Meetings: Die unterschätzte, große Zeitverschwendung – die Unternehmen viel Geld kostet

Obwohl die Hälfte aller Meetings als unproduktiv gilt, ändern Führungskräfte nichts daran. Sie sind ein blinder Fleck. Zumal ihre Zahl seit der Pandemie schier explodiert ist, jedenfalls die virtuellen. Dabei könnten Meetings kürzer, produktiver und kreativer sein – wenn man drei Dinge beachtet, rät Tobias Häckermann, CEO von Sherpany, dem Softwarelieferanten für Meeting Management  aus der der Schweiz.

 

Tobias Häckelmann (Foto: PR)

 

Konferenzen, Runden und Meetings sind zu oft, zu lang – und zu ergebnislos: 50 Prozent der Zeit, die für Sitzungen draufgehen, ist unproduktiv. Diese Zahl stammt von Steven G. Rogelberg, einem der führenden Meeting-Wissenschaftler, der an der Universität UNC Charlotte lehrt und den Bestseller „The Surprising Science of Meetings” schrieb.

Die große Frage: Was läuft falsch mit unseren Meetings? Ziemlich viel. Meetings sind ein blinder Fleck in Unternehmen. Nirgends sonst wird eine so grosse Zeitverschwendung einfach als gegeben hingenommen. Und das, obwohl Führungskräfte selbst die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen.

 

Die Kritikpunkte:

● Zu viele Meetings werden ohne klares Ziel einberufen

● Zu viele bereiten sich kaum vor

● Einige wenige Teilnehmer dominieren die Diskussion

● Der Themenfokus geht verloren

● Es werden oft keine nächsten Schritte definiert

Die Unternehmenslenker und Manager übersehen die negativen Konsequenzen der unproduktiven Meeting-Kultur – oder unterschätzen sie. Bei einer Studie mit Unternehmen aus verschiedenen Industrien haben die deutschen Meetingwissenschatlerinnen Nale Lehmann-Willenbrock und Simone Kauffeld herausgefunden, dass eine falsche Meeting-Kultur mit geringeren Marktanteilen und Innovation einhergeht:

 

  • Verschwendete Lohnkosten: Wenn gut bezahlte Führungskräfte ihre Zeit in unnützen Meetings verbringen, kostet das rasch substanzielle Ressourcen. Allein in Deutschland werden die so versenkten Lohnkosten auf jährlich 65 Milliarden Euro geschätzt – das ist mehr als das Bundesinlandsprodukt von Kroatien.

 

  • Geringere Produktivität: Sie halten Führungskräfte von ihren wichtigen Aufgaben ab. Dazu gehören verpasste Gelegenheiten wie Beziehungspflege, effektives Management oder Innovationen zu ermöglichen.

Konferenz im Jahr 2018 (Foto: C.Tödtmann)

Mit drei Schritten kann man auf die genannten Probleme reagieren. Die Meeting-Wissenschaft zeigt Lösungswege auf. Maßnahmen können dabei auf organisatorischer, Team- und individueller Ebene getroffen werden.

 

  • Vor dem Meeting: Je besser alle Teilnehmer die Unterlagen im Vorfeld verfügbar haben, um sich über mögliche Fragen im Voraus auszutauschen, desto weniger Zeit geht durch Abstimmungsfragen im Meeting verloren. Vor allem der Sitzungsvorbereitung wird oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, obwohl sie laut Meeting-Wissenschaftlern 80 Prozent des Sitzungserfolgs ausmacht.

 

  • Während des Meetings: An zweiter Stelle steht Prozessoptimierung stehen, die die Entscheidung als Sinn des Meetings in den Fokus rückt, nicht das Treffen. Sitzungen sollten das klare Ziel haben und schlanke Prozesse, die zu effektiven Ergebnissen führen. Teilnehmer sollten sich während des Meetings auf die Entscheidungsfindung mit ihren jeweiligen Parametern konzentrieren können. Sitzungen sollten beendet werden, wenn das Ziel erreicht ist – und nicht, wenn die Zeit abgelaufen ist.

 

  • Nach dem Meeting: Die Nachbereitung ist ebenso wichtig wie die vorherigen Schritte. Oft ist sie unzureichend, so dass die Entscheidungen, die in den Sitzungen gefällt wurden, nur langsam oder gar nicht umgesetzt oder in der nächsten Sitzung sogar aufs Neue diskutiert werden.

 

 

 

 

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