Buchauszug Katharina Münk: „Mal eben kurz den Chef retten – Die heimlichen Führungskräfte im Vorzimmer“

Buchauszug aus Katharina Münks „Mal eben kurz den Chef retten – Die heimlichen Führungskräfte im Vorzimmer“

 

Katharina Münk

 

Das Schweigen der Männer – Kommunikation 4.0

Kennen Sie das? Es gibt Menschen, die uns – kaum dass wir sie sehen – mit sich selbst und ihrem Leben überschütten und uns besinnungslos quatschen oder bloggen. Und es gibt Menschen, die uns betören, denen wir eine Aura des Undurchschaubaren und der Souveränität zuschreiben – ganz einfach, weil sie erst einmal die Klappe halten. Weil sie hoffnungsvolle Bilder in unserem Kopf entstehen lassen, bevor sie ein einziges Wort gesagt oder geschrieben haben. Wortloses Glück. Stille. Ruhe. Denken statt hören oder reden. Quelle der Kreativität. Keine Antworten. Und auch keine Fragen. Handlungsspielraum. Niemand, der einem dazwischenquatscht. Ja, so schön kann Schweigen sein!

Haben Sie das auch mal so gesehen? Oder fällt Ihnen dieser Blickwinkel eher schwer? Vielleicht möchten Sie schon morgens am liebsten das Kaffeepulver direkt durch die Nase ins Hirn saugen, weil Ihr Chef nichts von sich gibt außer einer SMS um 7.30 Uhr irgendwo aus seiner digitalen Cloud und um 8.30 Uhr einem hingenuschelten Laut wie aus der Tierwelt: »Morgn« (Guten Morgen). Weitere Kontaktaufnahme Fehlanzeige.

 

Wortkargheit und Schweigen sind gar keine Ignoranz

Im beruflichen Kontext, gerade aus der Wahrnehmung einer Assistentin vis-à-vis ihres Vorgesetzten heraus, werden Wortkargheit und Schweigen oft vorschnell mit Ignoranz und Unfreundlichkeit gleichgesetzt, die Frau im schlimmsten Falle auch noch auf sich selbst bezieht. Das ist ein Trugschluss. Es fängt schon mit der Definition an. Männer sagen: »Ich mache wenig Worte« oder »Ich bin sehr präzise« und denken nicht weiter darüber nach. Frauen sagen augenrollend: »Er schweigt. He does not speak« und suchen grübelnderweise nach Gründen – oft für den Rest ihres Lebens.

 

  © Campus Verlag

 

Andere nehmen das Schweigen ihrer Chefs als Schicksal hin, naturgegeben und unabdingbar: Eine Teilnehmerin behauptete in einem Seminar, ihr Chef sei zwar physisch gesund und nicht stumm, aber er sei eben ein »Schweiger«. Da könne man nichts machen. Sie sagte das in einer Weise, als erzähle sie die Geschichte eines Fisches, den sie kaum zu fassen kriegt und der dann schnell wieder ins Wasser springt, wenn sie ihn fragt, ob sie kurz mit ihm reden könne.

 

Das Schweige-Ping-Pong

Ich bin mir nicht sicher, ob der Chef dieser Frau tatsächlich ein »Schweiger« war, nur weil sie ihn als solchen wahrnahm. Schließlich würde ich irgendwann auch nichts mehr sagen, wenn mir jemand nonverbal signalisiert, dass er mich mit einem stummen Fisch vergleicht, dass er das nicht gut findet, dass er überhaupt die Schublade mit der »Schweiger-Sammlung« darin schon ganz weit aufgezogen hat – und im Übrigen demzufolge selbst schweigt. Und fertig ist das Schweige-Ping-Pong-Spiel.

Irgendwann grüßt so ein Chef noch nicht einmal mehr, vielleicht weil er gerade viel im Kopf hat. »Das kann ich auch«, denkt seine Assistentin, und zack, grüßt sie auch nicht mehr. Erst werden die Lippen schmaler, und irgendwann kommen überhaupt keine Worte mehr. Sie macht dicht. Innere Immigration. Abends sitzt sie dann schweigend in der U-Bahn mit vielen anderen schweigenden Menschen im vergleichsweise miesepetrigen Deutschland. Und der Chef sagt zeitgleich zu seiner Frau: »Meine Sekretärin kriegt den Mund nicht auf.«

 

Effienzkiller und Zeitfresser im Job: Missverständnisse

Simple Missverständnisse, an denen sich die Worte oder das Schweigen hochschaukeln, sind wohl das Minenfeld schlechthin. Die Beschäftigung mit mangelnder oder falscher Kommunikation und den daraus resultierenden Problemen kann eine Arbeitsstunde und mehr pro Tag kosten. Wenn Sie sich fünf Minuten über etwas aufregen, kann es Sie unbewusst noch bis zu sechs Stunden beschäftigen. Die Reibungsverluste, die dadurch allein schon rein betriebswirtschaftlich entstehen, werden kolossal unterschätzt.

 

„Eigentlich bin ich ganz symphatisch, wenn ich allein bin“ (Chef-O-Ton)

Dabei ist die Kommunikation an und für sich doch ein geniales Werkzeug der Verständigung, über das die Tierwelt nicht in derselben Bandbreite verfügt. Und trotzdem haben wir es in den Büros und Sekretariaten dieser Welt immer noch mit stummen Fischen, bellenden Dobermännern, scheuen Rehen oder heulenden Wölfinnen zu tun. In Sachen Kommunikation wird den deutschen Führungskräften immer noch ein eher schlechtes Zeugnis ausgestellt. Wir sind heute so mit dem digitalen Wortschwall um uns herum beschäftigt, dass für darüber hinausgehende, verbal geäußerte Worte keine Kapazitäten mehr zu Verfügung stehen. Da sagt ein Chef: »Eigentlich bin ich ganz sympathisch, wenn ich allein bin.« Das lässt tief blicken.

 

 

Schreiben ist das neue Reden – wegen mangelnder räumliche Nähe

Hierarchien und Autoritäten mögen heute zunehmend aufgeweicht sein, es scheint weniger cholerische oder launische Vorgesetzte zu geben. Aber liegt das daran, dass wir Büromenschen etwa edler und feiner geworden wären, oder nicht eher an der mangelnden räumlichen Nähe? Ein befreundeter Key-Accounter bei einem Beratungs-
unternehmen arbeitet »non-territorial«, er hat innerhalb der Firma keinen festen Arbeitsplatz. »Wie soll mein Chef mich da auch finden?«, gibt er zu und merkt an: »Wir kommunizieren elektronisch. Ich könnte den Ebola-Virus haben, und er würde sich nicht anstecken.«

 

Emojis als Zeichen der Wortverknappung

Und wer brüllen möchte, tut das mitunter in geschriebenen Großbuchstaben, Ausrufezeichen und wütend blinkenden Emojis. Das, was wir uns sagen wollen, pressen wir in die Betreffzeile einer Mail, in die Vorschau einer SMS, in eine WhatsApp-Nachricht. Der Rest ist dann ein Smiley oder ein Herzchen, Pünktchen, Pünktchen, Fragezeichen. Die absolute Wortverknappung. Es gibt nichts, was es nicht auch als Emoticon oder als digitales Bild gibt. Schreiben ist das neue Reden, beziehungsweise – in Zeiten von Instagram und Snap-chat–Senden ist das neue Reden.

 

Chef-SMS: »Brauche Ula ftl für bggespräch.«

Beim Absetzen einer SMS verfallen manche Chefs in den Stummelduktus eines Viertklässlers oder bedienen sich einer Verschlüsselungstechnik, deren Dechiffrierung allein mehr Zeit benötigt als das Ausschreiben: »Brauche Ula ftl für bggespräch.« Und man fragt sich: Meint der jetzt mich oder eine fremde Galaxie? Nein, er braucht die Unterlagen ganz schnell (faster than light) für das Background-Gespräch. Manchmal muss man die Chefs direkt daran erinnern, dass man mit der aktuellen Version ihres Smartphones auch telefonieren kann. Auch dann wäre der Fortbestand unserer Sprachkultur noch nicht gesichert, aber es könnte immerhin zu ausgesprochenen Wort- fragmenten kommen. Wer braucht heute noch Subjekt, Prädikat und Objekt?

 

„Warum“ und „wie“ hält nur auf

Fazit: Wir kriegen beim Kommunizieren immer seltener den Mund auf. Die Flüchtigkeit und Kürze der geschriebenen Kommunikation überträgt sich auf die gesprochene. Es gilt: Logistik vor Inhalt. Fragen wie »warum?« oder »wie?« halten auf. Stattdessen geht es um Fakten (wer, wann und wo). Und wir selbst? Mit einem Chef, der sprachlich im Rollstuhl sitzt, schwenken wir auch lieber um auf das geschriebene Wort. Teils wird sogar noch mit analogen Post-its gearbeitet, mit darauf niedergeschriebenen Auswahlmöglichkeiten zum Ankreuzen: ›Neuer Termin auf a) 29.01., 15h00 – 16h00 oder 02.03., 13h30 – 14h30?‹.

 

Ankreuzen statt reden

Genauso gut könnte man Schilder in die Luft halten. Solange Chefs nur ein Kreuz machen oder zwei Buchstaben liefern müssen, werden sie ihren Mund nie aufkriegen, denn es wird ihnen beigebracht, dass sie mit zwei Kreuzchen auf einem Post-it auch weiterkommen. Damit folgen sie lediglich den Gesetzen der klassischen Konditionierung und haben noch nicht mal selbst Schuld, wenn sie weiter schweigen.

Und wir? Selbst wenn wir mit Spuckvirus zu Hause bleiben, schreiben wir dem Chef eine Mail statt den Hörer in die Hand zu nehmen. Wir wollen ja nicht stören. Wer wird schon gleich anrufen? So vermeiden wir lästige Rückfragen oder gar weitere Arbeitsaufträge im Sinne von »Wenn Sie wieder da sind, müssen wir mal …«.

 

 

Wer zuerst etwas sagt, hat verloren

Wie jemand kommuniziert, ist nicht nur charakter- oder gewohnheitsabhängig, sondern vor allem situationsbedingt. Maßgeblich dabei ist die Rolle, die wir tagsüber bekleiden oder meinen bekleiden zu müssen. Wir sitzen fest in einer Hierarchie wie fette Kinder im Rettungsring, winden uns in den uns zugedachten Rollen als Führungskraft mit »natürlicher Autorität«, Dynamik, Dominanz und Durchsetzungsvermögen, fähig zu »klarer Kante« und einsamen Entscheidungen auf der einen Seite und auf der anderen Seite als Assistentin mit Flexibilität, Geduld, Anpassungsvermögen und sozialen, insbesondere kommunikativen, Kompetenzen.

Optimalerweise schafft man es als Team, diese Rollen mal für einen Moment oder zwei zu verlassen, vertrauensvoll und hinter verschlossenen Türen sozusagen. Aber oft ist das eben auch über die Probezeit hinaus nicht der Fall, und jeder bleibt aus Unsicherheit oder Bequemlichkeit in seiner Rolle. Erwartungen bleiben dieselben, Reaktionsmuster bleiben dieselben. Begreifen wir es als ein Spiel, als weit verbreiteten Zeitvertreib in der Kombo Chef und Assistentin: Wer zuerst redet, hat verloren.

 

Das Schweigen der Chefs ist nur relativ: nach unten in der Hierarchie 

Ausnahme: Chefs können sehr wohl ihren Mund aufkriegen und mutieren plötzlich zum charmanten Dampfplauderer, wenn sie sich auf derselben oder gar höheren Hierarchiestufe bewegen und/oder ein klar definierter Mehrwert, ein strategisches Ziel hinter dem Gespräch steht. Es kommt nur darauf an, a) mit wem sie sprechen und b) was sie damit erreichen wollen. Je höher die Hierarchiestufe und je wertvoller der Mehrwert, desto geschliffener werden die Worte. Wenn der Chef von seiner Geschäftsreise in Südostasien heimkehrt, erntet die Assistentin – im schlimmsten Fall – vier Worte: »1.) Hier 2) sind 3.) meine 4.) Reisebelege«.

Seine Kollegen und erst recht sein Chef bekommen spannende Berichte, alle Informationen zu überraschenden Meetings und neuen Deals, die aktuellsten Restaurant- und Freizeittipps für Bangkok und Hongkong und überhaupt wie man sich da so fühlt momentan. Ach, Mann könnte ja noch so viel erzählen – vielleicht bei einem Dinner oder auf einen Wein einmal? Ja, das Schweigen der Männer ist äußerst relativ. Und wir stehen daneben und staunen Bauklötze.

 

Klaus Austermann lernt sprechen

Kommunikation umgibt uns überall. Ein viel zu großes Thema für nur ein Kapitel. Ich könnte an dieser Stelle so viel schreiben über die unterschiedlichsten, wunderbaren Möglichkeiten, die Reise eines Wortes zu beeinflussen von einem Mund in das Ohr eines anderen. Da wäre ich aber nicht die Einzige. Es gibt die pralle Auswahl von informativen, praktischen, unterhaltsamen, humorigen, nachdenklichen Büchern der unterschiedlichsten Genres allein zu diesem Thema, von wahren Spezialisten und großen Romanautoren.

Wenn wir glauben, dass vieles von dem, was die Fachleute und unerschütterlichen Optimisten in Sachen Kommunikation in diesen Büchern behaupten und empfehlen, in den Niederungen des Alltags wohl kaum funktionieren kann (»Der soll mal zu uns kommen«), so täuschen wir uns. Sicher, wir reden in unserem speziellen Fall nicht nur von der Kommunikation zwischen Chef und Assistentin (Hierarchiegefälle trotz großer Nähe), sondern letztendlich ja immer noch oft genug von der Kommunikation zwischen Mann und Frau (die Gespräche schon mal gern völlig unterschiedlich führen und interpretieren).
Das kann zum kommunikativen doppelten Salto werden. Aber es gibt Mittel und Wege, auch dem verstocktesten Zeitgenossen noch ganze Sätze zu entlocken!

 

Büros, wo Zeit, Aufmerksamkeit und Worte Mangelware sind

Was ich an dieser Stelle bieten kann, ist eine Geschichte, ein Dialog. Ich mag Dialoge – in meinen Büchern und im richtigen Leben. Denn darin kommt es auf das richtige Wort zum richtigen Zeitpunkt an. Man kann dann mit Reaktionen spielen. Technik: schnell und klar sein. Wechsel zwischen Reden und Zuhören, zwischen Nähe und Freiraum. Raum nehmen und Raum gewähren. Überraschen und mal so reagieren, wie der andere es nicht erwartet. Höhen und Tiefen hereinbringen. Ein bisschen auf der Klaviatur der Möglichkeiten spielen und sich vorher genau überlegen, welche Worte man verwenden möchte. Gar nicht so einfach, wenn man als Assistentin für offizielle oder selbst ernannte Anführer und Mitschwimmer im Haifischbecken arbeitet. Wie könnte ein Dialog überhaupt aussehen in einem Büro, wo Zeit, Aufmerksamkeit und eben Worte Mangelware sind?

Stellen wir uns einen männlichen Protagonisten vor und nennen ihn Klaus Austermann, Kürzel KA (und da haben Sie bitte Ihren ganz persönlichen Austermann vor Augen). Die weibliche Protagonistin könnte Helen Wagner heißen, Kürzel HW. Sie bietet Ich-Perspektive, das heißt wir nehmen Teil an ihrer Gedankenwelt. Welche Zumutungen des Lebens warten nun auf unsere zwei Protagonisten? Ganz einfach: Die beiden arbeiten seit sagen wir knapp zwei Jahren zusammen – als Chef (KA) und Assistentin (HW).

Um welche typische Situation könnte es sich handeln? Nehmen wir einmal zwei völlig altmodische Themen der analogen Welt, die heute besonders mühsam »an den Mann zu bringen« sind, aber in 90 Prozent aller Büros noch zum gelebten Alltag gehören: Sagen wir also, HW möchte endlich mit KA die Rahmenbedingungen und das Budget der nächsten Weihnachtsfeier checken, um in der Planung weiterzukommen, und ihm möglichst parallel noch zwei Unterschriftenmappen entlocken, die seit Wochen bei ihm Patina ansetzen und deren Inhalt drängt. Mit beiden Themen kann man Chefs jagen, sie finden immer etwas, das wichtiger und/oder dringender ist und haben damit die besseren Argumente auf ihrer Seite. Weihnachtsfeiern kommen ja mit regelmäßiger Beiläufigkeit daher (wie Unterschriftenmappen) und entwickeln dann doch bisweilen ein spektakuläres Eigenleben (wie Unterschriftenmappen). Seien wir gnädig mit KA und schicken auch voraus: Die Unterschriftenmappe an und für sich ist für einen Chef ein in Pappe verpacktes Symbol des Leids, ständig etwas anschauen, bewerten und freigeben zu müssen, das doch eigentlich schon den Status des Fertigen hat und im Kopf sozusagen bereits verschickt ist. Kurzum: Beide Vorgänge sind völlig unsexy.

 

Wenn man „Guten Morgen“ zum PC sagen muss

KA rauscht an HWs Büro vorbei und raunt ein »Bin da« in die Atmosphäre, als eigentlich überflüssige Unterstreichung eines physischen Zustands. HW atmet tief durch, streckt den Rücken, reckt ihr Kinn nach oben und sagt »Guten Morgen, Herr Austermann« zu ihrem PC. Bloß nicht die imaginäre Krone vorzeitig herunterfallen lassen, nur weil sich da jemand auf dem Flur an zwei Worten verschluckt. Und so ein für sich selbst ausgesprochenes »Guten Morgen« besiegelt ja mitunter die nächsten vierundzwanzig Stunden. HW ist heute beim Aufstehen fünf Sekunden auf der Bettkan-te sitzen geblieben und hat dabei den Entschluss gefasst, sich selbst einen halbwegs guten Tag zu bescheren. Das ist ein kühner, aber nicht unmöglicher Plan, wenn man für KA arbeitet.

HW lässt im Kaffeetautomaten eine Tasse für KA durchrauschen und geht damit in sein Büro. Auch bei KA gilt die altmodische, aber auf gefühlt 90 Prozent aller Bundesbürger zutreffende KVK-Regel (Kaffee vor Kommunikation). Die einzige Chance, einen kommunikativen Raum mit der Möglichkeit eines Augenkontakts aufzutun, ist es, sich ihm mit einer Tasse Kaffee in der Hand zu nähern, denn die assoziiert er nicht mit Arbeit. Für HW dagegen ist Kaffee in diesem Moment nicht nur ein Getränk, sondern vor allem ein Werkzeug.

 

„Trinken Sie erst mal was“

Über die Zeit hat sie KA darauf konditioniert, dass er nicht mehr abwinkt oder schnell den Hörer in die Hand nimmt, wenn sie schon einmal vor seinem Schreibtisch steht. Denn manchmal sagt sie auch einfach nur »Trinken Sie erst mal was« und verlässt dann wieder sein Büro. Heute hat KA weniger Glück. Sie bleibt. Und mehr noch: Sie setzt sich auf den Stuhl auf der anderen Seite seines Schreibtisches. HW mag diesen Stuhl. Er ist ihr Heiligtum, denn er bietet Augenhöhe ( falls der Chef sitzt) und Präsenz. Er nimmt ihr das »Flüchtige«, das sie am Anfang hatte, wenn sie durch sein Büro huschte wie ein laues Lüftchen oder gleich nur im Türrahmen stehen blieb, irgendwo zwischen »rein« und »raus«, also irgendwo im Nirgendwo.

Mittlerweile reagiert KA nicht mehr allergisch darauf, wenn sie sich gleich hinsetzt, weil er befürchtet, dieses könnte eine längere Sitzung werden. Unbewusst weiß er, dass HW genauso schnell, wie sie sich auf den Stuhl setzt, auch wieder aufstehen kann, wenn sie ihre Botschaft losgelassen hat. Das hat er jedenfalls bisher so erlebt.

Derweil macht KA drei Dinge simultan: trinken, seine Mails checken und reden. Er sagt zu seinem Display: »Muss jetzt gleich wieder weg.«

HW weiß, dass es mehr neuronale Verbindungen zwischen Augen und Hirn gibt als zwischen Ohren und Hirn. Blickkontakte steigern die Chance, Inhalte nachhaltig im Hirn des anderen zu verankern. Es gilt jetzt also, einen »Augen-Blick« im wahrsten Sinne des Wortes zu kriegen – bei ihr kein Problem, bei KA schon. Er hat Blickkontakt zur Cloud, und von der muss sie ihn jetzt irgendwie herunterholen. HW sagt: »Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht für Sie. Welche wollen Sie zuerst hören?«

KA bestreicht weiter sein Smartphone ohne aufzublicken und sagt: »Hm, die schlechte.«

HW: »Okay. Es wird Sie nicht gerade erfreuen, befürchte ich.« In den Bauch sprechen, Spannung aufbauen und Leerstellen aushalten können, denkt sich HW, sitzt da und schweigt.

KA blickt nun doch auf und HW in die Augen: »Hm, was ist es?«

HW: »Sie müssen mit mir heute kurz die Weihnachtsfeier durchsprechen. Zeitdauer: 3 Minuten.« Dabei reckt sie ihm ihre Handinnenfläche mit drei gespreizten Fingern entgegen, als wären sie beim Sehtest. Zeit ist das kostbarste Gut heutzutage, und das gilt es mit konkreten Angaben herauszustellen. HW weiß natürlich, dass sie eigentlich zu diesem Thema mehr Zeit mit KA braucht, aber es geht hier erst einmal nur um die Sprechbereitschaft. Und wie lange das Gespräch dann im Endeffekt dauert, ist nebensächlich. Es ist wie beim Dialog mit dem netten Typen abends an der Bar: Man muss erst einmal einsteigen, ins Gespräch kommen. Der Rest ist Kür.

Doch mit dem Einstieg ist es im Büro mit dem eigenen Chef wie mit dem netten Typen an der Bar: nicht einfach. »Hm. Jetzt nicht«, sagt AS und widmet sich wieder seinem Display. Er ziert sich. Aber neugierig ist er doch: »Und die gute?«

»Wir sprechen heute über die Weihnachtsfeier!« HW reibt sich hörbar die Hände: »Ich brauche ein Ja oder ein Nein von Ihnen und eine neue Zahl für das Budget. Den Rest mache ich.«

KA blickt wieder auf: »Was ist denn mit Ihnen los? Nun lassen Sie mich erst mal in Ruhe.«

HW lässt sich nichts anmerken. Ihre Botschaft hat sie verbal und visuell jetzt mal anders verankert als sonst. Den finalen Dolchstoß wird sie HW kurz nach der Mittagspause geben. Das fast tägliche neutrale Hinweisen auf zu erledigende Dinge hatte bisher wenig Wirkung gezeigt, auch nicht das »Einstellen« eines Gesprächstermins mit ihr in seinen Terminkalender, denn dieser fiel stets als erster den diversen Verschiebungen zum Opfer. Sie hatte es irgendwann aufgegeben – immer mehr vom Selben macht die Dinge ja meistens nicht unbedingt aussichtsreicher.

In solchen Momenten findet HW, sie könnte sich auch als Animateurin in irgendeinem Club bewerben, als Psychologin eine eigene Praxis aufmachen oder zur Not als Staubsaugervertreterin Karriere machen. Sie beschließt, sich nicht weiter aufzuregen. Es ist ein Spiel, nichts weiter. Sie wechselt erst einmal sofort das Thema: »Müller hat Feedback gegeben.«

»Feedback?« KA wiederholt das Wort, als hätte sie gerade etwas ganz Schlimmes gesagt.

»Ja, er hat den Termin bestätigt«, sagt HW.

»Warum sagen Sie das nicht gleich so?« fragt KA.

HW seht auf und sagt: »Feedback ist doch ein schönes Wort.« Das wollte sie mal so unverbindlich in KA’s Unterbewusstsein verankern. Als Wort. Und als Einladung, es damit selbst mal zu versuchen.

Dann sagt sie: »Sie müssen jetzt weg.« HW guckt demonstrativ auf ihre Armbanduhr, denn das macht KA auch. Botschaft: Ich habe die Zeit im Blick, so wie Sie. Und es ist ja nicht so, dass ich selbst nichts zu tun hätte! »Und ich muss mich auch noch um Ihre Unterschriftenmappen kümmern«, sagt HW.

KA ist irritiert: »Wie, jetzt noch mehr?«

HW steht auf und sagt im Gehen: »Nein, im Gegenteil, ich versuche vorerst, aus drei Mappen eine Mappe zu machen.« Sie versucht, etwas Humor in die Stimme zu legen: »Ich will Ihnen das Leid portionieren.« HW hat sich abgewöhnt, zu lächeln, wenn ihr nicht danach ist und sie Gefahr läuft, so unecht und überzeugungsschwach wie ein Ganzkörperplacebo herüberzukommen. Doch der guten Atmosphäre wegen versucht sie es manchmal mit einer Art freundlichen Ironie.

KA dagegen lächelt nicht und ist auch nicht ironisch, aber er spricht immerhin ein bisschen: »Nun hauen Sie hier aber mal nicht so auf die Sahne.« Er erhebt sich und geht: »Bis später.«

Am Nachmittag geht HW zum Angriff über und checkt erst einmal den emotionalen Ladezustand von KA.  Interesse bekunden kann ja  nie schaden: »Wie war Ihr Gespräch?«

KA: »Na ja.«

HW: »Sie gucken gerade so, als hätten sie drauf verzichten können.« KA: »Na ja, ich hatte schon mal spannendere Gesprächspartner.« HW unvermittelt: »Darf ich Sie um einen Rat fragen?«

AS blickt auf: »Ja?« Jeder halbwegs normal sozialisierte Mensch mag das Gefühl, gebraucht und offenbar geschätzt zu werden, wenn man ihn um Rat fragt. Erstaunlicherweise scheint KA tatsächlich dazuzugehören. Seine Reaktion liegt beruhigender Weise im erwarteten Normbereich.

HW fragt also: »Ich habe da auch gerade einen unspannenden Gesprächs- partner. Müller will seinen Vertrag haben, und ich muss ihn noch hin- halten. Ich komme da langsam an meine Grenzen. Was würden Sie ihm an meiner Stelle sagen?«

KA: »Ich denke, das ist schon längst durch?« HW: »Wie? Das soll ich ihm sagen?«

KA: »Nein, herrje, das war meine Frage an Sie.«

HW deutet auf eine der Unterschriftsmappen, die sie auf dem Besucher- tisch nahe an der Tür so positioniert hat, dass KA sie im Vorbeigehen
streifen müsste: »Ja, der liegt in der Unterschriftenmappe hier. Können Sie nebenbei kurz checken. Was würden Sie ihm also sagen?«

KA rollt die Augen: »Ich verstehe …«

HW: »Sie sind morgen in Frankfurt, nicht?« KA:  »Ja.«

HW: »Und am Freitag nehmen Sie den Brückentag?« KA:  »Ja.«

HW im selben Tonfall wie die zwei Fragen, die sie vorher stellte: »Können wir eben kurz die Weihnachtsfeier checken? Drei Minuten.« HW guckt noch einmal auf ihre Uhr.

KA: »Herrje, dann lassen Sie uns kurz darüber sprechen.« Und wenn KA nicht gestorben ist, dann redet er noch heute.

 

Zwischen den Zeilen

Was für ein kommunikativer Aufwand, um ein Drei-Minuten-Gespräch und eine Unterschriftenmappe an den Mann zu bringen, nicht wahr? Mehr Strategie hat wohl auch die eiserne Lady Margret Thatcher nicht gebraucht für ihren Einzug ins Unterhaus Doch Sie, liebe Leserinnen und Alltagsheldinnen, haben die Wahl, das, was Sie bei jemandem erreichen wollen, jeden Tag wieder mit der alten Methode zu versuchen oder einmal anders als sonst. Zwischen den Zeilen werden Sie vielleicht den einen oder anderen Impuls bekommen haben, wie Sie in Ihren eigenen alltäglichen Wortwechseln einmal anders reagieren könnten.

 

Nehmen Sie die Chefperspektive ein – um sie mit Ihren Vorhaben in Einklang zu bringen

Es geht nicht darum, eloquent oder schlagfertig zu sein, es geht lediglich darum, die Dinge zunächst einmal aus der Chefperspektive zu sehen, dessen Erwartungen und Reaktionen zu antizipieren, um sie anschließend über kleine Kommunikationskniffe mit den eigenen Vorhaben in Einklang zu bringen. Picken Sie sich nur die Tricks und Kniffe heraus, die bei Ihnen beziehungsweise bei ihm funktionieren könnten. Und lassen Sie alle anderen im Trial-and-Error-Verfahren fallen! Wenn Ihr Chef – wie so viele andere Chefs – keine Unterschriftenmappen mag und sein Futter nicht anrührt, schaffen Sie die Teile ab, oder versuchen Sie es zumindest mit anderen Mitteln. Trennen Sie Vorgänge, bei denen es um Entscheidungen geht, von denen, bei denen es nur um Unterschriften geht. Es gibt dünne Mappen, die nicht so verdächtig nach Arbeit aussehen!

 

Chef-Gehirne arbeiten vorhersehbar

Oft wird ja nicht das Ansetzen des Stifts vor sich hergeschoben, sondern die Entscheidung dahinter! Bieten sie ihm so genannte »Quick Wins«. Vielleicht wenden Sie ja unter anderem auch einmal die »Ja- Fragen-Kaskade« an, die HW ganz am Ende vom Stapel gelassen hat. Sie basiert auf der schönen psychologischen Regel, dass die Wahrscheinlichkeit »Ja« zu sagen, überproportional zunimmt, wenn man das Wort »Ja« direkt vorher schon zwei Mal ausgesprochen hat. Sie merken, auch das Hirn Ihres Chefs arbeitet bisweilen erstaunlich vorhersehbar, und das können Sie ausnutzen. Es könnte eine Gesprächszeit von drei Minuten und mehr dabei herauskommen. Und damit heißen wir uns wieder einmal willkommen im Club der Hobby-Psychologinnen, Clubanimateurinnen, Staubsaugervertreterinnen und wahren Führungskräfte!

 

Die Toolbox gefahrloser Kommunikation

Schau mir in die Augen, und ich gebe dir mein Ohr

Da überlegen wir, wie wir dem Chef möglichst umstandslos eine neue App nahebringen oder wie wir SMS und Mails so aufsetzen, dass sie tatsächlich zu Ende gelesen werden – und vergessen dabei völlig, uns auf die naheliegendsten »Devices« rückzubesinnen, die wir ständig mit uns herumtragen, die wir nicht verlieren können, ganz einfach weil sie dank Mutter Natur angewachsen sind: Augen, Mund und Ohren. Fragen Sie Ihren Chef mal nach seinen »AMO-Features«. Da sei der letzte Schrei sozusagen!

Es gibt Teams, in denen sich Kommunikation je nach Medium, in dem sie stattfindet, fatal aufteilt: 70 Prozent per E-Mail, 25 Prozent per Telefon und eben nicht selten lediglich 5 Prozent mit Augenkontakt. Das dürften dennoch immerhin zwei Stunden Augenkontakt pro Woche sein, theoretisch. Selbst darauf kommen nicht alle. Da- bei ahnen wir, dass gerade Körper und Mimik den Löwenanteil ausmachen, wenn es um den Wirkungsgrad von Kommunikation geht. Haben wir überhaupt ein Gespür für uns selbst? Ist uns bewusst, wie wir gerade gucken? Ahnen wir, wie präsent wir eigentlich sind, wie viel Raum wir einnehmen, wenn wir ein Büro betreten? Verschwenden wir einen bewussten Gedanken daran, wo und wie wir gerade stehen oder sitzen, was mit unseren Oberarmen und Händen beim Sprechen passiert, ob wir uns durch die Haare fahren oder nicht, wie schnell oder wie langsam wir reagieren?

 

Körper schlägt Sprache – das haben wir alle schon in zahllosen Seminaren eingebläut bekommen, und es ist erstaunlich, wie wenig davon wir dann doch in der Praxis anwenden. Dass das menschliche Gehirn pro Sekunde nur sieben Wörter denken kann, glauben wir aufs Wort, wenn wir an unsere Chefs denken. Aber dasselbe Hirn be- kommt in derselben Zeit auch elf Millionen weitere Informationen über die Sinnesorgane vermittelt, wo es dann zu Nervenimpulsen kommt, die 274 Stundenkilometer erreichen. Sagen Sie das Ihrem Chef lieber nicht. Er wird damit prahlen. Vor den Neurobiologen, die so etwas herausgefunden haben, kann man ein bisschen Angst kriegen. Die Faustformel, die dieselben schlauen Leute ebenfalls wissenschaftlich hinterlegt haben, ist da etwas überschaubarer: Innerhalb von zwei bis sieben Sekunden entscheiden wir, wie wir mit jemandem umgehen wollen – allein aufgrund von dessen Körperhaltung und Mimik. Sinneseindrücke durch Körper und Mimik haben einen Wirkungsgrad von sage und schreibe 55 Prozent in der Kommunikation. Stimme und Tonfall schlagen mit 38 Prozent Wirkungsgrad zu Buche, während beispielsweise der Inhalt einer SMS auf schlappe 7 Prozent kommt.

 

Auch wenn wir uns im Arbeitsalltag viel zu selten wirklich sehen, so gilt im Zweifel doch: Was immer wir unseren Chefs an wichtigen Dingen mitteilen wollen, wir sollten es mit Augenkontakt und mit viel Bewusstsein für Mimik tun. Ansonsten könnten 55 Prozent Wirkung mit einem Schlag verpuffen. Die Formulierung »auf Augenhöhe miteinander sprechen« kommt nicht von ungefähr! Bringen wir also das Gesagte mit dem Nichtgesagten in Verbindung. Bei unserem Gegenüber. Und bei uns selbst. Wir haben ein Gesicht mit 10 000 möglichen Gesichtsausdrücken, darunter feingetunte Mikroexpressionen von mitunter nur 0,04 Sekunden Dauer. Das ist selbst bei Männern so. Und die müssen dazu noch nicht einmal anwesend sein: Viele Teams kommunizieren heute skypenderweise, während unten rechts im Bildschirm die zu besprechende Unterlage leuchtet. Hauptsache mit Gesicht. Dagegen können Siri & Co einpacken. Noch.

 

Kleiner Tipp: Vor wichtigen Gesprächen umgebe ich mich mit netten Leuten, die ich schätze und die mich im Zweifel sogar zum Lachen bringen. Essenzen ihrer Energie werden noch in meiner Mimik liegen, wenn ich ins Gespräch gehe, und ich muss noch nicht einmal etwas dafür tun – meine AMO-Features arbeiten neuroautomatisch!

 

Telefon – die Sehnsucht nach einer echten Stimme

Gehören Sie auch noch zu diesen altmodischen Menschen, die per Telefon kommunizieren? Es soll noch Sekretärinnen geben, die Sätze sagen wie: »Telefon? Das klingelt circa 50 Mal am Vormittag. Wahnsinn.« Nein, das ist nicht Wahnsinn. Das ist wunderbar beruhigend. Denn da scheint noch jemand eine Sehnsucht nach einer echten Stimme zu haben, mit der sich der Wirkungsgrad der Kommunikation immerhin auf 38 Prozent schrauben lässt. Mitunter reicht ein Anruf, um sich drei Mails mit fünf Smileys zu sparen.

 

Aktives Zuhören

Mal ehrlich, wie selten leihen wir einander das Ohr? Gelungene Kommunikation besteht hauptsächlich aus Beobachten und/oder Zuhören – zwei Angewohnheiten, die bei vielen Chefs, aber auch bei uns selbst, aus der Mode gekommen sind. Oft haben wir den Luxus, einander in Armlängenentfernung gegenüberzustehen und gucken uns trotzdem nicht ins Gesicht. Dabei lassen sich Informationen doch zeitsparend mittels hochgezogener Augenbrauen, dem Hin- und Herwiegen des Kopfes oder schlicht durch Nicken vermitteln.

»Zwei Minuten lang seinem Gegenüber zuhören« ist zur »Achtsamkeitsübung« beziehungsweise zum »Mindful-Based-Stress-Reduction-Tool« mutiert, wofür mitunter viel Geld bezahlt wird.

Kabat-Zinn und andere Meditationsgurus, die unter anderem auch das Zuhören lehren, sind nur für ein stattliches Sümmchen zu haben. Man findet ihre Jünger im Silicon Valley oder in Davos, mit Glück auch als günstige Ableger zwei Mal in der Woche mittags im heimischen Besprechungsraum. »Search Inside Yourself« steht dann auf der Digitalanzeige neben der Tür. Doch wer traut sich da schon hin? Und wieder angekommen in den Niederungen des Alltags, ohne Yoga-Matte, ohne Anleitung, ohne Parklandschaft im Fenster scheint das alles nicht mehr so recht zu funktionieren.

 

Ins Display vertiefen, statt zuzuhören

Dabei ist die eigene Assistentin das beste »Achtsamkeitsobjekt«. Sie erwartet noch nicht einmal, dass man ihr drei Minuten einfach zuhört, auch wenn sie diese »Airtime« durchaus mit Themen füllen könnte. Stattdessen vertiefen sich Vorgesetzte ins Display, surfen, zählen Kleingeld, suchen Autoschlüssel oder den Lottoschein und verweisen stolz auf ihre angeblichen Multitasking-Fähigkeiten: »Reden Sie. Ich bin ganz bei Ihnen.« So mancher ist zwar mitten im Gespräch, bleibt aber mental in seinem kleinen Mikrokosmos, und dann wundert man sich, wenn eine Unterredung so ausgeht wie das Hornberger Schießen oder so langweilig ist wie eine Talkshow mit Jörg Pilawa. Das liegt daran, dass es kaum jemanden gibt, der nicht lieber an das dächte, was er tun oder sagen will, als genau auf das zu reagieren, was man ihm gerade sagt.

Apropos Ohr: Sehr hintersinnig fand ich die Werbung eines Unternehmens für Hörgerätetechnik (»Mit uns können Sie über 400 000 Schallquellen differenzieren!« und daneben abgebildet ein männliches Model um die 40 mit Hörgerät) auf der Karriereplattform Xing – platziert mitten im Diskussionsforum der ANID-Gruppe, dem online-Netzwerk deutscher Assistentinnen. Bevor Sie sich also beschweren, dass Ihr Chef ein »Schweiger« ist oder auf Fragen nicht oder falsch reagiert, sollten Sie vielleicht checken, ob er sich vielleicht einfach nur nicht zum Ohrenarzt traut!

 

Können Sie sich deutlicher ausdrücken?

Wie kriegt man einen nachhaltigen Informationsaustausch hin, wenn man sich noch dazu geschätzte 2 000 Kilometer voneinander entfernt aufhält und beim Wort »Augenkontakt« nur müde lächeln kann? Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber auch von meinem Mann (dem zu Hause) höre ich bisweilen: »Was willst du mir eigentlich sagen?«, nachdem ich ihm für meine Verhältnisse klipp und klar eine Situation geschildert habe, unter Einbeziehung aller angenommenen Ursachen und eventueller Folgen, die sich daraus ergeben könnten. Mitunter rede ich dann sehr spontan, und noch während ich rede, wird mir vieles klar – und darüber rede ich dann auch gleich noch.

Wie viel Zeit geben wir eigentlich den Worten, bevor wir sie aus- sprechen und in die Welt hinaussenden? Manchmal sind Leerstellen kostbarer als Erklärungen. Das bringt uns fast schon wieder zum Schweigen der Männer … Gerade im Job, gerade in Stresszeiten, tappen wir oft genug in die Erklärungs-, Interpretations- und/ oder Höflichkeitsfalle und dekorieren das, was wir sagen wollen, mit allerlei Blümchen und Schleifchen. Das kann sich – zugespitzt aus- gedrückt – so anhören: »Ist es in Ordnung, wenn ich es für möglich halte, unter diesen Umständen heute mal etwas früher zu gehen?« oder »Ich hätte gern einen Tag Urlaub, aber wenn das gar nicht geht, ist das auch okay«. Was soll ein Chef darauf antworten? Und rechtfertigen wir nicht viel zu viel und fallen damit in den Problem- statt in den Lösungsmodus? Warum sagen wir »Ich habe die Arbeit nicht fertiggemacht, weil das Kind krank wurde« und fühlen uns schlecht dabei? So gucken wir dann auch. Das ist der reinste Seelenstriptease.

 

Braucht Ihr Chef überhaupt einen Grund, oder genügen ihm nicht einfach die Tatsachen und optimalerweise eine Lösung? Die Alternative könnte lauten: »Heute setze ich mich dran, am Dienstag können Sie damit rechnen.« Chef weiß, es ist in der Mache und auch, wann er das Ergebnis hat.

Seine Kommunikation ist im Zweifel eher sachorientiert, er hört auf dem »Sach-Ohr«. Wir Frauen sind eher appellorientiert und verpacken unsere Botschaft gern mit Satzanfängen wie »Man sollte«.

»Wir könnten vielleicht überlegen, ob«, »Jemand müsste«. Männer reagieren auf diese indirekten Formulierungen nicht. Und anschließend wundern wir uns und beschweren uns wie folgt: »Der hört mir gar nicht richtig zu!« Bereiten Sie für ein Rücksprachegespräch mit Ihrem Chef bereits Vorschläge vor, was aus Ihrer Sicht zu tun ist. Geben Sie ihm Antworten statt Fragen. Auf Antworten wird er schneller eingehen. Und, wie die Angelsachsen sagen: »Never complain. Never explain.« Halten Sie Ihre Begründungen so knapp wie möglich, weil sie sonst aussehen wie Rechtfertigungen – und deren Glaubwürdigkeit sinkt mit steigendem Textumfang.
Überhaupt sind wir uns oft der Macht der Worte nicht bewusst. Wie fühlt man sich, wenn ein Chef sagt: »Ich brauche Sie!« oder »Entlasten Sie mich!«? »Entlastung«, was ist das bloß für ein Wort. Sind wir Packesel? Und ist Ihnen andererseits jemals bewusst geworden, was das Wort »beschweren« mit einem macht? Sie können sicher sein, dass Sie sich nicht gerade erleichtern, wenn Sie sich beschweren. Im Positiven lässt es sich netter mit Worten spielen: Ich selbst bin in der Versuchsreihe »mündliche Kommunikation mit einem männ- lichen Vorgesetzten« dazu übergegangen, mein Gesprächsbedürfnis in technologisch-dynamisches Vokabular zu verpacken, und konnte mit den Begriffen »Quick-Check« oder »Update« durchaus positive Resultate erzielen.

 

Vom Unterschied zwischen Nicht-wissen-Können und Nicht-wissen-Wollen

»Das weiß ich auch nicht.« Dieses Bekenntnis hört man oft am an- deren Ende der Telefonleitung. Es kommt ohne Einleitung, ohne Erklärung und setzt dem Dialog ein Ende, noch bevor dieser richtig begonnen hat. Die Aussicht auf eventuell anfallende Arbeit wird postwendend an den Absender zurückgeschickt. Natürlich ist ein »Keine Ahnung« durchaus angebracht bei Fragen wie »Wo habe ich zu Hause meinen Schlüssel liegen gelassen?« oder »Wie ist der Rhesusfaktor meiner Frau?« Es gibt immer noch Dinge, die man nicht mal eben googeln kann. Gott sei Dank. Für alle anderen Wissenslücken des Lebens funktioniert das Internet durchaus, sodass allgemeinhin wohl immer weniger Fragen gestellt werden und das spontane Auskunft- geben zusehends aus der Mode zu kommen scheint.

Es gibt dann auch Sekretärinnen, die das verbale Rollgitter mit der Aufschrift »Weiß ich auch nicht« bereits bei der Frage nach der E-Mail-Adresse des Produktionsleiters im Nachbarort herunterfahren, wo sie doch seine Telefonnummer haben. Kein »Ich rufe da mal eben an«, »Ich kläre das«, kein »Vielleicht kann ich Ihnen anders helfen« oder »Aber ich kenne da jemanden …«, stattdessen: »Das könnenen Sie googeln.«

Natürlich, wer nichts sagt, sagt auch nichts Falsches, wer nichts macht, richtet auch nicht viel an. Wer nichts durchliest, besteht den Lügendetektor-Test bei der Frage »Ja, haben Sie das denn nicht gewusst, konnten Sie da nichts machen?«

Es kommt noch etwas anderes hinzu, was vielleicht noch stärker wiegt: Wenn man ständig nach Vorgabe arbeitet, immer nur den Ball auffängt, der einem zugeworfen wird, verlernt man irgendwann das Werfen und richtet sich in einer kleinen überschaubaren Welt ein, ohne dass es besonderer Initiative bedarf – die dann im Übrigen auch niemand mehr von einem erwartet. Man verliert den Blick auf das große Ganze, sucht dem Chef Unterlagen heraus, ohne zu wissen, wofür er die eigentlich braucht, ohne sich zu fragen, was er sonst noch wissen sollte oder was man selbst wissen möchte. Damit entmündigt man sich selbst, und das ist ganz schön traurig, da doch der Chef glaubt, ein Macher zu sein, der natürlich einen Macher um sich herum braucht.

 

Umwandlung gesundheitsgefährdender Sätze:

»Da muss ich aber erst mal schauen.« → »Ich melde mich.«

»So schnell geht das aber nicht.« → »Ich melde mich spätestens übermorgen dazu.«

»Wie soll ich das denn machen?« → »Ich schau mal, wie man das hinkriegen kann.«

»Ich weiß nicht ….« → »Da ist nur noch ein offener Punkt: …«

 

Das verbale Lieblingsreich

Ein weiteres Wortspiel: Wenn mein Gegenüber immer gern ein bestimmtes Wort verwendet, dann verwende ich es auch in der Kommunikation mit ihm. Er hat ja kein Copyright darauf. Ich gehe mit ihm sozusagen eine sprachliche Allianz ein und begebe mich damit in sein verbales Lieblingsreich. Wenn er nachmittags sagt: »Das ma- chen wir jetzt ruckizucki«, dann sage ich ihm abends: »Ich bin jetzt ruckizucki weg«. Sie können auch ein bisschen Bullshit-Bingo spielen, indem Sie – da wo es wirklich passt – Worte in Ihre Sätze streuen, auf die viele Chefs positiv konditioniert sind: Herausforderung, ergebnisorientiert, sich schlau machen, zielführend, Ball zuspielen, einstielen, Lernkurve, unterm Strich und so weiter. Merke: Es nützt nichts, dem Wasserbüffel Geige vorzuspielen. Es sei denn, er spielt selbst Geige.

 

Ehrlich sein und das Wörtchen »Nein«

Sagen wir immer ohne Umschweife, was wir wirklich meinen und wollen? Im Alltag ist das nicht so einfach und gerade im Office- Management auch nicht immer angemessen, in einer Welt, in der freundliches, zuvorkommendes und »angemessenes« Verhalten angesagt ist. Es gibt aber auch Situationen, in denen es angebracht ist, klar und direkt Position zu beziehen, statt zu beschönigen. Das hat viel mit Selbstwert und Zielsetzung zu tun. Das Ich-sein-Dürfen ist ja zum seltenen Luxus geworden. Wenn es aber eines gibt, das auf den Managementetagen umso mehr Mangelware wird, je höher man kommt, dann ist es eines: Ehrlichkeit. Echtheit. Und wer sollte die eigentlich besser liefern als die Frau in nächster Nähe, die dem Alpha- tierchen nicht wirklich gefährlich werden kann? Die Ehrlichkeit ist eine Marktnische, die es zu besetzen gilt. Sie ist nicht programmierbar und mit Geld nicht zu bezahlen. Gut, manchmal ist sie eine Frage des Mutes. Womit könnte man also ganz simpel anfangen, ohne gleich eine Beleidigungsklage am Hals zu haben oder sich zumindest unbeliebt zu machen?

 

»Darf ich jetzt mal ehrlich sein?«: Wenn Sie der festen Überzeugung sind, dass sich Ihr Chef gerade unklug verhalten hat und sich niemand sonst traut, ihm das zu sagen oder dass er schlicht Ihrer Ansicht nach auf irgendeinem Holzweg ist, dann könnten Sie das, was Sie sagen möchten, einläuten mit einer Frage wie »Darf ich jetzt mal ehrlich sein?« Das geht zur Not auch, wenn sein Krawattengeschmack kurz davor ist, öffentliches Ärgernis zu erregen. Mit Ankündigung die Ehrliche, die Mutige herauszulassen, nimmt der Situation die Schärfe.

 

Freundlichkeitsfalle und Lächelrefelx

Vom Unterschied zwischen freundlich und scheißfreundlich: Wenn Sie es etwas vorsichtiger angehen wollen, besteht die Möglichkeit, einfach das allseits empfohlene Lächeln etwas sparsamer zu verwenden, damit Ihr Chef merkt, was Sie gut finden – und was Sie nicht gut finden. Damit stärken Sie Ihre Authentizität und Ihre innere Stabilität. Wenn das verbale oder nonverbale Verhalten nicht mit der Emotion über- einstimmt, ist das ungeheurer Stress. Hören Sie einfach auf, in die Freundlichkeitsfalle zu tappen oder schlimmer in den Lächelreflex zu verfallen. Ich weiß, es gibt Frauen, die das perfekt beherrschen: Das langsame Breitziehen der Oberlippe, bis die obere, oft blendend weiße Zahnreihe zum Vorschein kommt, dann das Nachziehen der Unterlippe, sodass der Mund ein perfektes, strahlendes Lächeln entsendend, noch bevor der erste Laut herauskommt. Dass diese Frauen damit auch töten könnten, das ahnt nur, wer genau hinschaut. Man darf es damit nicht übertreiben.

Auf einer Skala zwischen 1 und 10 sollten Sie sich, was die Freundlichkeit angeht, bis zur 7 hocharbeiten. Damit lässt es sich am ehesten natürlich wirken. Alles Weitere ist kostbar und kostet Energie, sollte daher wohl dosiert und ehrlich (!) angewandt werden. Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie es, den Unterschied zwischen »freundlich« und (sorry) »scheißfreundlich« zu verwischen. Wenn Sie vor lauter Freundlichkeit ständig und bedingungslos verfügbar sind, ignorieren Sie den Umstand, dass schließlich die Dinge und die Menschen als besonders wertvoll gelten, die schwer zu bekommen sind.

 

Nein sagen: Das Leben ist eine ziemliche Baustelle, man ist ständig damit beschäftigt, irgendwo Brücken zu bauen und anderswo Grenzen zu setzen.

Das Wort »Grenze« mag einen negativen Beigeschmack haben, aber im Sekretariat ist es überlebenswichtig. Kennen Sie auch die- se Sicherheitslücke im System, irgendwo zwischen dem spontan gefühlten »Nein« und dem, was einem dann über die Lippen geht und sich wie ein »Ja« anhört? Sicher, wenn ein Kollege direkt vor Ihrem Schreibtisch steht, den Ich-bin-nett-Du-bist-nett-Blick aufsetzt und wieder einmal etwas »bitte, bitte« sofort erledigt haben möchte, dann können Sie ihm nicht unbedingt aus einer Sprühflasche Wasser ins Gesicht sprühen und bestimmt »Nein« sagen. Das klappt bei Hunden, aber leider nicht bei Menschen. Sie könnten ihm aber stattdes-
sen ein Angebot machen und sagen: »Nein. Du möchtest, dass ich die Präsentation heute noch für dich erledige. Damit würde das Reporting für morgen liegen bleiben, und, ehrlich, damit fühle ich mich nicht gut. Mein Vorschlag: Du fragst heute Britta, oder ich erledige das am Mittwoch für dich.« Also a) Sagen, was Sache ist, b) Sagen, was die Konsequenz wäre, c) Sagen, wie es einem damit geht und ein Angebot machen. Das Wörtchen »Nein« hört man heutzutage so selten, dass sich manche insgeheim danach sehnen! Chefs eingeschlossen.

 

Focusing is about saying No.

Steve Jobs
Die Faustformel

Machen Sie sich immer und in jeder Kommunikation klar, wo Sie selber stehen, was Sie denken und was Sie vermitteln möchten. Nur dann kann Ihre Kommunikation so überzeugend sein, dass Sie auch erreichen, was sie wollen. Wie oft fangen wir erst einmal an zu reden, weil wir befürchten, dass wieder irgendetwas dazwischenkommen könnte, eine Mail, ein Klingelton, ein Kollege im Büro. Also schnell die Airtime ausnutzen. Nachteil: Unter Umständen wissen wir erst, was wir denken, wenn wir hören, was wir sagen. Stellen Sie sich vor jeder Äußerung, ob schriftlich oder mündlich, die Frage, was Sie selber zu der Sache denken (Achtung Meinung) und was Sie bewirken möchten (Achtung Nutzen).

Machen Sie sich auch klar, ob Sie die Situation Ihres Gegenübers verstehen und nachvollziehen können. Greifen Sie seine Aussagen auf und beziehen Sie sich darauf (Achtung Verständnis für den anderen). Sich selbst treu bleiben, bei sich bleiben, dennoch auf den anderen zugehen und am Ende vor allem den Nutzen für beide oder gar fürs Unternehmen herausstellen, ist sozusagen der schwarze Gürtel der Kommunikation.

Stellen Sie sich vor jedem wichtigen Gespräch folgende Fragen:

1    Die Ich-Frage: wie geht es mir? was soll der andere von mir wis- sen? was ist meine Meinung? was will ich erreichen?

2   Die Du-Frage: Ist der andere gerade »empfangsbereit«? wie geht es ihm? was ist seine Perspektive und sein Interesse?

3    Die Es-Frage: Um welches Thema, um welches übergeordnete Ziel geht es eigentlich? was hat das Unternehmen davon?

 

Speziell als junge Assistentin im toughen Vorstandsbüro werden Sie jetzt denken: Einfacher gesagt als getan. Und damit treffen Sie einen Punkt. Aber ich halte mit folgender Erkenntnis dagegen: Alles, wirklich alles auf der Welt, ist einfacher gesagt als getan!

 

 

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