Ein neues Gesetz zu Transparenz und Fairness bei Gehältern verlangt Unternehmen viel ab. Was auf sie zukommt und was Beschäftigte von ihnen fordern können. Lesetipp wiwo.de: Personalberater: Jetzt wird’s gleich

Und hier deshalb:

Checkliste für die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz​

​​Was Sie bis wann tun müssen, erläutern die Vergütungsexperten Sebastian Pacher, Michael Kind und Felix B. Nickel von Kienbaum Consultants

• Was muss man bis wann und warum tun?
• Wie sieht es konkret aus?
• Wie setzt man es in der Praxis um?

 

Die wichtigsten Fristen in der EU-Richtlinie auf einen Blick:

Ab Juni 2026

• Informationspflicht von Unternehmen: Sie müssen die Kriterien zur Entgeltfestlegung und -entwicklung offenlegen
• Auskunftsrecht der Mitarbeiter: Sie dürfen Auskünfte über das eigene Entgelt und das ihrer Vergleichsgruppe verlangen.
• Informationspflicht für Unternehmen: Bewerber müssen bereits im Bewerbungsprozess über die Entgeltspanne informiert werden.

Ab Juni 2027 Je nach Unternehmensgröße müssen Unternehmen einen Bericht über Ihre Gender-Pay-Gaps veröffentlichen (für 2026, Berichtspflicht):

• Ab 250 Mitarbeitern: erste Berichtspflicht zum 7. Juni 2027, danach jährlich.
• Ab 150 Mitarbeitern: erste Berichtspflicht zum 7. Juni 2027, danach alle drei Jahre.
• Ab 100 Mitarbeitern: ab 2031, ebenfalls alle drei Jahre.

Diese 5+1 Schritte kommen auf Unternehmen zu:

1. Definieren Sie gleichwertige Arbeit, bewerten Sie alle Rollen und schaffen Sie eine einheitliche Datenbasis​
2. Berechnen Sie die Gender-Pay-Gaps​
3. Dokumentieren Sie Entgeltkriterien und kommunizieren Sie diese (Informationspflicht)​
4. Definieren Sie Prozesse und Verantwortlichkeiten zur Erfüllung ihrer Auskunftspflicht​
5. Erstellen und veröffentlichen Sie den Gender-Pay-Gap-Bericht (Berichtspflicht)​
6. Befähigen Sie Ihre Stakeholder, klar und sicher zu kommunizieren​

​

1. Schaffen Sie die Grundlage: Definieren Sie gleichwertige Arbeit und bewerten Sie alle Rollen

Grund: Damit Sie die Gender-Pay-Gap-Analyse durchführen und alle weiteren Schritte machen können, müssen Sie zuerst Ihre Daten entsprechend aufbereiten und gleichwertige Arbeit definieren.

1.1 Definieren Sie gleichwertige Arbeit, um Rollen vergleichen zu können

Warum ist das wichtig? Sie können Gehälter nur korrekt vergleichen, wenn Sie vorher wissen, welche Rollen gleichwertige Arbeit leisten. Erst dann können Sie Pay Gaps ermitteln.

Wie machen Sie das? Mit den vier Kriterien aus der Richtlinie:

• Kompetenz
• Verantwortung
• Belastung
• Arbeitsbedingungen
• gegebenenfalls weitere objektive und geschlechtsneutrale Kriterien

 

Beispielergebnis:​

„Sachbearbeiter Einkauf“ und „Sachbearbeiter Logistik“ können gleichwertige Arbeit leisten, obwohl sie zwei unterschiedliche Tätigkeiten ausüben.

 

Tipp: Mit der Kienbaum Grading App (https://grading.kienbaum.com/) können Sie Rollen objektiv bewerten und automatisch in Wertigkeitsgruppen für gleichwertige Arbeit einordnen.

1.2 Schaffen Sie eine einheitliche Datenbasis

Sammeln Sie Daten und bereiten Sie sie auf. Diese Daten benötigen Sie, um die Pay Gaps berechnen zu können:

• Fixgehälter
• Variable Vergütung
• Boni und Zulagen
• Benefits wie etwa Firmenwagen
• Arbeitszeiten (Vollzeit/Teilzeit)
• Geschlecht
• Level
• Gleichwertige Arbeit
• Etwaige andere, lohnbildende Eigenschaften

 

Beispielergebnis:​

Eine Datei mit Informationen zu Name, Rolle, Gehalt, Geschlecht, Arbeitszeit, undsoweiter.

 

2. Berechnen Sie die Gender-Pay-Gaps

Grund: Identifizieren Sie Pay Gaps und verstehen Sie, wo diese herkommen, damit Sie diese schließen können.

2.1 Machen Sie Entgeltlücken sichtbar: unbereinigt und bereinigt

• Unbereinigt: Prozentualer Unterschied der durchschnittlichen Vergütung zwischen Männern und Frauen, ohne Berücksichtigung weiterer Faktoren.
• Bereinigt: Entgeltunterschiede, die auch unter Berücksichtigung erklärender Faktoren wie Erfahrung, Level usw. verbleiben.

Beispiel:

• Unbereinigt: Männer 60.000 Euro, Frauen 54.000 Euro ( minus zehn Prozent)
• Bereinigt: Nach Berücksichtigung von gleichwertiger Arbeit und gegebenenfalls weiteren lohnbildenden Faktoren bleiben:  minus vier Prozent

 

Tipp: Sobald Sie eine saubere Datenbasis haben, übernimmt das Pay-Equity-Tool (https://payequity.kienbaum.com/) von Kienbaum die Analyse und berechnet die Pay Gaps für Sie automatisch.

 

2.2 Verstehen Sie die Ursachen: Warum gibt es Pay Gaps

Die EU-Richtlinie verlangt nicht, dass Entgeltlücken vollständig verschwinden. Liegt der bereinigte Gender Pay Gap jedoch über fünf Prozent, müssen Sie ihn durch objektive und geschlechtsneutrale Faktoren nachvollziehbar erklären.

• Beispiele für Ursachen: Lange Betriebszugehörigkeit führt zu höheren Gehältern; Marktübliche Vergütung führt in manchen Jobfamilien zu höheren Gehältern; Unterschiedliche Standorte zahlen unterschiedliche Gehälter.
• Beispiele für ungültige Begründungen – die nicht erlaubt sind: „Er hat besser verhandelt“; „Er ist charismatischer“.

 

3. Dokumentieren Sie Entgeltkriterien und kommunizieren Sie diese. Erfüllen Sie die Informationspflicht ab Juni 2026

3.1 Beschreiben Sie Ihr Vergütungssystem verständlich

Sie müssen erklären können, nach welchen Kriterien Sie Gehälter festlegen und entwickeln. Das umfasst zum Beispiel:

• Erfahrung (Einsteiger/Profi/Senior)
• Verantwortung (Teamleitung/Budget/Projekte)
• Kompetenzniveau
• Marktwert
• Leistung

 

Beispielformulierung:​

„Bei uns wird das Gehalt anhand der relevanten Berufserfahrung, Verantwortung, Kompetenz und Leistung bestimmt. Die Gehaltsentwicklung orientiert sich an der individuellen Leistung und Betriebszugehörigkeit.“

 

3.2 Kommunizieren Sie Entgeltkriterien

Beispiele für geeignete Kommunikationskanäle: Intranet, HR-Handbuch, Mitarbeitergespräch.

Beispielformulierung: „Bei uns wird das Gehalt anhand der relevanten Berufserfahrung, Verantwortung, Kompetenz und Leistung bestimmt. Die Gehaltsentwicklung orientiert sich an der individuellen Leistung und Betriebszugehörigkeit.“

 

4. Definieren Sie Prozesse und Verantwortlichkeiten, um das Auskunftsrecht zu erfüllen, das ab Juni 2026 besteht

Grund: Mitarbeiter dürfen nachfragen und Sie müssen antworten.

 

4.1 Legen Sie einen Standardprozess fest (Ihre kurze Checkliste):

• [ ] Standardvorlage erstellt
• [ ] Juristische Klärung der Auskunftsinhalte abgeschlossen (was darf in Bezug auf Datenschutz und Anonymität kommuniziert werden)
• [ ] Verantwortliche Person benannt
• [ ] Antwortfrist von maximal zwei Monaten eingeplant

 

Beispielformulierung:​

„Ihre Vergütung beträgt 60.000 Euro im Jahr. Der Durchschnitt der Frauen in dieser Vergleichsgruppe liegt bei 61.000 Euro im Jahr, der Durchschnitt der Männer bei 63.000 Euro im Jahr.“ *​

* Es steht bisher noch nicht ganz fest, ob das Entgelt in seine einzelnen Komponenten aufgeschlüsselt werden muss.

 

4.2 Wie Sie eine Auskunft erstellen am konkreten Beispiel: Das muss enthalten sein:

• Durchschnittsentgelt der Vergleichsgruppe
• Aufgeschlüsselt nach Frauen/Männern
• Eigene Vergütungsposition der anfragenden Person

Tipp: Das Pay Equity Tool (https://payequity.kienbaum.com/) kann diese Antworten für Sie sofort generieren.

 

5. Erstellen und veröffentlichen Sie den Gender-Pay-Gap-Bericht und erfüllen Sie die Berichtspflicht, die ab Juni 2027 gilt

Grund: Je nach Unternehmensgröße muss der erste Bericht für das Jahr 2026 in 2027 veröffentlicht werden.

 

5.1 Erstellen Sie den Gender-Pay-Gap-Bericht Folgendes muss enthalten sein (Details in Artikel 9 der Richtlinie):

• Unbereinigter Gender-Pay-Gap (im Mittelwert und Median) der gesamten Belegschaft
• Unbereinigter Gender-Pay-Gap (im Mittelwert und Median) bei ergänzenden und variablen Bestandteilen
• Anteil der Beschäftigten mit variablen und ergänzenden Bestandteilen
• Verteilung der Beschäftigten (Männer und Frauen) nach Entgeltquartilen
• Gender Pay Gap (im Durchschnitt) innerhalb Gruppen gleichwertiger Arbeit

 

Tipp:​ Alle statistischen Kennzahlen sowie den rechtskonformen Bericht erhalten Sie aus dem Pay Equity Tool (https://payequity.kienbaum.com/) von Kienbaum.

 

5.2 Erklären Sie Gender-Pay-Gaps Prüfen Sie, ob Sie Gender-Pay-Gaps anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien erklären können und ergreifen Sie ggf. Maßnahmen bei Abweichungen (z.B. Gehaltsanpassungen, Entwicklungsprogramme).

 

5.3 Veröffentlichen Sie den Bericht Folgende Personen/Instanzen müssen eingebunden werden: Bereitstellung für Mitarbeiter, Einreichung bei Behörden.

 

+1 Befähigen Sie Ihre Stakeholder, klar und sicher zu kommunizieren

Grund: Stakeholder, vor allem Führungskräfte, nehmen eine zentrale Rolle in der neuen Form von Gehaltskommunikation ein. Sie erklären unter anderem Strukturen und begründen Entscheidungen.

Folgende Themen sollten diese sicher beherrschen:

• Kriterien der Entgeltfestlegung und -entwicklung (zum Beispiel Erfahrung, Verantwortung, Kompetenz, Marktwert)
• Wie Rollen eingeordnet und Vergleiche sachlich begründet werden
• Was kommuniziert werden darf, wer Auskünfte erteilt und wie der Datenschutz eingehalten wird
• Umgang mit kritischen Fragen, Unsicherheiten oder Emotionen im Team
• Transparente, nachvollziehbare Argumentation ohne zu überfordern

 

Die EU-Richtlinie ist komplex, was bei der Umsetzung hilft: 

• Mit der Grading-App (https://grading.kienbaum.com/) schaffen Sie eine klare Struktur für gleichwertige Arbeit.
• Mit dem Pay-Equity-Tool (https://payequity.kienbaum.com/) analysieren Sie Ihre Gender-Pay-Gaps schnell und rechtskonform.