Zehn Punkte, die Unternehmen beachten sollten, wenn Mitarbeiter im Job KI-Tools nutzen. Gastbeitrag von Sarah Klachin und Nadia Schaff von Pinsent Masons

 

 

KI als Arbeitsmittel für die Belegschaft, KI-Einsatz im Personalmanagement

Beschäftigte dürfen KI wie Chat GPT im Job verwenden

Ja, Arbeitnehmer dürfen KI am Arbeitsplatz verwenden, jedenfalls wenn sie damit nicht gegen Unternehmensrichtlinien und Gesetze verstoßen. Laut Arbeitsrecht müssen Beschäftigte ihre Arbeit zwar grundsätzlich selbst erledigen und dürfen sich nicht der Hilfe Dritter bedienen. KI ist jedoch nur ein Arbeitsmittel und keine dritte Person, die Leistung selbst bleibt damit höchstpersönlich. Für die Registrierung zu dienstlichen Zwecken wie bei ChatGPT sollten Mitarbeiter ihre dienstliche E-Mail-Adresse nutzen.

 

Das Unternehmen darf die Nutzung von KI im Job beschränken oder verbieten

Die Nutzung von KI darf im Arbeitsvertrag oder zum Beispiel durch eine Unternehmensrichtlinie oder Betriebsvereinbarung beschränkt oder verboten werden, insbesondere wenn damit potenzielle Risiken für Unternehmensinterna, Kundeninformationen oder Geschäftsgeheimnisse verbunden sind.

Wichtig ist bei der Regelung in einer Richtlinie, dass die Beschäftigten die Beschränkung oder das Verbot auch mitbekommen. Am besten lässt sich der Arbeitgeber die Kenntnisnahme zum Beispiel via Intranet von ihren Mitarbeitern bestätigen.

Betriebsvereinbarungen gelten für die Arbeitnehmer unmittelbar und zwingend, ohne dass es auf eine Kenntnisnahme des einzelnen Arbeitnehmers ankommt.

 

Entwicklung einer Struktur für die Nutzung von KI

Da KI über kurz oder lang in manchen Berufsfeldern nicht wegzudenken sein wird, sollten Unternehmen als Alternative zum Verbot der KI-Nutzung eine Struktur für ihren verantwortungsvollen, produktiven Einsatz entwickeln und festlegen:

• Zu welchem Zweck soll KI zum Einsatz kommen?
• Welche KI-Anbieter dürfen Mitarbeiter nutzen?
• Wer sind die firmeninternen IT-Ansprechpartner für Fragen und bei Fehlern?
• Welche rechtlichen Vorgaben sind von Arbeitgeber und Arbeitnehmern einzuhalten?

 

All das sollte in internen Richtlinien/Vereinbarungen festgeschrieben werden und die Beschäftigten für die Nutzung der eingesetzten KI geschult werden.

 

Wenn KI fehlerhafte Auskünfte erteilen

KI kann komplexe Aufgaben lösen, liefert aber zwangsläufig auch Fehler. Selbst große Sprachmodelle wie ChatGPT spucken mitunter ein Durcheinander aus Fakten und Falschaussagen aus – und das oft in einer sehr guten Ausdrucksweise. Beschäftigte sind verpflichtet, durch KI generierte Ergebnisse auf Fehler zu überprüfen. Sie dürfen sich nicht auf deren Richtigkeit verlassen. Kommt ein Beschäftigter dieser Prüf- bzw. Kontrollpflicht nicht nach, ist er grundsätzlich für etwaige Fehler und deren Folgen verantwortlich.

Anders ist die Lage, wenn das Unternehmen den Beschäftigten bestimmte KI-Anwendungen wie etwa Recruiting-Tools als Hilfsmittel offiziell zur Verfügung stellt. Dann kommt es bei einem Schaden für die Frage der Verantwortlichkeit auf die intern getroffenen Regelungen an, und ob der Beschäftigte gegen diese verstoßen hat.

Verantwortlichkeit hin oder her, sollten Beschäftigte vor diesem Hintergrund über Fehlerpotenziale informiert werden. Zudem sollte festgelegt werden, wie sie mit (fehlerhaften) Ergebnissen der eingesetzten KI umgehen müssen.

 

KI im Recruiting muss kontrolliert und mit sehr guten Daten gefüttert werden

Personalabteilungen nutzen KI beispielsweise für zielgruppenoptimierte Formulierungen von Stellenausschreibungen oder die Identifikation von geeigneten Bewerbern auf Karriereplattformen. Auch Chatbots kommen bei der Vorauswahl von Bewerbern zum Einsatz. Unternehmen sollten darauf achten, dass die eingesetzte KI auf ausreichend Daten trainiert wurde und diese Daten von sehr guter Qualität bezüglich des Einsatzszenarios sind. Unternehmen sollten aber auch den Einsatz selbst sowie die ausgegebenen Ergebnisse protokollieren und regelmäßig kontrollieren. Nur so kann KI-gestütztes Recruiting eine objektive und diskriminierungsfreie Stellenbesetzung unterstützen.

 

Wenn KI im Personalmanagement selbsttätig Fakten schafft

KI kann Routineaufgaben im Personalmanagement übernehmen wie die automatisierte Verarbeitung von Bewerbungen oder das Erstellen von Arbeitsverträgen. Auch der Einsatz eines KI-basierten Chatbots als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter für Fragen oder Probleme sind denkbar. Das Risiko: Wenn KI dabei Fakten schafft, die das Unternehmen eigentlich nicht haben wollte. Gibt die KI zum Beispiel eine Erklärung ab, die diskriminierend ist, ist diese Erklärung womöglich dem Arbeitgeber zuzurechnen. Denn der bleibt insbesondere dann, wenn er ein KI-System proaktiv einsetzt, für die Entscheidungen der KI verantwortlich.

 

KI bei Personalentwicklungs- und Personalanalysetools als Verstoß gegen den Datenschutz  

Besondere Vorsicht geboten ist beim Einsatz von KI-gestützten Personalentwicklungs- und Personalanalysetools. Solche Tools sind zwar grundsätzlich geeignet, bestimmte Bewertungen vorzunehmen oder Arbeitgeber bei der Führung und Kontrolle ihrer Beschäftigten zu unterstützen, ihr Einsatz unterliegt jedoch strengen Vorgaben – vor allem auch aus datenschutzrechtlicher Sicht.

 

Passend dazu: KI und der Datenschutz – was ist zu beachten?

Bei jeder KI-Nutzung im Unternehmenskontext werden personenbezogene Daten verarbeitet. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen datenschutzrechtliche Anforderungen beachten. Den Beschäftigten sollten sie genaue Vorgaben zu datenschutzrechtlichen Aspekten machen und sie schulen, zum Beispiel hierzu:

• Welche Daten dürfen in eine KI eingegeben werden?
• Müssen die Beschäftigten die betroffenen Personen über die Nutzung informieren?
• Auf welche Rechtsgrundlage kann eine solche Verarbeitung gestützt werden?
  

 

KI und das Risiko Urbeberrechtsverletzung 

Nutzen Beschäftigte KI wie ChatGPT, um Texte zum Beispiel für Produktwerbung zu erstellen, hat das Unternehmen keine Urheberrechte an diesen Texten. Das bedeutet, dass das Unternehmen Dritten die Nutzung der Texte nicht verbieten kann.

Gleichzeitig besteht das Risiko, dass die KI ihrerseits auf bereits bestehende, urheberrechtlich geschützte Werke zurückgreift. Stellen Beschäftigte geschützte Texte oder Teile davon beispielsweise auf die Webseite des Unternehmens, begehen sie womöglich eine Urheberrechtsverletzung. Dann könnten Geschädigte Ansprüche auf Unterlassung und Schadensersatz gegen das Unternehmen geltend machen. Ob und inwiefern sich das Unternehmen dann an die Beschäftigten halten kann, hängt unter anderem davon ab, ob und wie es die Nutzung von KI intern geregelt hat.

Der Betriebsrat ist im Boot

Beim Einführen und Nutzen von KI-Systemen im Unternehmen hat der Betriebsrat Mitbestimmungs- und Beteiligungsrechte. Dies gilt insbesondere, wenn die KI für die Steuerung von Arbeitsprozessen, die Verteilung von Arbeitsaufgaben, die Überwachung und Steuerung von Arbeitsabläufen oder auch im Rahmen einer Leistungs- beziehungsweise Verhaltenskontrolle der Beschäftigten eingesetzt werden soll.