„Ein Kummerkasten auf dem Gang der Personalabteilung reicht nicht“. Wie Unternehmen am pragmatischsten ihre Pflicht, Whistleblower-Hotlines zu installieren, in Griff bekommen

 

„Ein Kummerkasten auf dem Gang der Personalabteilung reicht nicht“

 

Sollten Unternehmen Whistleblowern Belohnungen versprechen? Sollten sie eigene Systeme bauen lassen oder genügen die von Dienstleistern? Johannes Weichbrodt und  Hagen Köckeritz von der Kanzlei Mayer Brown geben konkrete Tipps, wie Unternehmen, die jetzt Whistleblower-Hotlines installieren müssen, am pragmatischsten vorgehen können. Ein Gastbeitrag.

 

Hagen Köckeritz (Foto: Mayer Brown PR)

 

Ich möchte kein kompliziertes Hinweisgebermeldesystem einrichten. Kann ich nicht einfach einen Kummerkasten aufstellen, zum Beispiel im Flur der Personalabteilung aufstellen?

Einen Kummerkasten aufzustellen, reicht nicht, weil man auch telefonische Meldungen ermöglichen muss.  Außerdem ist es bei einem Briefkasten schwierig, die Meldungen richtig zu dokumentieren und freien Zugang, regelmäßige Leerung sowie vor allem die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Außerdem sollte man die Hemmschwellen zur Meldung niedrig halten. Ein Kummerkasten auf dem Flur der Personalabteilung ist  keine gute Idee.

 

Muss man Buttons auf der Homepage für externe Whistleblower setzen? 

Grundsätzlich muss man nur Mitarbeitern und Leiharbeitern Meldungen ermöglichen. Es ist aber sehr sinnvoll, Meldekanäle auch externen Whistleblowern zu öffnen. Nur so kann man vermeiden, dass sich diese Hinweisgeber direkt an die Behörden wenden. In der Regel bieten Whistleblower-System-Provider an, Meldekanäle auf der Homepage zu integrieren.

 

Johannes Weichbrodt (Foto: Mayer Brown PR)

 

Wieviel kosten die Dienste externer Anbieter?

Bei den etablierten Anbietern wie BKMS und Convercent sind die Preise abhängig von der Größe und dem Footprint des Unternehmens und Komplexität des Systems. Die Preise liegen meist zwischen ca. 2.000 und 15.000 Euro im Jahr. Bei kleineren Anbietern gibt es Whistleblower-Systeme schon ab 50 Euro im Monat.

 

Was ist die technische Minimallösung, die am wenigsten kostet?

Grundsätzlich reicht es, einen verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen, der per Telefon, persönlich und schriftlich erreichbar ist. Der Mitarbeiter muss aber unabhängig sein und darf keinem Interessenkonflikt unterliegen.

Außerdem ist das Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes unbedingt zu beachten. So dürfen beispielsweise Personen aus der IT-Abteilung keinen Zugriff auf den entsprechenden E-Mail-Account haben. Auch bei kleineren Unternehmen kann es sich der Einfachheit halber anbieten, mit günstigen Einsteiger-Versionen der verschiedenen Drittanbieter zu arbeiten, statt selbst ein WB-System aufzubauen. Alternativ können sich Unternehmen auch zusammentun, um ein solches System einzurichten.

 

Sollten Unternehmen Hinweisgeber belohnen? Wie könnten Belohnungen für sie  aussehen? Die Kanzlei Noerr riet schon dazu und in den USA bekommen Whistleblower hohe anteilige Belohnungen, wenn der Staat mit deren Hilfe Geld erlangt.

Da gibt es verschiedene Ansichten. Ganz überwiegend denken die meisten ´Schutz ja, Belohnung eher nein´. Denn Anreize erhöhen immer das Risiko missbräuchlicher Meldungen. Sie können dazu verleiten, haltlose Verdächtigungen ´ins Blaue hinein´ zu melden.

Allerdings haben Hinweisgeber künftig die Wahl, ob sie interne oder externe Meldekanäle nutzen. Belohnungen für die Nutzung interner Meldekanäle können dabei helfen, dass die Unternehmen mögliche Verstöße in erster Linie intern aufarbeiten  können. Unternehmen können dann früh selbst aktiv werden, Ermittlungen anstellen und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Das Management sollte allerdings gut abwägen, welche Nachteile Meldeprämien auf das Miteinander in der Belegschaft haben können. Wenn sie Belohnungen anbieten,  sollten diese sich im kleineren Rahmen halten, nur für  wesentliche Regelverstöße gelten und erst ´verdient´ sein, wenn die Meldung auch zum Nachweis eines Regelverstoßes führt.

 

Welche Strafe droht und ab wann, wenn man kein Whistleblower-System hat, obwohl man dazu verpflichtet ist?

Bußgelder drohen schon dann, wenn man trotz Verpflichtung – also für Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten – keine interne Meldestelle einrichtet. Dasselbe gilt, wenn man wissentlich falsche Informationen offenlegt, Meldungen oder entsprechende Kommunikation behindert, Repressalien ergreift, oder die Vertraulichkeit nicht wahrt.

Schon der Versuch, Meldungen zu behindern oder Repressalien zu ergreifen, kann ein Bußgeld für Unternehmen auslösen. Die Bußgelder können bis zu 100.000 Euro betragen.

 

Wie kann ich den Betriebsrat am besten einbeziehen? Was hat sich in anderen Ländern bewährt, wo die Richtlinie bereits gilt? Was sollte man lassen?

Wichtig ist, den Betriebsrat möglichst früh und umfassend einzubinden. Im Regelfall bestehen zwingende Mitbestimmungsrechte, also die Einführung des Meldesystems kann – je nach Ausgestaltung – nur dann erfolgen, wenn der Betriebsrat zugestimmt hat oder die Zustimmung in einer Einigungsstelle ersetzt worden ist.

Betriebsräte wollen in erster Linie Sicherheit haben, dass – berechtigte – Meldungen keine negativen Folgen für die Hinweisgeber haben und Meldungen streng vertraulich behandelt und nur für Zwecke der Ermittlungen verwendet werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass man auch anonyme Meldungen ermöglichen sollte. Schließlich hilft es, die datenschutzrechtliche Compliance des Meldesystems dem Betriebsrat nachzuweisen – zum Beispiel durch eine Bestätigung des Datenschutzbeauftragten.

 

Was sind die wichtigsten Maßnahmen, um den Datenschutz für die Whistleblower, also die Meldenden, sicherzustellen?

Professionelle Dienstleister, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherstellen und nachweisen muss sind da nützlich. Dieser Drittanbieter dient dann gleichzeitig als Filter in Richtung Unternehmen. Informationen werden nur kanalisiert an die konkret zuständigen Stellen im Unternehmen weitergegeben. Im Übrigen dürfen Hinweise zunächst nur dem internen Compliance-Bereich zugänglich gemacht werden. Dieser bindet dann weitere Stellen bei der Sachverhaltsermittlung ein, soweit die nötig sind. Meldekanäle müssen technisch gegen unbefugten Zugriff abgesichert sein. Das gilt für Kummerkästen genauso wie für Hotlines oder E-Mail-Adressen.

 

Was passiert eigentlich mit dem Whistleblower, wenn sich ein Verdacht als unbegründet herausstellt?

Bei anonymen Meldungen – nichts. Ansonsten: Der Grundsatz der Vertraulichkeit gilt nicht, wenn der Meldende vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen über Verstöße gemeldet hat. Solche Meldungen können für Hinweisgeber auch strafrechtliche Konsequenzen haben und jedenfalls disziplinarische Maßnahmen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und Abmahnungen oder Kündigungen zur Folge haben.

 

Müssen Whistleblower dem Betroffenen Schadenersatz zahlen, wenn sich ein Verdacht als unbegründet herausstellt?

Ja, jedenfalls wenn der Whistleblower vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung abgegeben hat.

 

Muss ich auch anonyme Meldungen ermöglichen? 

Nein,  aber wir raten dazu. Das erhöht die Bereitschaft, Regelverstöße zu melden. Das Gesetz schützt Hinweisgeber nur dann, wenn sie ihre Identität auch offenbaren. Zu den Repressalien, vor denen das Hinweisgeberschutzgesetz schützen soll, zählen alle ungerechtfertigten Nachteile wie beispielweise Kündigung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung oder Mobbing.

 

 

 

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