Susan Hoppe, Expertin Carl Duisberg Centren

Kann man eine Vertragsbeziehung beenden, bevor man sie begonnen hat? Nur mit dem Überreichen einer Visitenkarte? Man kann…sagt Susan Hoppe, interkulturelle Trainerin der Carl Duisberg  Centren (Gastbeitrag):

Beim ersten Zusammentreffen mit Geschäftsleuten im internationalen Rahmen ist es üblich und höflich, die Visitenkarten nach der Sitzordnung vor sich zu verteilen, um alle Menschen am Tisch mit Namen ansprechen zu können. Unbedingt sollte man hinterher die Karten einsammeln und mit Bedacht einstecken. Sie sind eben viel mehr als Daten auf einem kleinen Stück Karton: Im internationalen Kontakt – vor allem mit Asien – sollten Geschäftsleute ihre Visitenkarten möglichst immer schon am Anfang der Begegnung überreichen. Man sollte sie immer mit beiden Händenhalten, an den Ecken und mit der Schrift so herum, dass der Empfänger die Karte lesen kann, ohne sie zu drehen.

Gebührende Aufmerksamkeit zählt

Am besten überreichen Besucher die Karte mit den Worten ‚This is my card. Do you have one for me?‘  Wer sie annimmt für den gilt: Eine Karte wird immer in den Handflächen mit einem ‚Thank you‘ akzeptiert.  Ein solches Verhalten wirkt am natürlichsten und funktioniert überall. Einen “Fremdlingsbonus” gewähren Gastgeber wird üblicherweise gern – aber nur, wenn die Gäste die empfangenen Karte mit gebührender Aufmerksamkeit und Achtung behandeln.

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Einstieg in den Small-Talk

Die angemessene Würdigung des Gesprächspartners durch einen respektvollen Umgang bei der Kartenübergabe ist wegbereitend für die weitere Kommunikation. Zudem kann man die Visitenkarte als Einstieg in den Small-Talk nutzen. Schließlich ist die persönliche Beziehung für meisten Kulturen dieser Welt Voraussetzung für erfolgreiche Geschäftsverhandlungen. So bietet sich diese Frage an: „Ich sehe, Ihre Firma ist in Rio. Wohnen Sie in derselben Stadt?” (Zwischen den Zeilen heißt das: Ich möchte etwas über Sie herausfinden, bevor wir zum Geschäftlichen kommen.)

Weil es für Europäer oft schwierig ist, Namen korrekt auszusprechen oder Vor- und Nachname zu unterscheiden, helfen diese Fragen: „Entschuldigen Sie, wie spreche ich Ihren Namen und den Firmennamen korrekt aus?” (Ich würdige Ihren Namen und möchte es richtig machen.)

Fragen Sie ruhig nach der richtigen Aussprache

Eine andere Möglichkeit ist: „Hier stehen einige Namen – wie möchten Sie angesprochen werden?” oder „Hat Ihr Name eine besondere Bedeutung?”  Wer nach den Antworten eine kleine Pause einlegt, wird sehen, dass sein Gegenüber wahrscheinlich ähnliche Fragen anhand der eigenen Karte stellt, und schon ist ein Gespräch im Gange, ohne dass Sie auch nur einmal das Wetter erwähnt hätten.

Viele deutsche Geschäftspartner tun sich schwer dabei, persönliche Infos auszutauschen. Wem das unangenehm ist, der kann die Visitenkarte selbst zum Thema zu machen. Etwa so:  „Was bedeutet diese Farbe/Ihr Logo/der Name Ihrer Firma?” (Dies setzt allerdings voraus, dass die entsprechenden Gegenfragen beantwortet werden können.) Mit solchen Fragen demonstrieren Sie menschliches Interesse und bleiben trotzdem bei geschäftsnahen Themen.

Zum Schluss bedanken Sie sich noch einmal für die Karte. Ganz nebenbei haben sich beide Gesprächspartner Gesicht, Position in der Firma und einiges mehr voneinander besser eingeprägt, was ja der Sinn beim Knüpfen von Geschäftskontakten ist.

Geschichtlicher Hintergrund: Visitenkarte erst nur für Privatleute – und erst später im Job

Visitenkarten sind beinahe 500 Jahre alt. Viele Quellen nennen den Ursprung des Brauches in China, wo Beamte sich mit kleinen, roten Karten in der Öffentlichkeit ausgewiesen haben. In Japan ließ man ein Papierchen mit dem Namen zurück, wenn der Hausherr nicht anzutreffen war. Nachdem der Brauch Europa erreicht hatte, fand die carte de visite am Hofe des Sonnenkönigs Ludwig XIV im 17. Jahrhundert großen Zuspruch. Verzierungen, Embleme und die Etikette für den Gebrauch der Kärtchen wurden in Frankreich erfunden, doch in den gehobenen Klassen Großbritanniens wurde die Präsentation perfektioniert. Vom viktorianischen Zeitalter bis ins 19. Jh. hinein wurde die calling oder visiting card an der Tür vom Butler auf einem silbernen Tablett platziert, der Dame des Hauses vorgelegt, die dann entschied ob die Person vorgelassen wurde oder nicht.

Ungefähr um dieselbe Zeit erkannten britische Handwerker und Gewerbetreibende, dass die kleinen Kärtchen auch im Geschäftsalltag gute Dienste leisten konnten. Im Aufschwung des industriellen Zeitalters gab es noch keine Verzeichnisse wie die „Gelben Seiten“, die klassische Werbung in Zeitungen oder das Internet, um auf sich und sein Unternehmen aufmerksam zu machen. Trade cards waren bebildert, später farbig, trugen Werbeslogans und Wegbeschreibungen oder kleine Ortskarten, damit die Lokalität gefunden werden konnte. Sie wurden sehr populär und natürlich rümpften die Aristokraten Europas darüber ihre Nasen.