Reisesicherheit: Warum Unternehmen mehr tun müssen, als Flug und Hotel zu buchen. Gastbeitrag von Wolfgang Hofmann, Regional Security Manager Deutschland und Österreich bei International SOS

Auch auf Geschäftsreisen – ob für Konferenzen, Kundentermine oder Serviceeinsätze – bleibt die Verantwortung: Unternehmen haben die moralische und gesetzliche Pflicht, ihre Reisenden sicher und unversehrt nach Hause zu bringen.

 

Reisesicherheit 

Während der Arbeitsschutz den Schutz von Menschen am Arbeitsplatz regelt, erweitert Reisesicherheit diesen Ansatz um organisatorische Maßnahmen aus dem Bereich Unternehmensschutz. Das Ziel: Mitarbeiter, Unternehmenswerte wie vertrauliche Informationen, Prototypen oder technische Geräte vor, während und nach der Reise zu schützen.

Die Risiken auf Reisen sind soziale Unruhen, Kriminalität, Cyberangriffe oder plötzliche Erkrankungen. Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten. Reisesicherheit ist ein strategischer Faktor für Geschäftskontinuität. Wer Risiken wie physische Bedrohungen, extreme Wetterlagen oder geopolitische Gefahren ignoriert, gefährdet Mitarbeiter, Unternehmenswerte und Reputation.

 

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Ein ganzheitliches Konzept für Reisesicherheit erstellen:

• Organisation der Reisesicherheit: klare Prozesse und Verantwortlichkeiten
• Reisevorbereitung: Risikobewertung, Notfallpläne, Schulungen
• Begleitung während der Reise: Monitoring, Kommunikationskanäle, Support
• Dokumentation und Überprüfung: Lessons Learned und kontinuierliche Verbesserung

So stellen Unternehmen sicher, dass sie jederzeit wissen, wo sich ihre
Reisenden befinden, schnell auf Vorfälle reagieren können
und Risiken in die Entscheidungsprozesse einfließen lassen.

 

Checkliste: Reisesicherheit richtig umsetzen

Geschäftsreisen bergen Risiken – von medizinischen Notfällen bis zu geopolitischen Krisen. Mit einer klaren Struktur können Unternehmen ihre Fürsorgepflicht erfüllen und gleichzeitig die Geschäftskontinuität sichern. Hier ist ein Leitfaden:

1. Reisevorbereitung

Reiseerfassung

• Alle Reisen müssen erfasst werden – am besten automatisiert über Buchungssysteme oder Reiseanträge
• Alternativ: manueller Eintrag in ein zentrales digitales System

Risikobeurteilung

• Jede Reise wird einer Risikoanalyse unterzogen (Identifizierung, Analyse, Bewertung, Dokumentation).
• Nutzen Sie digitale Tools und externe Informationsquellen für aktuelle Daten.

Informationen bereitstellen

• Medizinische und sicherheitsrelevante Hinweise zum Reiseziel müssen vor Reiseantritt verfügbar sein – spezialisierte Anbieter stellen hierfür umfassende Zielgebietsbriefings und aktuelle Risikoinformationen bereit.

• Automatisierte E-Mails oder zentrale Plattformen sind bewährte Lösungen.

Risiken reduzieren

• Maßnahmen ableiten aus der Risikobeurteilung (zum Beispiel Sicherheitsbriefings, Nutzung von Sicherheitsdienstleistern im Reiseland).

2. Während der Reise

Monitoring

• Behalten Sie den Überblick: Wo sind Ihre Reisenden?
• Je detaillierter die Erfassung (zum Beispiel über Tracking-Lösungen), desto präziser das Monitoring.

Identifikation und Lokalisierung

• Im Notfall muss sofort klar sein, welche Mitarbeitenden sich in einem betroffenen Gebiet befinden.

Aktuelle Informationen und Beratung

• Stellen Sie ortsspezifische Updates und Handlungsempfehlungen bereit, gegebenenfalls über externe Dienstleister für 24/7-Support.

Unterstützung sicherstellen

• Medizinische, logistische, Sicherheits- und IT-Hilfe muss verfügbar sein – entweder intern oder über Dienstleister.

Kommunikation mit Reisenden

• Automatisierte Systeme helfen, betroffene Reisende schnell zu identifizieren und zu kontaktieren.

 

3. Ergänzende Maßnahmen

Dokumentation

• Lückenlose Aufzeichnung aller relevanten Daten – für rechtliche Nachweise und Prozessoptimierung.

Regelmäßige Überprüfung

• Evaluieren Sie Ihr Reisesicherheitsprogramm kontinuierlich.
• Risiken und Schwerpunkte ändern sich – passen Sie Ihre Maßnahmen an.

 

Weiterführender Hinweis:

Der im Jahr 2021 veröffentlichte Leitfaden ISO 31030 der International Organization for Standardization bietet praxisnahe Empfehlungen für Reisesicherheit. Er hilft Unternehmen, Risiken früh zu erkennen, Reisen nach Dringlichkeit und Risikoprofil zu bewerten und Schutzmaßnahmen einzuleiten.