Buchauszug: „Die Kunst, freundlich Nein zu sagen“ von Tanja Baum, Inhaberin der Kölner Agentur für Freundlichkeit, systemische Organisationsberaterin und Coach mit Referenzkunden wie Daimler, Aral oder Hewlett Packard.

 

Umgang mit dem Chef

Wie sage ich freundlich „Nein“ zum Chef?

Gegenüber dem Chef ein Nein zu formulieren, gehört gewiss zu einem der schwierigsten Themen in der Arbeitswelt. Während Sie sich unter Kollegen auf der gleichen Ebene bewegen, steht der Chef in der Hierarchie über Ihnen. Ungeschickt vorgebrachte Forderungen, das strikte Ablehnen von Mehrarbeit oder rüde Beschwerden über wahrgenommene Ungerechtigkeiten können rasch eskalierende Konflikte verursachen. Solche Konflikte gehen bei Mitarbeitern nicht selten mit Ängsten einher, die weniger mit mangelndem Selbstvertrauen, sondern mit realen Befürchtungen verbunden sind. Schließlich ist es Ihr Chef, der auf Ihr Einkommen, Ihre Beförderung, das Budget und personelle Besetzung Ihres Teams wesentlichen Einfluss hat.

 

 

Der Chef zwischen den Fronten

Denken Sie aber immer daran: Ihr Vorgesetzter hat in der Regel auch wieder Vorgesetzte, denen er Rede und Antwort zu stehen hat. Gerade im mittleren Management sind Führungskräfte oft einem enormen Druck ausgesetzt. Von der Vorstandsebene, dem Management, dem Geschäftsführer usw. wird von ihm ein funktionierendes Team, hohe Umsatzzahlen, eine gut laufende Abteilung oder eine erfolgreiche Koordination eines Projektes erwartet.

Die Mitarbeiter erwarten dagegen von ihrem Vorgesetzten Aspekte wie Vertrauen statt Kontrolle, Anerkennung und Lob, Verständnis, Gerechtigkeit, Feingefühl, zielorientierte Entscheidungen, um nur einige zu nennen. In diesem Spannungsfeld bewegen sich Vorgesetzte in einem Balanceakt, um beiden Seiten gerecht zu werden. Haben Sie deshalb Verständnis dafür, wenn die Führung in der Abteilung oder im Team nicht immer perfekt ist.

 „Die Kunst, freundlich Nein zu sagen“, Tanja Baum, Redline Verlag, März 2016

(4. Auflage), 19,99 Euro

Werden Sie aktiv: Sorgen Sie für ein stabiles und gutes Verhältnis

Sicher gibt es, wie überall sonst, auch sehr unangenehme Zeitgenossen, die Ihnen vorgesetzt sind. Betrachten Sie den Umgang mit diesen Menschen als Herausforderung, Ihre kommunikativen Fertigkeiten zu perfektionieren. Manchmal müssen Sie die Dinge selbst in Angriff nehmen, denn nicht immer kann der weise Ratschlag: „Dann wechsle doch einfach die Stelle, wenn dir das alles nicht mehr gefällt“, ohne Probleme umgesetzt werden.

Je mehr Sie sich selbst als verantwortlichen Mitarbeiter und nicht als befehlsausführenden Untergebenen betrachten, desto eher setzen Sie Dinge in Bewegung. Statt Ihren Chef zu bekämpfen und ihm Ihre Ansichten von seinem Führungsverhalten deutlich unter die Nase zu halten, arbeiten Sie mit ihm. Sie sorgen für ein stabiles und gutes Verhältnis. Er oder sie ist auf Ihre Rückmeldungen und Ihre Kommunikationsbereitschaft angewiesen. Wenn Sie ständig schlucken und aufgrund dessen krank werden, freut sich Ihr Chef bestimmt nicht. Letztlich wollen schließlich beide Seiten Erfolg für ihr Unternehmen und eine angenehme Zusammenarbeit.

Selbst wenn sich aufgrund Ihrer Initiative nichts ändert und Unternehmensziele möglicherweise nicht erreicht werden, können Sie sich später keinen Vorwurf machen, es nicht wenigstens versucht zu haben. Nur der, der etwas anfasst, erhält eine Chance, Dinge zu verändern.

Die vom Chef geforderte Leistung ist nicht mehr zu erbringen, Sie langweilen sich auf Ihrer Position zu Tode. Ihr Chef gibt Ihnen nur Routineaufgaben. Sie haben sogar den Eindruck, dass egal, was Sie machen, Ihre Leistung vom Chef nicht anerkannt wird. Sollten Sie ein echtes Anliegen haben, sagen Sie zugunsten einer optimierten Zusammenarbeit „Nein“ zum Verhalten Ihres Chefs.

Damit das Gespräch in einer freundlichen, entspannten Atmosphäre verläuft und der Chef tatsächlich etwas an den vorliegenden Zuständen ändert, sollten Sie einige grundlegende Dinge beachten:

 

Führen Sie ein persönliches Gespräch – bloß nicht den Chef übergehen

Für ein stabiles Klima in Ihrer Abteilung/Ihrem Team oder Ihrer Firma müssen Sie Ihr Anliegen dem betreffenden Vorgesetzten persönlich vorbringen. Aus Angst vor den Konsequenzen einer direkten Aussprache oder aus Sorge vor einer möglichen Eskalation wird bei einem Konflikt gern der nächsthöhere Vorgesetzte konsultiert. Damit schaden Sie sich selbst langfristig, denn Ihr Vorgesetzter wird sich übergangen fühlen.

Je freundlicher und verbindlicher Sie auftreten, desto eher werden Sie Veränderungen bewirken. Wollen Sie, dass Ihr Vorgesetzter ein bestimmtes Verhalten zugunsten eines anderen Verhaltens abstellt, informieren Sie ihn über Ihren Wunsch. Ansonsten ist er möglicherweise der Überzeugung, alles laufe bestens und alle wären zufrieden.

 

Gesprächsplanung: Keine Vermutungen oder Eindrücke, nur Fakten

Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor. Wenn Sie Ihrem Chef gegenüber ein Nein formulieren wollen, ist es nicht sehr höflich, vage Vermutungen oder subjektive Eindrücke zu äußern. Haben Sie den Eindruck, zuviel Arbeit zu haben, sollten Sie das im Gespräch anhand von Unterlagen oder Berichten auch nachweisen können.

 

Auch Chefs haben Bedürfnisse – und wenn´s wichtig ist: Protokoll führen

Bereiten Sie Gespräche mit dem Chef so vor, als ob der Chef ein Mitarbeiter von Ihnen wäre. Nur weil er Ihr Vorgesetzter ist, hat er nicht automatisch andere Bedürfnisse als ein Mitarbeiter oder Kollege.

Suchen Sie sich für ein Gespräch den richtigen Zeitpunkt und einen günstigen Besprechungsort auf. Achten Sie auch auf Kleinigkeiten wie Pünktlichkeit und dem Anlass angemessene Kleidung. Solche Dinge können manchmal ausschlaggebend sein.

Bei besonders wichtigen Themen lohnt es sich Protokoll zu führen. Zumindest sollten Sie in gemeinsamer Absprache mit allen Beteiligten zumindest am Ende die wichtigsten Punkte zusammenfassen.

Argumentieren Sie freundlich, aber planen sie gründlich vor

Je gründlicher die Planung der Rahmenbedingungen und Gesprächsinhalte, desto besser. Damit Ihre guten Ansätze aber nicht durch Nervosität, unerwartete Einwände oder unbeabsichtigte Verlagerung des Themas auf Nebenschauplätze verloren gehen oder sich ungewollt doch wieder zu einem Ja bewegen lassen, halten Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer Argumentation an folgende Fragen:

Welches Argumentationsziel habe ich?

Formulieren Sie Ihre Ablehnung positiv: Sagen Sie Ihrem Chef nicht, dass Sie seinen ausschließlich sachbezogenen Stil ablehnen oder mit Ihrem Arbeitspensum unzufrieden sind. Setzen Sie sich zum Beispiel als Ziel, den Chef dazu zu bringen, sich mehr von seiner menschlichen Seite zu zeigen und im Zuge dessen mehr auf die persönlichen Bedürfnisse seiner Mitarbeiter einzugehen.

Nur Stichhaltiges vorbringen

Sammeln Sie alle Argumente, die für Ihre Wünsche sprechen. Es ist nicht sehr freundlich, einen Termin mit dem Chef zu vereinbaren, ihm vorzuwerfen, die Arbeit nicht richtig delegieren zu können und dann keine stichhaltigen Begründungen für eine notwendige Änderung parat zu haben.

Auf Gegenargumente vorbereitet sein

Nichts ist frustrierender, als wenn ein perfekt ausgearbeitetes Gedankengebäude mit einer einzigen Bemerkung seitens des Gesprächspartners in sich zusammenfällt. Beschäftigen Sie sich im Vorfeld nicht kritisch mit Ihrer eigenen Argumentationslinie, besteht die Gefahr, dass Sie wichtige Aspekte vergessen. Stellen Sie sich deshalb vor dem Gespräch vor, welche Gegenargumente Ihr Chef Ihren Forderungen entgegenbringen könnte.

Wie man kann Gegenargumente entkräften kann

Haben Sie die Diskussion im Vorfeld gedanklich bereits durchgespielt, sind Sie bestens darauf vorbereitet, Gegenargumente zu entkräften oder sie noch besser für Ihre eigenen Lösungsvorschläge zu nutzen.

Hier noch einige rhetorische Tipps für die Verbesserung Ihrer Argumentationen:

Wenn es an Führungsqualitäten mangelt und der Chef der Flaschenhals ist

Stellen Sie sich vor, Sie und Ihre Teamkollegen leiden darunter, dass Ihr älterer Vorgesetzter ein Chef „der alten Schule“ ist. Auf der Sachebene ist er brillant, nur mit modernen Führungsprinzipien ist er völlig unvertraut. Er ist der Meinung, auch die kleinsten Entscheidungen müssten über ihn laufen und nur er bestimme, was jeder zu tun hat. Ergebnisse werden von ihm persönlich überprüft. Hat er keine Zeit, bleiben die Dinge liegen. Folge dieser Behinderung sind Rückstände im Zeitplan und Unzufriedenheit, da die Kommunikation innerhalb des Teams und die Kooperation zwischen den einzelnen Abteilungen nicht mehr funktionieren kann.

Stattdessen wird ein enormer Aufwand betrieben, den „Chef zufriedenzustellen“ und hinter seinem Rücken doch im Sinne eines Teams zu handeln, indem beispielsweise Ideen des Teams als Ideen des Chefs aufbereitet werden.

Um langfristig dieser enormen Vergeudung von Ressourcen vorzubeugen, sollte dringend ein Gespräch mit diesem Vorgesetzten geführt werden. Kennt er die Regeln einer funktionierenden Teamarbeit nicht und wird nur hinter seinem Rücken gehandelt, bekommt er keine Chance zum Umdenken.

Es mag aus den oben genannten Gründen schwierig sein, Nein zu einem sehr eingefahrenen Führungsverhalten zu sagen. Mit einer gründlichen Vorbereitung auf alle möglichen Reaktionen des Chefs und einer guten Argumentation ist auch eine solche oder vergleichbare Hürde überwindbar. Stimmen Sie mit Ihrem Team ab, was Sie sagen möchten.

Leidet das ganze Team unter dem Führungsverhalten des Teamleiters, sollte Einigkeit darin bestehen, was sich genau an dem Führungsstil ungünstig auf die Produktivität oder Zusammenarbeit im Team auswirkt. Auch der Chef braucht Klarheit, um sich ändern zu können.

Wer aus dem Team dem Chef sagt, wie sein Führungsverhalten ankommt

Wenn es das allgemeine Führungsverhalten ist, was stört, leidet meistens nicht nur ein einziger, sondern die ganze Abteilung oder das ganze Team darunter. Ein heikles Thema ist immer, wer das Anliegen dem Chef vorbringen soll. Soll die Arbeitsgruppe in ihrer Gesamtheit, der Teamsprecher oder jeder Einzelne um ein Gespräch bitten?

Treten Sie gemeinsam als Team auf, beweisen Sie zwar Ihre Zusammengehörigkeit, der Chef könnte sich jedoch gerade dadurch in die Enge gedrängt fühlen oder sich im Mittelpunkt einer „Verschwörung“ sehen. Wägen Sie Vor- und Nachteile je nach Situation gegeneinander ab:

Sind Sie allein mit Ihrem Chef, können Sie zwar auf Ihre persönlichen Schwierigkeiten mit dem Führungsverhalten eingehen, laufen aber Gefahr, aus dem allgemeinen Führungsproblem eine Angelegenheit zwischen Ihnen und Ihrem Chef zu machen. Der Zusammenhalt und das gegenseitige Vertrauen in Ihrer Abteilung könnten dadurch auf Dauer gefährdet sein.

 

Vorabinfos für den Chef eine Woche vorher

Wenn Sie als Team auftreten wollen, sollten Sie vorher deshalb Ihren Chef über Ihr Anliegen informieren. Am besten Sie lassen ihm eine Woche vor dem Gespräch eine schriftliche Zusammenfassung der Themen zukommen, die Sie mit ihm besprechen wollen. So kann er sich auch auf das Gespräch vorbereiten.

Treten Sie allein auf, sprechen Sie auch nur für sich. Sobald Sie für einen anderen Kollegen sprechen („Der Herr Franz sieht das übrigens genauso wie ich!“) ist der Nährboden für Missverständnisse und Konflikte geschaffen. Bleiben Sie deshalb konsequent in der Ich-Form und lassen Sie sich auch nicht von dieser Linie abbringen.

Treten Sie als Sprecher für Ihre Gruppe auf, machen Sie dies von Anfang an, am besten auch schriftlich, deutlich. Halten Sie in solchen Gesprächen auch konsequent die Wir-Form ein, damit Sie den Status als Repräsentant beibehalten. Auch in diesem Fall empfiehlt sich eine schriftliche Vorinformation und ein betont sachliches Vorgehen. Sie zeigen Ihre Bereitschaft, den Chef nicht zu hintergehen und mit offenen Karten zu spielen.

….jedenfalls von Beginn an konstruktiv

Damit Ihre Kritik in einer freundlichen Atmosphäre stattfindet, bemühen Sie sich von Beginn an um einen freundlichen, entspannten Umgangston. Bringen Sie im Gespräch zwischendurch immer wieder Aspekte, die bereits gut laufen und Ihrer aller Anerkennung finden. Sehen Sie es nicht als selbstverständlich an, wenn der Chef von sich aus konstruktive Lösungsvorschläge mit in die Diskussion einbringt. Zeigen Sie durch lebendige Körpersprache und lebendigen Tonfall, wie sehr Sie sich darüber freuen. Übertreiben Sie dabei aber nicht, sonst wirkt das Verhalten aufgesetzt.

Geben Sie dem Chef genügend Zeit, die Kritik zu verdauen

Lassen Sie Ihrem Chef Zeit, sich einen Überblick über die Lage zu verschaffen. Es macht Sie sympathisch, wenn Sie ihn nicht zu einer Zusage oder einer Entscheidung drängen. Wer mit der Tatsache konfrontiert wird, dass er ein bisher scheinbar erfolgreiches Verhalten ändern soll, sollte Zeit haben, sich auf die Kritik einzustellen.

Kompromissbereitschaft zeigen

Bleiben Sie sich selbst gegenüber kritisch und versuchen Sie nicht, Ihre Vorstellungen mit aller Gewalt durchzusetzen. Zeigen Sie sich immer kompromissbereit. Sie mögen die Führungsstrategie Ihres Vorgesetzten als völlig ineffektiv einschätzen, Ihr Vorgesetzter sieht in seinem Stil dagegen vielleicht Vorteile, die Ihnen in Ihrer Position gar nicht bewusst sind. Vielleicht hat das, was Ihr Vorgesetzter angeordnet hat, doch Sinn?

Wenn die Arbeit zu viel oder zu wenig wird

 

Daniela hatte in einer jungen Firma neu angefangen. Wie es bei jungen Unternehmen so ist, war die Arbeit kaum zu bewältigen. Kaum war das eine Projekt in Ansätzen geplant, lag auch schon das nächste auf dem Tisch. Vor einer Investition für einen neuen Kollegen in der Abteilung schreckte der Vorgesetzte jedoch aus finanziellen Gründen zurück. Da er vom Typ her an einer offenen Kommunikation sehr interessiert war, ließ er sich auf ein Gespräch mit Daniela ein, rechnete ihr jedoch vor, dass er ihrem Wunsch nach Arbeitsentlastung leider nicht nachkommen könne.

 

Wenn Chefs mit einem getarnten Nein besser klarkommen

Daniela kannte ihren Chef und sein Denken allerdings mittlerweile recht gut. Deshalb fing sie nicht an, sich mit ihrem Chef über die Überbelastung zu streiten, sondern suchte nach einer anderen Lösung. Bereits nach ein paar Tagen bat sie wieder um ein Gespräch und präsentierte ihrem Chef eine Umstrukturierung der derzeitigen Firmenstrategie. Sie benutzte bei der Präsentation nur positive Worte wie „optimierter Einsatz von Ressourcen“, „effektive Planung“, „Verbesserung“. Ihre Vorschläge stießen beim Vorgesetzten auf Akzeptanz. Auf diese Weise hatten beide Seiten gewonnen.

Daniela hatte zu den Überforderungen deutlich „Nein“ gesagt und eigenständig Lösungsvorschläge erarbeitet. Der Chef war erleichtert, seine Mitarbeiter durch die neue Struktur entlasten zu können.

Daniela hat das Prinzip des freundlichen Neins begriffen. Sie hatte zunächst das Problem sachlich dem Chef vorgetragen. Hier zeigte sich, dass dieser sich des Problems bewusst war (Information 1), sich selbst jedoch nicht in der Lage sah, der Forderung nach Arbeitsentlastung entgegenzukommen (Information 2). Da Sabine mit der Persönlichkeit und dem Weltbild ihres Chefs vertraut war, konnte sie nun Lösungsvorschläge entwickeln, die den Vorstellungen des Chefs entgegenkamen.

 

Wenn die Arbeitslast allzu stark ansteigt: zuerst die Schwachstellenanalyse

Bevor Sie Ihrem Chef sagen, wie sehr Sie sich überfordert sehen, sorgen Sie als erstes für Ihre eigene positive Grundhaltung. Sobald Sie innerlich aufgewühlt, sauer oder aggressiv sind, besteht die Gefahr, den Chef unsachlich mit Anklagen zu überhäufen und damit zu verärgern. Vielleicht machen Sie so Ihren Gefühlen Luft. Mehr erreichen Sie damit allerdings nicht.

Belegen Sie genau, in welchen Bereichen die Überbelastung liegt. Wenn Sie ständig Überstunden schieben müssen, um die anliegenden Aufgaben zu bewältigen, legen Sie Ihrem Chef Ihr Zeitmanagement vor. So sieht Ihr Chef, dass die Überforderung nicht aufgrund eines schlecht organisierten Arbeitsablaufs zustande kommt. Und er kann nachvollziehen, wo die Schwachstellen im System liegen.

Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten statt nach Unterschieden. Arbeiten Sie erst die Aspekte heraus, in denen Sie und Ihr Vorgesetzter übereinstimmen. Manche Anliegen von Ihnen werden dadurch schon relativiert und erleichtern einen gemeinsamen Zugang zu den strittigen Themen. In diesem Fall erarbeiten Sie mit Ihrem Chef zunächst all das, was Sie bewältigen können, danach das, was Sie nicht allein schaffen. Dies rückt Sie in ein kompetenteres Licht.

Versuchen Sie, die Situation distanziert, aus der Perspektive Ihres Vorsetzten zu betrachten und aus seiner Perspektive heraus Lösungen zu entwickeln. Aus seiner Sicht bekommt Ihr Anliegen möglicherweise ganz andere Dimensionen.

 

Teufelskreis Unterforderung – oder ist ihre Kompetenz eine Gefahr für den Chef?

Haben Sie den Eindruck, nur noch Routinearbeiten zu erledigen oder in Ihrem Aufgabenfeld in keiner Weise alle Ihre Kompetenzen einbringen zu können, sollten Sie auf jeden Fall das Gespräch suchen. Bevor Sie in ein Gespräch einsteigen, analysieren Sie kritisch Ihre derzeitige Situation. Ärgern Sie sich über die Unterforderung und erledigen deshalb Ihre Aufgaben oder kleinen Projekte nur noch lustlos und nachlässig? Vielleicht hat sich hier ein Teufelskreis gebildet:

Vernachlässigen Sie bei Ihrer Analyse nicht die Möglichkeit, dass Ihr Chef Ihrem Wunsch nach verantwortungsvolleren Tätigkeiten nicht nachkommen will. Ihre Kompetenzen könnten möglicherweise eine Gefährdung der Position Ihres Chefs darstellen. Solche Fälle gibt es, sollten aber mit größtmöglicher Vorsicht und entsprechendem Feingefühl angegangen werden.

Freundlich „Nein“ sagen zur Unterforderung – konkret

Betreiben Sie keine Schuldzuweisungen. Greifen Sie Ihren Chef nicht an oder werfen Sie ihm vor, er gäbe Ihnen absichtlich nur unwichtige Projekte zur Bearbeitung, weil er Sie ausgrenzen wolle. Möglicherweise fällt Ihr Chef in diesem Moment aus allen Wolken und ist sogar noch persönlich durch diese Unterstellung gekränkt. Günstiger ist es, sachlich die derzeitige Situation aufzuzeigen und ihm klar zu machen, dass Sie mit dieser Aufgabenverteilung aus diesen oder jenen Gründen nicht sehr glücklich sind.

Sprechen Sie nicht von Ihren Bedürfnissen, sondern stellen Sie die Vorteile heraus, die eine Erweiterung Ihres Aufgabenfeldes für das Unternehmen mit sich bringen würde.

Fehlt eine Ihren Fähigkeiten angemessene Aufgabe, überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten, ob eine entsprechende Stelle im Unternehmen geschaffen werden kann.

Wenn Anerkennung fehlt und Demotivation herrscht

Wochenlang haben Sie sich ein Bein nach dem anderen ausgerissen. Sie haben Überstunden geleistet und sich fehlende Kenntnisse in Ihrer Freizeit erarbeitet. Krönung Ihrer Bemühungen ist eine Veröffentlichung Ihres Projekterfolges in einer renommierten Zeitung. Der Kommentar Ihres Chefs: „Wurde ja auch mal langsam Zeit.“ Ihre Freude ist dahin, die Motivation sinkt rapide. Häufen sich derartige Rückmeldungen, sinkt möglicherweise auch die Arbeitsleistung.

 

Anerkennung von Chefs hat verschiedene Gesichter

Eine Umfrage bei Mitarbeitern über das Anerkennungsverhalten ihrer Chefs brachte recht niederschmetternde Ergebnisse: Lediglich fünf Prozent der Mitarbeiter fühlten sich regelmäßig gelobt, 34 Prozent gelegentlich, 20 Prozent selten. 34 Prozent konnten aus den Rückmeldungen ihres Chefs nie ein Lob herauslesen.

Für eine sehr gute Leistung erwarten die meisten Mitarbeiter Lob und Anerkennung. Für den einen ist es sehr motivierend, wenn er vor versammelter Mannschaft für seine Leistungen ausgezeichnet wird. Für den Nächsten ist eine schriftliche Leistungsbeurteilung wichtig. Wieder andere benötigen nur ab und an eine Bestätigung, dass sie auf der richtigen Linie arbeiten. Ständige Anerkennung vom Chef benötigen sie nicht, da gute Verkaufszahlen und Rückmeldungen von Kunden, Patienten usw. für sie Anerkennung genug sind.

So wie für verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Arten von Anerkennung oder Förderungen wichtig sind, hat auch jeder Vorgesetzte einen eigenen Stil, seine Anerkennung auszudrücken.

 

Es gibt Chefs, die schätzen sehr wohl wert, nur merkt man´s nicht 

Es gibt durchaus Vorgesetzte, die der Auffassung sind: „Wenn ich den Mitarbeiter nicht kritisiere, habe ich ihn dadurch schon gelobt.“ Andere drücken ihre Anerkennung aus, indem sie dem Mitarbeiter ein besonderes Seminar zur beruflichen Qualifizierung „spendieren“. Denken Sie daran: Nicht jeder Chef fällt seinen Mitarbeitern um den Hals, wenn er mit ihrer Arbeit zufrieden ist.

Versuchen Sie deshalb herauszufinden, ob Ihr Chef Ihre Leistungen tatsächlich nicht anerkennt oder es vielleicht in einer Ihnen nicht ersichtlichen Art tut.

Was der Chef wissen muss – aber oft nicht weiss mangels Überblick

Wissen Sie, ob Ihr Chef wirklich weiß, was Sie alles geleistet haben? Ist ihm bewusst, wie viel Engagement Sie haben? Dass mit Ihrem Projekt ein entscheidender Durchbruch erzielt wurde? Dass Sie seit zwei Wochen neben Ihrer eigentlichen Arbeit noch zusätzlich die Aufgaben des kranken Kollegen übernehmen? Gerade im Team oder in einer größeren Abteilung fällt die Arbeit des Einzelnen oft nicht auf, und nicht immer kann man vom Chef einen absoluten Überblick über die Tätigkeiten jedes Mitarbeiters verlangen.

Weiß Ihr Chef nicht, was Sie tatsächlich leisten, kann er Sie dafür auch nicht loben. Es ist unangenehm, sich über mangelnde Anerkennung und fehlendes Lob zu beklagen, und der Chef weiß gar nicht, was Sie eigentlich von ihm wollen.

Am geschicktesten gehen Sie vor, wenn Sie von den Erfolgen und Zielen des Unternehmens sprechen und dabei nebenbei Ihren eigenen Anteil am Erfolg mit einfließen lassen. Dadurch zeigen Sie Ihre Identifikation mit dem Unternehmen und machen gleichzeitig den Chef auf Ihre Anteile am Erfolg aufmerksam.

Freundliches Neinsagen schließt Beharrlichkeit nicht aus. Oft sind Vorgesetzte überlastet und oder nehmen Ihr Verhalten anders als Sie wahr. Geben Sie jedoch nicht auf. Hört Ihr Vorgesetzter oder Ihre Vorgesetzte, dass Sie zum fünften Mal freundlich aber bestimmt darauf hinweisen, wie sehr Sie sich über ein Lob freuen würden, fragt er sich wahrscheinlich irgendwann, ob er in seinem Verhalten vielleicht doch irgendetwas ändern sollte.

Setzen Sie bewusst Ihre Körpersprache ein. Wenn Sie Ansätze eines Lobes bei Ihrem Chef bemerken, zeigen Sie ihm deutlich, wie sehr Sie das freut (dynamische Haltung, lebendige Gestik, freudige Mimik, schnellere Arbeit, sofern Sie eine handwerkliche Tätigkeit ausführen). Körpersprache wirkt oft recht subtil, dafür aber umso nachhaltiger.

 

Den Chef loben, um zurück gelobt zu werden

Erziehen Sie Ihren Chef. Loben Sie ihn selbst, wenn Ihnen etwas an seinem Verhalten besonders gut gefällt. Auf diese Weise geben Sie Ihrem Chef indirekt zu verstehen, welchen Stil Sie bevorzugen und sind ihm gleichzeitig Vorbild. Übrigens: Auch Chefs sind nur Menschen und werden gern einmal gelobt.

Wie vertrete ich die Interessen meines Chefs?

Nicht selten haben gerade Mitarbeiter im Vorzimmer des Chefs die unangenehme Aufgabe, ihm den Rücken freizuhalten. Ob Sie Anrufer auf einen späteren Zeitpunkt vertrösten oder Absagen für Ihren Chef tätigen, immer wieder stehen Sie vor der Situation, für Ihren Chef Nein sagen zu müssen. Unangenehm ist es vor allem dann, wenn Sie dabei als sein Sprachrohr Interessen und Meinungen vertreten sollen, die Ihren Vorstellungen nicht entsprechen.

Zum Beispiel sollen Sie einer anderen Firma mitteilen, dass für Sie derzeit kein Interesse an deren Dienstleistung besteht oder Sie sich für einen Mitbewerber entschieden haben. Auch wenn Sie mit der Entscheidung Ihres Chefs nicht einverstanden sind, müssen Sie das Nein so formulieren, dass nach außen hin der Eindruck entsteht, Sie stünden hinter der Entscheidung Ihrer Firma. Sätze wie: „Tut uns leid, mein Chef will keinen Wasserspender in der Firma“, oder: „Mein Chef fand einen anderen Bewerber besser“, werfen für Außenstehende ein schlechtes Licht auf Ihre interne Zusammenarbeit.

Oft ist man in der Zwickmühle, gerade wenn dem anderen in vorherigen Gesprächen Hoffnung gemacht wurde und der Umgangston sehr nett war. Nicht wenige versuchen deshalb solche Absagegespräche sehr kurz zu halten: „Tut uns leid, wir haben leider doch kein Interesse. Auf Wiederhören.“

…acuh wenn man selbst anderer Meinung ist

In drei Schritten freundlich absagen: Kunden oder Geschäftspartnern

 

Es gibt genügend Gründe, auch dieses Nein sehr freundlich zu formulieren. Erstens steht auf der anderen Seite immer ein Mensch, der sich die Mühe gegeben hat, Ihrer Firma ein Angebot zu unterbreiten oder aus anderen Gründen mit der Firma in Kontakt zu treten. Zweitens kann es ja sein, dass der Chef seine Entscheidung überdenkt und doch zusagt. Möglicherweise kann die angebotene Dienstleistung zwar nicht in diesem aber vielleicht im nächsten Jahr in Anspruch genommen werden. Denken Sie deshalb immer in die Zukunft, denn man trifft sich im Leben niemals nur einmal.

Machen Sie sich auch bewusst, dass Menschen, die ein Anliegen an Ihren Chef haben, meistens auch nur Mitarbeiter sind, die im Auftrage ihrer Firma handeln. Wer schon einmal selbst Interessenten für ein Produkt gesucht hat, weiß, in welchem Ton man oft abgeschmettert wird.

Schritt 1: Die Gesprächseinleitung

Äußern Sie sich zu dem, was der andere Ihrer Firma angeboten hat, möglichst positiv, egal ob es sich um ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Bewerbung usw. handelt. Loben Sie das Produkt. Hatten Sie bereits vorher Kontakt, knüpfen Sie dabei an vorherige Gespräche an. Auf diese Weise erhält das Gespräch eine persönliche Note.

Achten Sie darauf, dass in Ihrer Formulierung nicht direkt ein „aber“ mitklingt („Das war ja ein sehr schönes Konzept, was Sie da geboten haben, aber …“).

Schritt 2: Die Ablehnung

Reden Sie nicht zu lange um den heißen Brei herum, sondern sagen Sie es, wenn Sie ein Angebot nicht in Anspruch nehmen möchten. Ersparen können Sie dem anderen das Nein nicht. Sofern Sie zu Beginn des Kontaktes für eine angenehme, persönliche Atmosphäre gesorgt haben, wird das Nein höchstwahrscheinlich gelassener akzeptiert.

Schritt 3: Die Begründung

Begründen Sie die Entscheidung Ihres Chefs. Informieren Sie sich bei ihm, warum er sich gegen einen Bewerber entschieden hat oder warum das angebotene Produkt nicht seinen Vorstellungen entspricht.

Benutzen Sie dabei die Wir-Form: „Wir bedauern sehr, Ihnen eine Absage machen zu müssen. Wir haben uns jedoch für einen Ihrer Mitbewerber entschieden.“

Auch wenn die Ablehnung nicht unbedingt Ihrer eigenen Meinung entspricht, können Sie als Repräsentant Ihrer Firma zumindest Sorge dafür tragen, dass der Mensch auf der anderen Seite die faire Chance erhält, sein Produkt, seine Dienstleistung oder seine Qualifikation zu verbessern. Geben Sie zum Beispiel einem Bewerber den Hinweis, dass Sie sich für die gesuchte Stelle noch etwas mehr kaufmännisches Wissen gewünscht hätten. Oder Sie geben zu erkennen, dass das Angebot, so wie es ist, nicht in Ihren zeitlichen, personellen Rahmen passt.

Wenn es den Tatsachen entspricht, weisen Sie an dieser Stelle auf eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit hin. Damit lassen Sie dem anderen die Möglichkeit offen, zu einem späteren Zeitpunkt, beispielsweise mit einem veränderten Produkt noch einmal bei Ihnen anzufragen.

Schritt 4: Der Dank

Bedanken Sie sich für seinen Einsatz/Angebot/Nachfrage und wünschen Sie ihm bei seinen weiteren Bemühungen viel Erfolg. Ihr Chef möchte lediglich dieses Angebot/Dienstleistung nicht in Anspruch nehmen. Warum sollte Sie dem Anbieter dann nicht viel Erfolg bei seiner weiteren Arbeit wünschen?

Umgang mit Chefpersönlichkeiten: Choleriker und Perfektionisten

Wenn der Chef stark ausgeprägte A-Züge hat

Irgendjemand sollte die E-Mail an den Kunden schicken. Daran erinnert sich Marion dunkel. Irgendwann in der Teambesprechung hatte es die Chefin erwähnt. Aber wer sollte es nun machen? Schon steht ihre Chefin Andrea an Marions Tisch und Vorwürfe hageln auf sie hernieder. Ohne Atempause schimpft Andrea über die Schlamperei. Die E-Mail sei furchtbar wichtig gewesen. Auf keinen sei mehr Verlass. Um alles müsse sie sich selbst kümmern. Das Ganze würde ein Nachspiel haben und so weiter. Immer wieder versucht Marion ihr zu erklären, dass die Aufgabe gar nicht speziell an sie delegiert war und sich keiner für diese Aufgabe verantwortlich gefühlt habe. Das interessiere sie nicht, schreit Andrea. Hauptsache, die Sache wird erledigt. Und dann geht das Ganze von vorn los. „Ja, ja, ich mache es ja schon.“ Als die Chefin wieder draußen ist, presst sich Marion die Hand auf den Magen. Lange hält sie das nicht mehr aus. Soll sie denn immer nur schlucken um des lieben Friedens Willen?

Sagen Sie freundlich Nein zu cholerischen Chefs

• Nehmen Sie Angriffe von Menschen mit cholerischen Zügen nicht persönlich. Meistens sucht der andere nur ein Ventil, „Dampf abzulassen“.
• Geben Sie direkt zu, wenn der Fehler bei Ihnen liegt. Damit bieten Sie Ihrem Chef keine weitere Angriffsfläche.
• In solchen Situationen ist die erfolgreichste Strategie, zunächst Ja zu sagen und dann eine Aufgabe zu erledigen. Erst, wenn sich die Emotionen auf der anderen Seite abgekühlt haben, sollte ein Gespräch geführt werden, in dem Sachargumente im Vordergrund stehen.
• Unterbrechen Sie Ihren Chef nicht beim Schimpfen. Wenn Sie ihn bei „M“ unterbrechen, fängt er einfach so lange wieder bei „A“ an, bis er bei „Z“ angekommen ist.
• Stehen und sitzen Sie aufrecht und sprechen Sie mit klarer, deutlicher Stimme. Wer selbstbewusst wirkt, wird ernster genommen und der Chef beherrscht sich mit seinen cholerischen Anfällen.

Wenn der Chef wütend ist

• Lassen Sie sich nicht provozieren. Einige legen es darauf an, Sie so in eine schwächere Position zu drängen („Wer schreit hat Unrecht“).
• Fünf-Sekunden-Regel: Wenn der Chef etwas Ihrer Auffassung nach Kränkendes/Verletzendes sagt, warten Sie fünf Sekunden ab, bevor Sie etwas sagen, um den ersten Adrenalinstoß vorüberziehen zu lassen.
• Führen Sie das Gespräch wieder auf die Sachebene zurück, indem Sie freundlich, aber bestimmt bitten, wieder zum Kern der Sache zurückzukommen. („Ich verstehe, dass es für Sie ungewohnt ist, Zwischenergebnisse nicht selbst zu prüfen. Können wir deshalb noch einmal auf meine Idee von eben zurückkommen?“)

Wenn der Chef stark ausgeprägte G-Züge hat

Wieder einmal befindet sich Beate auf dem Weg zu ihrem Chef. In der Hand den x-ten Entwurf des Umschlags. Nie, aber auch wirklich nie ist Herr Schwenk zufrieden. Ein Lob hat sie noch nie erhalten. Beate ist schon längst die Lust an der Arbeit vergangen. Ausgeschrieben war ihr Anforderungsprofil als „kreativ und innovativ“. Aber zu kreativen Aufgaben kommt sie schon lange nicht mehr. Dazu fehlt es einfach an Zeit. Ihr Chef setzt so hohe Standards, dass sie mittlerweile jeglichen Rahmen sprengen. Die Hürde zum Lob ist unerreichbar. Einmal hat sie die Angelegenheit angesprochen. Da erntete sie nur die Bemerkung: „Ich lobe nur den, der es auch verdient.“

Sagen Sie freundlich Nein zu perfektionistischen Chefs

• Bitten Sie um ein ausführliches Feedback Ihrer Leistungen mit der Begründung, dass Sie nur so Ihre Stärken gezielt ausbauen und Schwächen abbauen können.
• Bleiben Sie in erster Linie auf der Sachebene und überlassen Sie Ihrem Vorgesetzten, einen persönlicheren Kontakt aufzubauen.
• Schreiben Sie auf, was Sie bereits getan haben und was Sie noch tun müssen. Je genauer Sie dem Stil Ihres Chefs entgegenkommen, desto eher kann er mit Ihrer Kritik etwas anfangen. Stellen Sie die Vor- und Nachteile verschiedener Formen des weiteren Vorgehens heraus.
• Erarbeiten Sie bereits im Vorfeld unterschiedliche Lösungsvorschläge, um umständliche Diskussionen abzukürzen und dem Chef Entscheidungen leichter zu machen.
• Sie bleiben konstruktiv, indem Sie Ihre Motivation in den Vordergrund stellen, statt sich über die ständige Kritik zu beschweren.
• Zeigen Sie ihm durch selbstbewusste Körpersprache, Mimik und Gestik, dass Sie selbst in keiner Weise an Ihren Leistungen zweifeln.

Wenn der Chef stark ausgeprägte E-Züge hat

Uwe ist neu in der Firma und von Anfang an um ein gutes Klima bemüht. Um seinen Mitarbeitern ein wenig näher zu sein, hat er sich direkt mit Vornamen, statt mit „Herr Petri“ vorgestellt. Gerade die älteren Mitarbeiter hätten aber gern ein wenig mehr Distanz. Uwe ist nun einmal ihr Vorgesetzter und nicht ihr Freund. Aus diesem Grund haben sie einen Termin angesetzt. Uwe begrüßt sie herzlich: „Was kann ich denn für euch tun?“ „Ja, erst einmal möchten wir sagen, dass uns die Zusammenarbeit bisher sehr gut gefällt. Besonders gut finden wir, dass die Abteilungen jetzt viel organisierter zusammenarbeiten und sich das Klima deutlich verbessert hat. Wir würden uns allerdings wünschen, wieder zum ‚Sie‘ überzugehen. Das ‚Du‘ fällt einigen von uns recht schwer, weil wir das ‚Sie‘ beim Vorgesetzten gewohnt sind. Einige von uns fühlen sich deshalb im Gespräch unbehaglich. Wir glauben, dass einige von uns viel öfter das Gespräch suchen würden, wenn sie wieder zum Siezen übergehen könnten.“ „Oh, das wusste ich gar nicht. Ich dachte, so würden wir besser miteinander vertraut. Aber wenn es Ihrer Ansicht nach das Klima noch mehr verbessert, können wir gern beim ‚Sie‘ bleiben.“

Sagen Sie freundlich Nein zu harmoniebedürftigen Chefs

• Optimaler hätte es kaum laufen können. Das Gespräch war geplant und keiner wurde in die Enge getrieben oder mit unerwarteter Kritik konfrontiert.
• Der Chef wurde für sein Engagement und seine bisherigen Erfolge anhand klarer Fakten gelobt, ohne dass das Lob übertrieben oder eine leere Floskel vor der eigentlichen Kritik war.
• Nachdem gezeigt worden war, dass an einer positiven Einstellung gegenüber dem Vorgesetzten kein Zweifel besteht, wurde ohne Umschweife das Nein zum „Du“ formuliert.
• Als Argument wurde ein klarer Vorteil für den Chef herausgestellt.

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