Wie soll es weitergehen?

 

Klemens Haselsteiner, der Vorstandschef des österreichischen Baukonzerns Strabag verstarb im Januar  überraschend mit nur 44 Jahren. Die Ursache: eine Aneurysma-Blutung, meldete die „Kleine Zeitung“. Niemand ist gefeit vor Unglücken, Autounfällen oder unvorhergesehen Ereignissen wie Sportunfällen, die einen von jetzt auf gleich aus dem Leben reißen. Oder man liegt womöglich im Koma wie Michael Schumacher. Dann ist von jetzt auf gleich Stillstand – und andere müssen einspringen, damit nicht am Ende die Existenz eines ganzen Unternehmens gefährdet ist.

Für diese Notfälle lässt sich Vorsorge treffen. Die Experten des Beratungsunternehmens Lüders Warneboldt aus dem internationalen HLB-Netzwerk, Steuerberater Oliver Warneboldt und Anwalt Torsten Neumann, haben für den Management-Blog hier im Gastbeitrag eine Checkliste erstellt, was jeder Unternehmenslenker, Selbständige oder Freiberufler zusammenstellen sollte – nur für den Fall der Fälle.

 

 

 

 

1. Erste Schritte im Notfall

Hier wird bestimmt, wer die Unternehmensnachfolge antritt, wenn die Geschäftsleitung dazu nicht mehr in der Lage ist. Dazu sollte es in jedem Fall ein Testament und notarielle Dokumente geben, die beim Notar hinterlegt sind. Generalvollmachten für betriebliche Belange und Bankvollmachten sollten im Ordner ebenfalls vermerkt sein. Wichtig ist auch, dass diese notariell beglaubigt sind, da die Dokumente sonst gegebenenfalls vom Handelsregister und vom Grundbuchamt nicht akzeptiert werden.

 

Die Liste: Wer soll informiert werden im Notfall?

– Familienmitglieder

– Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar

– Krisenstab: beispielsweise bestehend aus leitenden Angestellten, Prokuristen oder einem Beirat, aber auch der mit dem Unternehmen vertraute Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwalt sowie ein befreundeter Unternehmer können zum Krisenstab gehören

– Mitgesellschafter, Geschäftsführer, Prokurist

– Festlegen von Maßnahmen für wichtige betriebliche Abläufe: beispielsweise Neuverteilung von Zuständigkeiten und Tätigkeiten, die die ausgefallene Person ausgeübt hat

– Zahlungsverkehr, Produktion, Dienstleistung, Material, Lager

– Personal

 

 

1. Finanzen und Vermögen

– Bankverbindungen

– Vermögenswerte

– Betriebliche Zahlungsverpflichtungen, die sich zum Beispiel aus dem Liquiditätsplan ergeben

– Geschäftsbeziehungen inklusive Kontaktdaten

– Unternehmensbeteiligungen

– Betriebliche Versicherungen

– Immobilienverzeichnis

 

4. Mitgliedschaften

– Betriebliche Mitgliedschaften, gegebenenfalls mit Onlinezugängen oder Mitgliedsnummern

 

5. Verträge und Urkunden

– Gesellschaftsverträge

– gegebenenfalls Handelsregisterauszüge, jederzeit aktuell kostenlos auf www.handelsregister.de abrufbar

– Grundbuchauszüge für Betriebsimmobilien

– Gewerbliche Schutzrechte

– Weitere wichtige Verträge/Unterlagen (zum Beispiel Darlehensverträge und/oder wesentliche Miet-/Pacht- und Leasingverträge)

 

6. Betriebliche Daten

– Wichtige Kunden

– Wichtige Lieferanten

– Aufträge und Kalkulationen

– Verzeichnis gegebener/erhaltener Gewährleistungen

– Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten

 

7. Patente, Lizenzen, Passwörter, Schlüsselverzeichnis

– Gewerbliche Schutzrechte

– Passwörter, Codes und Pins

– Schlüsselverzeichnis: Welche Schlüssel gibt es? Wo werden sie aufbewahrt? Gibt es gegebenenfalls einen Zugangscode dafür? Welche Mitarbeiter besitzen welche Schlüssel?

– Sonstige Zugangsdaten: beispielsweise Zugangsdaten zur IT (Administrationsrechte beachten!), Zugangsdaten für sämtliche relevante Software

 

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