Buchauszug Sandra Waeldin: „Praxisbuch Stressmanagement für die hybride Arbeitswelt“

 

 

 

Wie man sich im Homeoffice gut strukturiert

Homeoffice bedeutet ein größtmögliches Maß an Flexibilität. In der Regel interessiert es keinen, wo genau oder wie wir unsere Arbeit machen. Balkon, Schreibtisch oder Couch, acht Uhr früh oder zehn Uhr abends, mit langer oder quasi ohne Mittagspause – all das kommt folglich grundsätzlich in Frage. Manches davon würden wir nie machen, anderes hingegen schon. Zu manchen Arbeitsformen haben wir schon die Erfahrung gesammelt, ob sie gut für uns funktionieren oder nicht.

 

Die Literatur ist sich hier recht einig: Am besten sind ein separater und gut eingerichteter Arbeitsplatz und regelmäßige Arbeitszeiten entsprechend des Biorhythmus. Man weiß, das sorgt nicht nur für einen gesunden Arbeitsplatz entsprechend der Arbeitsschutzkriterien. Vielmehr ist ein dezidierter Arbeitsbereich auch von weniger häuslichen Unterbrechungen geprägt und schützt so vor Erschöpfung und Leistungstiefs (Leroy et al., 2021). Aber wie es häufig ist: So ganz klar ist es dann doch wieder nicht. Empfohlen wird dann nämlich auch, die Flexibilität zu nutzen, um eine bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie oder Freizeit herzustellen oder sich angemessen zu regenerieren.

Was macht nun also eine gute Struktur im Homeoffice aus? Es geht darum, die Flexibilität bedarfsgerecht zu nutzen und den Rest mit produktiven Arbeitsroutinen auszugestalten. Sofern es also keinen besonderen Bedarf an diesem Tag gibt, sollten Sie Routinen haben, die dafür sorgen, dass Sie wach, fokussiert und grundsätzlich motiviert an die Arbeit gehen. Idealerweise braucht es hierfür kein wirkliches Überlegen, sondern der Tageseinstieg sollte automatisiert sein. Das fängt schon früh am Morgen an. Duschen, Frühstück und Kaffee gehören für viele dazu und geschehen ohne extra Planung.

 

Den Pendelweg zum Büro sparen Sie sich ja im Homeoffice. Damit haben Sie jedoch leider keine aktivierende Bewegung am Morgen. Überlegen Sie daher, ob Sie an Homeoffice-Tagen zumindest zehn Minuten Bewegung vor Arbeitsbeginn einbauen können. Wie sieht dann Ihr Arbeitsbeginn aus? PC starten, Mail und Messenger öffnen sowie Arbeitszeit erfassen, sind typische Schritte. Was braucht es aber noch, damit Sie Projekte und Aufgaben abarbeiten können? Ein wichtiges Element hieraus ist, setzen Sie sich klare (Tages-)Ziele. Auch das Setzen von Grenzen gegenüber Haushaltsmitgliedern kann wichtig sein. In der nachfolgenden Übung 4.10 finden Sie eine Anleitung, um Ihre persönliche Morgen- und Tagesroutine zu finden. Ideen dazu sind beispielsweise:

•             gesund frühstücken,

•             Tageslicht tanken,

•             sich etwas bewegen,

•             Dehnübungen,

•             Kaffee/Tee trinken,

•             Haushaltsmitglieder über den Arbeitsbeginn informieren,

•             Schreibtisch aufräumen,

•             Smartphone/andere Benachrichtigungen ausstellen,

•             Tür schließen,

•             Tagesziel setzen,

•             Aufgabenliste sortieren.

Tageseinstiegsroutinen helfen Ihnen, dass es Sie nicht noch jeden Tag eine kleine extra Anstrengung kostet, überhaupt ins Arbeiten zu finden. Häufig entwickelt sich mit der Zeit eine gewisse Routine von allein. Häufig gibt es jedoch noch Spielraum, um diese bewusster und wohltuender zu gestalten. Das stärkt die Produktivität und das wiederum stärkt die Arbeitszufriedenheit. Ebenso, wie der Tag bewusst und produktiv begonnen werden sollte, sollte er auch bewusst beendet werden. Nutzen Sie hier Tagesabschlussrituale, die beim Abschalten helfen.

Keineswegs muss jedoch diese Tagesroutine immer starr eingehalten werden. Weder im Büro bei der Präsenzarbeit und schon gar nicht im Homeoffice. Vielmehr darf der Tagesablauf bedarfsgerecht flexibel gestaltet werden. Geht es also beispielsweise um ein neues Projekt, für das erst einmal kreative Ideen gefunden werden müssen, tut möglicherweise der Balkon als ungewohnte Arbeitsumgebung gut. Hat der Sohn in der Schule einen Advents-Backtag, bei dem man als Eltern unterstützen kann und möchte, passt vielleicht eine verlängerte Mittagspause gut. Die restliche Arbeit wird an dem Tag abends erledigt. Ähnlich vielleicht bei einem notwendigen Behördengang. Manchmal fordert die Arbeit vielleicht mehr oder intensiveres Arbeiten. Manchmal ist man möglicherweise nicht so fit und braucht mehr Pausen.

 

 

Wiley-VCH – Praxisbuch Stressmanagement für die hybride Arbeitswelt 368 Seiten, 19,99 Euro

 

Exkurs: Krank im Homeoffice arbeiten (Präsentismus)

Präsentismus bedeutet, dass man arbeitet, obwohl man krank ist. Spätestens seit Corona bleibt man auch lieber mal erkältet zu Hause, um andere nicht anzustecken. Viele arbeiten dann jedoch von zu Hause aus, um Schuldgefühle zu vermeiden. Hohe Arbeitslast und hohe Gewissenhaftigkeit fördern u. a. Präsentismus. Nach dem Motto: »Ich hätte mir einen Tag frei nehmen können, aber ich habe von zu Hause aus weitergearbeitet, weil ich das Team nicht fallen lassen wollte.« (Wütschert et al., 2022). Arbeitet man krank im Homeoffice, kann man das »Workahomeism« nennen (work-at-home-presenteeism (Brosi & Gerpott, 2023)). Manchmal tut uns die Arbeit ja sogar gut, wenn wir uns morgens nicht ganz wohl fühlen.

 

Wichtig zu wissen ist jedoch: Es gibt einen Unterschied zwischen »nicht ganz fit« und »krank«. Das eine kann man mal übergehen, das andere sollte man nicht übergehen. Krank arbeiten hat negative Folgen sowohl für Unternehmen wie auch für den Einzelnen: Die Produktivität sinkt, die langfristige Gesundheit leidet (Brosi & Gerpott, 2023). Erschöpfung und Stress nehmen zu. Ist man krank und arbeitet dennoch, verdoppelt sich das Risiko für zukünftige schwere Infekte (Kinman, 2019).

 

Viele finden es schwer, zu entscheiden, ob sie nun wirklich krank sind. Eine ärztliche Diagnose oder Rücksprache können hilfreich sein – das geht manchmal auch telefonisch. Ich habe auch schon ein Beispiel erlebt, in dem morgens ein Vertrauenskollege oder die Teamleiterin angerufen und Rücksprache gehalten wurde. Was ist für Sie ein klares Zeichen, dass Sie krank sind?

Übung – Morgen- und Tagesroutine im Homeoffice

Schritt 1 – Produktivitätsbooster: Notieren Sie in einer Liste oder per Brainstorming alles, was Sie für einen gelungenen Einstieg in den Arbeitstag zu Hause benötigen. Was stärkt Ihr Wohlbefinden? Wodurch fühlen Sie sich wach, fokussiert und sortiert? Beziehen Sie dabei gerne Dinge mit ein, die Sie machen könnten oder bei anderen beobachtet haben.

Schritt 2 – Ist-Zustand: Notieren Sie nun einmal Ihre typischen Aufstehzeiten und all die Dinge, die sie danach machen, bis Sie mit der Arbeit beginnen. Außerdem die ersten typischen Schritte, mit denen Sie in die Arbeit einsteigen. Nun überlegen Sie bitte: Was davon ist wichtig? Was tut gut, was möglicherweise weniger?

Schritt 3 – Plan: Nun entwerfen Sie Ihre ideale Morgenroutine. Wie ist der beste Ablauf für Sie, damit Sie produktiv in den Tag starten? Die Routine darf gerne ambitioniert, sollte aber realistisch sein. Kommunizieren Sie sie gerne an Ihre Familie oder Freunde und Freundinnen, das erhöht die Verbindlichkeit. Legen Sie sich diesen Plan an eine gut sichtbare Stelle und setzen Sie sich Erinnerungen, damit Sie ab morgen früh daran denken.

Vertiefung: Probieren Sie diese Routine zunächst aus, etablieren Sie sie und passen Sie sie bei Bedarf an. Im nächsten Schritt können Sie eine Tagesroutine daraus entwickeln. Wann ist die ideale Pause für Sie? Wann ist ein guter Zeitpunkt für den Feierabend, Meetings oder andere Tätigkeiten?

Besonderheiten der digitalen Kommunikation

Das, was uns in der Präsenzarbeit manchmal in Form von Unterbrechungen in Bedrängnis bringt, wirkt sich bei einem Mangel ebenso negativ aus: der Austausch mit Kollegen und Kolleginnen. Natürlich tauschen wir uns auch im Homeoffice mit Kollegen und Kolleginnen aus – aber eben anders. Im Homeoffice ist der Austausch durch physische Distanz und digitale Technik geprägt. Dadurch sind die Möglichkeiten, sich auszutauschen und direkt miteinander zusammenzuarbeiten, verändert und an vielen Stellen reduziert. Insbesondere spricht man hier von einer reduzierten Reichhaltigkeit (media richness, Watanabe et al., 2024).

Treffen wir eine*n Kollegen/Kollegin persönlich, können wir unweigerlich schon bei der Begrüßung grob abschätzen, ob er/sie gerade abgehetzt-verschwitzt, sehr entspannt oder etwas dazwischen ist. Das verraten uns die Körperhaltung, kleine Bewegungen oder der Gesichtsausdruck. Auch nehmen wir möglicherweise verschwitzte Hände oder eine veränderte Stimmhöhe oder Sprechtempo als Zeichen wahr. Vieles davon nehmen wir nicht unbedingt bewusst wahr, dennoch sind es viele Informationen, die wir bereits durch die Art der Präsenz der anderen Person erhalten.

Wozu das wichtig ist? Weil Kommunikation oft nicht eindeutig ist und wir so viele Informationen wie möglich benötigen und auch automatisch nutzen, um sie zu steuern. Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihre*n Kollegen/Kollegin eigentlich gerne fragen, ob er/sie Ihnen bei einer nicht dringenden Angelegenheit hilft, beispielsweise Ihnen eine Rückmeldung geben kann, ob Ihr letzter Bericht alle wesentlichen Punkte enthielt oder ob er/sie Verbesserungsideen hat. Hierfür möchten Sie einen guten Zeitpunkt abpassen, um die Chancen zu erhöhen, dass Sie Unterstützung erhalten und auch Ihr Gegenüber nicht unnötig unter Druck setzen. Typischerweise würden Sie solch eine Frage nicht stellen, wenn Sie sehen, dass Ihr*e Kollege/Kollegin gerade mit zusammengekniffenen Lippen den Bürogang hinunterhetzt.

Sind Sie im Homeoffice, haben Sie jedoch nur die Möglichkeit, per Videocall oder Telefon zu sprechen. In der Situation kann Ihnen höchstens die Kurzatmigkeit oder ein kurz angebundenes Verhalten verraten, dass Ihr Gegenüber spürbar in Eile ist. Wenn Sie eine Nachricht per Mail oder Messenger schreiben, können Sie überhaupt nicht wissen, wie es um den anderen steht, außer er/sie sagt es explizit (was wir jedoch selten tun, lieber lassen wir die Nachricht längere Zeit unbeantwortet und damit andere im Ungewissen). Schriftliche Nachrichten sind die am wenigsten reichhaltige Medienform. Das heißt, wir erhalten zwar die inhaltliche Information, jedoch keine Kontextinformationen. Maximal deutet möglicherweise ein Emoji auf die bewusst gezeigte Gemütslage hin – und muss dabei aber keineswegs der tatsächlichen entsprechen. Kontextinformationen benötigen wir für ein fein abgestimmtes Miteinander.

Dieses feinabgestimmte Miteinander benötigen wir in nicht ganz eindeutigen Situationen (Möchte/kann mein Kollege helfen? Wird erwartet, dass ich das selbst löse?). Es stärkt die Zusammenarbeit spürbar. Geeignete digitale Tools, die Medienreichhaltigkeit sowie die Breite und Tiefe des Austauschs stärken die Kreativität (Chao et al., 2020; Hermawan et al., 2023).

Videokonferenzen zählen zu den reichhaltigsten Kommunikationsmitteln und sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Zu 58 % nutzen wir sie beruflich, zu 23 % für Weiterbildung und in 19 % der Fälle auch für den privaten Austausch (Anh et al., 2023). Sie erweitern die Möglichkeiten zum Austausch, stellenweise ersetzen sie auch den persönlichen Austausch. So müssen manche Kollegen und Kolleginnen aus dem Ausland per Teams zugeschaltet werden, andere machen zwar lieber einen HomeofficeTag, nehmen aber dennoch am Meeting teil. Spätestens seit der Pandemie hat die Nutzung virtueller Konferenzsysteme zugenommen und dabei ihre Kehrseite gezeigt.

Videocalls sind so häufig geworden, dass man sogar in der Fachliteratur von »Meeting-Müdigkeit« oder »Zoom-Fatigue« spricht (Riedl, 2022). Je mehr wir in Meetings sind und je weniger Tools es zur Auswahl gibt, desto stärker macht sich Müdigkeit bemerkbar (Anh et al., 2023). Dabei nimmt auch die Effizienz ab, mit der wir kommunizieren.

Bei der Nutzung virtueller Konferenzsysteme sind wir von Technostress durch mehrere Gründe betroffen. Die erhöhte Komplexität, die mangelnde Verlässlichkeit und die erweiterte Erreichbarkeit setzen uns unter Stress. Ergänzend machen es uns die – im Vergleich zur Präsenz – mangelnden Kontextinformationen schwerer, Dinge einzuordnen. Es ist für uns typischerweise etwas anstrengender, denselben Inhalt zu verstehen. Daneben lassen sich Argumente finden, dass auch die durch die digitale Übertragung um Millisekunden verzögerte Antwort kognitive Zusatzleistung erfordert (Anh et al., 2023).

Hinzu kommt, dass es bei Videokonferenzen viele parallele Informationen gibt, die den Austausch fordernd gestalten können (zum Beispiel das Audio des Sprechers, die Videos der anderen Teilnehmenden, der blinkende Chat und das zu bearbeitende Whiteboard). Manche argumentieren dafür, die eigene Videoansicht auszustellen, da wir sonst vermehrt auch noch mit Selbstdarstellung beschäftigt sein können (impression management).

Ein bisher weitgehend wenig berücksichtigter Stressor ist, dass wir unsere täglichen Routinen durch die häufige Nutzung virtueller Tools anpassen müssen. Virtuelle Meetings werden leider häufig deutlich enger aufeinanderfolgend getaktet oder kurzfristiger geplant als Präsenzmeetings. Manchmal werden wir möglicherweise sogar dazu verleitet, parallel an zwei digitalen Meetings teilzunehmen oder während eines Meetings noch an anderen Dingen zu arbeiten – das setzt uns unter Druck und wäre in Präsenzmeetings schlecht denkbar. Hier ist also ein gutes Augenmaß gefragt.

Reichhaltig ja, aber nicht dauerhalft und bitte erst recht nicht ohne Pause oder ständiges Multitasking. Das Problem dabei ist häufig, dass die Meetings von unterschiedlichen Teams oder Kollegen und Kolleginnen geplant werden. So ist dann dem/ der Kollegen/Kollegin, der/die ein virtuelles Meeting plant, nicht bewusst, dass dadurch der eine Kollege in vier Meetings hintereinander sitzt. Manche Abteilungen sind daher aus diesem Grund dazu übergegangen, Meeting-Beginn bzw. -Ende jeweils fünf bis zehn Minuten nach bzw. vorzuverlegen (also Beginn 10:05 und Ende 10:50). So ergibt sich häufiger eine Pause dazwischen, die herzlich gerne für eine »Biopause«, Vorbereitung oder Beantwortung von Nachrichten verwendet wird. Das kann aufgrund der verkürzten Zeit für besser strukturierte Meetings sorgen, muss aber durch alle regelmäßig eingefordert werden. Sprechen Sie das also gerne einmal im Team an und thematisieren Sie bei denen, die Meetings planen, unbedingt, wenn Sie in zu vielen aufeinanderfolgenden Meetings sind.

Wählen Sie möglichst reichhaltige Medien wie Videocalls, je mehr kreative Zusammenarbeit, gemeinsames Problemlösen gefragt ist oder je uneindeutiger eine Situation für Sie ist. Ansonsten dürfen es auch »einfachere« Medien sein.

Neben der Medienreichhaltigkeit gibt es noch ein weiteres Merkmal, in dem sich digitale von analoger Kommunikation von Angesicht zu Angesicht (face-to-face) unterscheidet: die Synchronität. Direkter Austausch bedeutet direkte Rückmeldung. Machen wir einen Scherz, erhalten wir durch ein Lächeln oder Lachen direkt die Rückmeldung, dass er lustig war. Ähnlich bei einer Idee, die wir aussprechen und gemeinsam im Gespräch weiterentwickeln. Das ist synchrone Kommunikation und findet digital im Telefonat, der Videokonferenz und manchmal im Messenger oder Chat statt. E-Mail ist hingegen ein typisches Medium, mit dem wir uns asynchron unterhalten. Es besteht also eine Ungleichzeitigkeit in der Kommunikation. Mein*e Kollege/Kollegin kann in einer anderen Zeitzone oder nachts arbeiten und dennoch können wir uns (asynchron) unterhalten, da ich erst antworte, sobald ich arbeite und die Mail lese. Manchmal werden auch Chats so genutzt (sehen Kollegen und Kolleginnen den Chat jedoch als synchrones Kommunikationsmittel, kann das Spannungen erzeugen; besprechen Sie es oder nutzen Sie aktiv den An-/Abwesenheitsstatus).

Asynchrone Kommunikation hat weitere Vorteile. Sie erlaubt deutlich besser Fragen oder andere Themen gezielt in den eigenen Arbeitsprozess einzubauen. So ist es empfehlenswert, E-Mails zu gewählten Zeitpunkten am Tag zu beantworten, sodass sie nicht fokussierte Arbeit an einem anderen Thema unterbrechen. Empfohlen wird, E-Mails möglichst kurz, bündig und freundlich zu halten (Jackson et al., 2003). Formulieren Sie direkte Fragen oder Bitten. Sowohl synchrone wie asynchrone Kommunikation hat ihre Berechtigung. Wählen Sie sie je nach Zweck gezielt aus.

Zur indirekten, asynchronen Kommunikation kann man auch den geteilten Kalender, gemeinsame Arbeitsordner oder das Intranet zählen. Sie eignen sich hervorragend, um Teammitgliedern Informationen bereitzustellen, die diese gesammelt abrufen können, sobald sie an dem Thema arbeiten.

Asynchrone Medien wie Mails sind geeignet für klar umrissene, nicht sehr dringende Fragen oder Themen. Akute Fragen, kreative Arbeit oder Problemlösen sollte über synchrone Medien erfolgen.