. Busy und always on ist zur neuen Normalität geworden. War es früher gesellschaftlich akzeptiert und schick, sich eine Zigarette anzustecken, gilt es heute als schick, viel zu tun zu haben. Wer beim Abendessen den Freunden erzählt, wie viele Projekte er abgearbeitet hat oder wie viel gerade ansteht, wird anerkennend als erfolgreich eingestuft. Wenn etwas »stressig« ist, gilt das zugleich als Beweis, dass es gut läuft. Denn erfolgreiche Menschen sind nun mal im Stress.

EIN AUSGEGLICHENES JOBKONTO

Lass mich die Entstehung von Stress im Arbeitsalltag mithilfe einer Metapher erklären. Stell dir ein Bankkonto vor – nennen wir es Jobkonto. Ein ausgeglichenes Jobkonto steht für eine gesunde Arbeitsbeziehung. Täglich erfolgen auf diesem Jobkonto Abbuchungen, denn unser Arbeitsalltag kostet Energie – je nachdem, welche Anforderungen du hast.

Diese Abbuchungen durch Anforderungen können sein:

• Quantitative Anforderungen: Wenn zu viele Aufgaben in zu wenig Zeit erledigt werden müssen, wenn sich Überstunden häufen, Unterbesetzung herrscht und wir einfach nicht hinterherkommen.
• Emotionale und soziale Anforderungen: Wenn unser Job eine gewisse Fassade von uns verlangt, obwohl uns gar nicht danach ist, entsteht eine emotionale Dissonanz, die ziemlich kräftezehrend sein kann. Auch Konflikte im Team oder mit Vorgesetzten können uns zusätzlich belasten und stressen. Unter Stress und Zeitdruck reagieren Menschen gereizter, kommunizieren weniger differenziert und geraten häufiger aneinander – Konflikte sind damit oft ein Symptom von Überlastung.
• Kognitive Anforderungen: Wenn wir hoch konzentriert über eine längere Zeit arbeiten müssen, mit Informationsflut zu kämpfen haben oder ständig unsere Arbeit und damit unsere Konzentrationsspanne unterbrechen und wieder aufbauen müssen.
• Rollen- und Zielkonflikte: Widersprüchliche Erwartungen und paradoxe Botschaften, die sich gegenseitig ausschließen und die wir trotzdem einordnen und ausgleichen müssen. Das ist anstrengend und sorgt für Stress, weil vieles unklar bleibt.
• Organisationale Anforderungen: Wenn Strukturen zu bürokratisch und umständlich sind, wir das Gefühl haben, ständig gegen Wände zu laufen, oder Programme bedienen müssen, die hindern statt helfen.

Solche Anforderungen sind die Abbuchungen auf unserem Jobkonto. Dem gegenüber stehen die Ressourcen, die für Antrieb und Motivation sorgen und das Konto auffüllen. Diese »Einzahlungen« können beispielsweise Kollegen sein, die dich durch den Tag bringen, weil du dich gut mit ihnen verstehst. Es können auch gewisse Aufstiegschancen sein, die dich motivieren, weiterzumachen. Oder es kann die intrinsische Motivation sein, wenn du die Aufgabe an sich spannend findest. Es können auch finanzielle Anreize sein, wobei diese oft weniger Auswirkungen haben, als wir annehmen.

Unternehmen sind gegenüber den Anforderungen und Belastungen oft blind oder zumindest gleichgültig. Sie sehen vor allem ihre eigenen finanziellen und organisatorischen Herausforderungen.

Du kannst dir sicher denken, was passiert, wenn auf der Anforderungsseite zu viel und auf der Ressourcenseite zu wenig ist: Die Arbeitsbelastung steigt und kann nicht mehr ausgeglichen werden. Entfremdung und Zynismus stellen sich ein. Unsere Arbeitsbeziehung geht kaputt – und mit ihr auch die Beziehung zu uns selbst.

 

STRESS DURCH ERLERNTE HILFLOSIGKEIT

Wenn wir tiefer in die Stressmechanismen schauen, zeigen Studien: Es sind nicht die vielen Aufgaben per se, die uns überlasten, sondern die Art, wie wir unseren Handlungsspielraum wahrnehmen. Entscheidend ist das Gefühl, die Übersicht und Kontrolle darüber zu haben.

Wenn wir wiederholt erleben – oder zumindest den Eindruck haben –, nichts bewirken oder entscheiden zu können und Aufgaben nur passiv ausgesetzt zu sein, entsteht Hilflosigkeit. Dieses Erleben von »Ich habe keine Wahl« ist kein bloßes Gefühl, sondern ein gut erforschtes Phänomen: Learned Helplessness, also erlernte Hilflosigkeit. Diese entsteht, wenn Anstrengung und Wirkung dauerhaft entkoppelt sind – wir strengen uns an, doch es ändert sich nichts.

An dieser Stelle hilft ein kleiner Ausflug in die moderne Hirnforschung, denn dieses klassische Hamsterrad hat messbare Effekte im Gehirn: Stress- und Angstnetzwerke werden stärker aktiviert, während Bereiche, die für Planung, Priorisierung und Emotionsregulation zuständig sind, an Aktivität verlieren. Konkret heißt das: Das Gehirn schaltet zunehmend in einen Alarmmodus. Bereiche wie die Amygdala und der dorsale Raphe-Kern (DRN), die auf Bedrohung reagieren und Rückzug begünstigen, werden aktiver. Gleichzeitig wird der präfrontale Cortex geschwächt – also genau der Bereich, der uns hilft, den Überblick zu behalten, Entscheidungen zu treffen und Situationen einzuordnen. Wir verlieren im wahrsten Sinne des Wortes die Fähigkeit, klar zu steuern.

Je mehr Aufgaben sich anhäufen, desto schwerer fällt es, den Überblick zurückzugewinnen – und desto stärker verfestigt sich das Gefühl des Kontrollverlusts. Umgekehrt zeigen dieselben Studien: Wenn Menschen Kontrolle und Gestaltung erleben, passiert neurobiologisch das Gegenteil – präfrontale Steuerungsprozesse werden gestärkt, Stressreaktionen gedämpft und zielgerichtetes Handeln wird wieder möglich.

Die Folgen des anhaltenden Kontrollverlustes sind Erschöpfung, Zynismus, Entfremdung und Ineffizienz. Die Anforderungen sind so kräftezehrend, dass die Ressourcen – also Anerkennung, Wirksamkeit, psychologische Sicherheit oder persönliche Stärken – das nicht ausgleichen können und wir krank werden.

 

WENN ARBEITSBEDINGUNGEN KRANK MACHEN

Überlastung betrifft allerdings nicht nur die Beziehung zum Job – Burnout hat weitreichende Auswirkungen auf die körperliche und geistige Gesundheit. Kopfschmerzen, Diabetes, Erkältung, Schlaflosigkeit, Angststörungen – um nur einige zu nennen.

Eine krankmachende Arbeitsumgebung ist auch für Unternehmen eine Bedrohung: Mitarbeitende fallen aus.

 

Nachdem die ausgebildete Juristin und Betriebswirtin nach langen Studienjahren endlich einen Job bei einer renommierten Finanzberatung ergattert hatte, dachte sie, nun endlich durchatmen zu können.

Doch das Gegenteil war der Fall. Knapp ein Jahr später saß sie mit Burnout beim Therapeuten. Mit ihm arbeitete sie heraus, dass sie ein Problem damit hat, Nein zu sagen, wenn ihr Chef ihr neue Aufgaben geben möchte.

Sie spürte den Druck der ständigen Erreichbarkeit, der wichtigen Sonderprojekte und der sich ansammelnden Überstunden. Sie sagte sich, sie müsse durchhalten. Bis zur nächsten Beförderung sei es nicht mehr lange. Vielleicht werde es dann besser.

Doch dann kam der Kollaps. Sie brach während eines Zoom-Meetings zusammen. Sie ließ sich erstmal zwei Wochen krankschreiben und bekam mit viel Glück einen Termin bei einem Therapeuten. Natürlich mit schlechtem Gewissen, weil in der Zeit die Projekte liegenblieben. Nach einer kurzen Auszeit rechneten sowohl sie selbst als auch ihr Arbeitgeber damit, eine »reparierte« Version von ihr zurückzubekommen.

Eine, die so funktioniert, wie sie soll. Ein bisschen Zeitmanagement hier, ein wenig

Produktivitätscoaching da.

So einfach ist es nicht. Denn wenn die Anforderungen dauerhaft höher liegen als das Leistbare, lässt sich das Problem durch Selbstoptimierung und ein anderes Mindset nicht lösen.

Die Ursache der Überlastung steckt in unserem System, das Effizienzgewinne in Leistungssteigerung übersetzt und Dauerbelastung normalisiert.

Ein Blick auf die Krankentagstatistik zeigt: Seit der Pandemie ist die Zahl der Krankentage gestiegen – im Jahr 2024 waren Beschäftigte durchschnittlich 14,8 Tage krankgemeldet. Ein Teil des Anstiegs dürfte mit der elektronischen Krankmeldung zusammenhängen, die seit 2022 Kurzzeiterkrankungen vollständiger erfasst. Doch selbst wenn man diesen statistischen Effekt berücksichtigt, bleibt der Krankenstand auf einem historisch hohen Niveau. Natürlich ist das nicht nur der Arbeitsverdichtung geschuldet. Was ebenfalls steigt, sind Krankmeldungen aufgrund psychischer Erkrankungen. Psychische Diagnosen verursachten 2024 insgesamt etwa 342 Arbeitsunfähigkeitstage je 100 Beschäftigte. Das entspricht rechnerisch gut drei Krankheitstagen pro Person aufgrund psychischer Erkrankungen. Damit machten sie rund 17,4 Prozent des gesamten Krankenstandes aus. Zudem betrug die durchschnittliche Fehlzeit bei psychischen Krankschreibungen rund 33 Tage je Fall, was deutlich länger als der Durchschnitt aller Erkrankungen ist. Psychische Erkrankungen sind eben kein Schnupfen.

Mag sein, dass wir alle aufgeklärter damit umgehen und deswegen eher zum Arzt gehen. Allein lässt sich die Zahl aber nicht wegdiskutieren: Unter anderem machen uns unsere Arbeitsbedingungen krank. Und selbst wenn wir krank sind, arbeiten wir weiter: 63 Prozent der Beschäftigten gehen trotz Krankheit zur Arbeit – 44 Prozent sogar eine Woche oder länger.

Interessant ist, dass viele Beschäftigte versuchen, schlechte Arbeitsbedingungen durch ihre bloße Anwesenheit auszugleichen. Stichwort: Präsentismus – also das Gefühl, trotz Krankheit nicht fehlen zu können. Studien zeigen: Je schlechter die Arbeitsbedingungen, das Betriebsklima oder die Kultur im Job, desto stärker ist dieses Gefühl. Besonders bei hohem Zeitdruck, Personalmangel oder fehlender Vertretung gehen Beschäftigte häufig krank zur Arbeit. Gearbeitet wird, bis es nicht mehr geht.

 

Auch die psychologische Sicherheit (20) spielt dabei eine Rolle, ob wir uns krank zur Arbeit schleppen oder den Laptop im Krankenbett öffnen. Wer um seinen Arbeitsplatz fürchtet, arbeitet besonders oft krank. 81 Prozent derjenigen, die angaben, sich große Sorgen um ihren Job zu machen, gingen krank zur Arbeit – bei Beschäftigten, die sich nie oder nur selten Sorgen machen, waren es 61 Prozent.

 

Selbst wenn wir bei der Arbeit körperlich anwesend sind, heißt es nicht, dass wir wirklich da sind. Denn auch die sogenannte innere Kündigung ist ein weitverbreitetes Phänomen.

 

Jeder achte Mitarbeitende in Deutschland hat innerlich gekündigt, also mit dem aktuellen Arbeitgeber abgeschlossen.

 

Du vielleicht auch?

 

Dadurch entstehen in deutschen Unternehmen allein durch innere Kündigung schätzungsweise jährliche Produktivitätsverluste zwischen 113,1 und 134,7 Milliarden Euro. (21) Denn mit einer innerlichen Kündigung erreicht man keine produktiven Höhenflüge. Wir sind nicht mehr wirklich motiviert, arbeiten nur noch so viel, dass wir nicht negativ auffallen. Fast jede zweite angestellte Person ist auf der Suche oder zumindest offen für einen anderen Job. (22) Das Gefühl, wechseln zu wollen oder wechseln zu müssen, haben wir aber nicht aufgrund großer Ambitionen, sondern meist aus einer Not heraus. Diese Not entsteht, wenn die Belastungen dauerhaft zu hoch sind und die Ressourcen, die der Arbeitgeber bereitstellt, das nicht ausgleichen können.

 

Damit Fachkompetenz und Talent nicht abwandern, sollten Arbeitgeber aus unternehmerischer Sicht durchaus daran interessiert sein, übermäßige Belastungen im Job zu reduzieren – würde man meinen. Doch statt strukturell gegenzusteuern, greift häufig organisatorische Verdrängung.

 

Arbeitnehmende müssen strukturelle Versäumnisse, personale Dauerengpässe, bürokratische Absurditäten und in die Jahre gekommene Programme mit individuellen Anstrengungen ausgleichen.

 

Und oft sind auch Führungskräfte Teil desselben strukturellen Hamsterrads – mit Druck von oben, zwischen Kennzahlen, Budgetvorgaben und Personalmangel.

 

Die Sonne ist schon untergegangen, die Uhr zeigt 18:55 Uhr, eigentlich wolltest du heute früher Schluss machen.

Vor dir liegt dein digitales Business-Schlachtfeld des heutigen Tages:

Die blinkenden Pop-up-Chat-Fenster und der rot leuchtende Maileingang. Handgeschriebene Post-its mit Dingen, an die du unbedingt denken solltest, die du aber jetzt schon nicht mehr zuordnen kannst.

Die kryptischen Notizen deiner Meetings heute, die mehr To-dos aufgeworfen als Fragen beantwortet haben.

Kurz hoffst du, dass dein Arbeitsplatz einfach alles verschluckt.  Aber deine Arbeitslast löst sich nicht einfach so in Luft auf.  Du müsstest dir schleunigst einen Überblick verschaffen. Aber wie?!

 

Der Weg aus der Überlastung ist der Weg hin zu dir. Weg von Dingen, die dir nichts nützen, weg von Aufgaben, die nicht passen, und weg von Projekten, die nicht zukunftsfähig sind. Hin zu deinen Bedürfnissen, zu dem, was dir wirklich wichtig ist. Davon profitieren nicht nur du und dein Wohlbefinden. Auch deine Arbeit wird wirksamer und stärkt damit jedes Team oder Unternehmen, in dem du tätig bist.