Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) tritt in 24 Tagen also am 2. Juli 2023 – in Kraft. Was Unternehmen jetzt noch realistisch tun können, listet Compliance-Expertin Karin Holloch hier im Gastbeitrag auf (1) 

Karin Holloch (Foto: C.Tödtmann)

Viele, aber noch nicht alle Unternehmen haben von der Pflicht zur Einführung einer internen Meldestelle gehört – für Beschäftigungsgeber ab 250 Mitarbeitenden gilt das mit Inkrafttreten des Gesetzes, für kleinere mit 50 bis 249 Mitarbeitenden ab dem 17. Dezember 2023. Allerdings werden Bußgelder erst ab dem 1. Dezember 2023 verhängt, sollte die Meldestelle zu spät eingerichtet werden.

Also zurücklehnen und abwarten? Nein. Das HinSchG wird oft auf die Meldestellen reduziert. Tatsächlich beinhaltet es aber auch die Pflicht, hinweisgebende Personen zu schützen und Hinweise nicht zu behindern. Wer Whistleblower bestraft oder mit Repressalien bedroht, kann ein Bußgeld (bis zu 50.000,- Euro) aufgebrummt bekommen und obendrein schadensersatzpflichtig werden. Das gilt ab dem 2. Juli 2023 für alle Unternehmen.

Jedes Unternehmen sollte diese Fragen beantworten:

• Ist Ihr Unternehmen verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten?
• Wie ist die Unternehmenskultur in Bezug auf Whistleblowing?
• Wird in der Belegschaft Druck ausgeübt oder abfällig über „Nestbeschmutzer“ gesprochen? Wenn ja,  könnte eine Awareness-Kampagne mit Schulungen und Informationen einen wichtigen Umdenk-Prozess einleiten.

Check-Up der bisherigen internen Meldesystems – soweit schon da

• Unternehmen, die schon seit Jahren eine interne Hinweisgebermeldestelle haben, sollten sich nicht zurücklehnen und darauf vertrauen, dass die neuen gesetzlichen Pflichten erfüllt werden. Mit einem Check-up können sie feststellen, ob der Schutz für Personen, die Hinweise geben, lückenlos ist, die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und Rückmeldefristen eingehalten werden.
• Ist die Meldestelle attraktiv genug für Hinweisgeber, damit sie sich für die interne statt einer externen Meldung entscheiden?

Webseite mit Vergleich der meisten Whistlerblowersoftware-Anbieter

Spannend wird es für Unternehmen, die noch keine Meldestelle haben. Ihr Postfach quillt wahrscheinlich über mit all den Angeboten von Dienstleistern, die Software für Meldestellen anbieten. Der Markt ist groß. Ich habe keinen Anbietervergleich gefunden, der alle relevanten Marktplayer listet. Auf der Website https://www.g2.com/categories/whistleblowing sind immerhin 71 Einträge für Whistleblowing Softwareanbieter – aber einige wichtige Anbieter in Deutschland und Europa fehlen.

Preis- und Leistungsvergleich

Auch wenn die Angebote von Meldestellen-Software auf den ersten Blick ähnlich wirken, gibt es Unterschiede im Preis, bei der Implementierung und vor allem beim Betrieb – und die einen erheblichen Unterschied ausmachen können. So gibt es bei einigen Anbietern Beschränkungen beim Upload von Dokumenten oder das Fall-Management für die Bearbeiter gestaltet sich übermäßig komplex. Einige Anbieter können die Implementierung in kurzer Zeit durchziehen – andere rechnen mit mehreren Wochen oder sogar Monaten.
Checkliste mit Anforderungen und Demo-Termine

Wenn Unternehmen jetzt eine passende Meldestelle suchen, sollten sie eine Checkliste der Anforderungen aufstellen, sich einen Überblick über die Anbieter verschaffen, Angebote einholen und Demo-Termine vereinbaren.

Wenn der Vertrag geschlossen ist, gilt es einen Projektplan für die Vorbereitung des Go Live zu erstellen – und am besten von Beginn Experten einzubinden, damit das Ganze stressfrei läuft.
… Fortsetzung folgt (2)