Checkliste für die Installation von Whistleblower-Systemen für Unternehmen

Kann ein Briefkasten ausreichen?

 

Eigentlich sollte seit vergangenen Dezember in Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz existieren, so war die Vorgabe der EU. Mit gehöriger Verspätung hat das Bundesjustizministerium Mitte April einen Referentenentwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes veröffentlicht. Viele kleinere und mittlere Unternehmen und auch Arbeitgeber der öffentlichen Hand stehen bei dem Thema aber noch am Anfang  – oder haben noch gar nicht realisiert, dass auch sie etwas tun müssen.

Arbeitsrechtler Christian Bitsch von Bluedex hat deshalb eine Checkliste für Unternehmen zur Installation eines Whistleblower-Systems erstellt. (Gastbeitrag)

 

 

 

  1. Wer ein Hinweisgebersystem installieren muss
  • Alle Unternehmen – auch Arbeitgeber der öffentlichen Hand wie Kommunen undsoweiter – mit wenigstens 50 Beschäftigten.
  • Hat ein Unternehmen eine Muttergesellschaft, ist ein Hinweisgebersystem bei der Konzernmutter ausreichend.
  1. Bestandsaufnahme
  • Wie sah der bisherige Umgang mit Hinweisen im Unternehmen aus? Besteht bereits ein System für Hinweise oder gibt es ein Verfahren im Unternehmen, das nur angepasst werden muss?

III. Was Hinweisgeber-Systeme leisten müssen und welche es gibt

Je nach Organisation und Aufbau des Unternehmens kommen unterschiedliche Formen eines Hinweisgebersystems in Betracht wie zum Beispiel:

  • Telefon-Hotlines
  • Persönliche Ansprechpartner
  • E-Mail-Postfach
  • Digitale Hinweisgebersysteme über eine Software
  • Externe Dritte, sogenannte Ombudspersonen

Die verantwortliche Person muss fachlich, persönlich und organisatorisch ausreichend unabhängig und vertrauenswürdig sein.

Das System muss den Beschäftigten die Möglichkeit zur

  • Persönlichen,
  • schriftlichen,
  • mündlichen Meldung

geben und

  • die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandeln,
  • unabhängig von interner IT-Infrastruktur laufen, damit die interne IT-Abteilung sie nicht auswerten kann,
  • unter Wahrung der Anonymität einen Rückkanal für vertrauliche Rückfragen an den Hinweisgeber anbieten,
  • maximalen Schutz für Identität und Meldung bieten und zertifiziert sein,
  • sämtliche eingehenden Hinweise dokumentieren,
  • dem Hinweisgeber eine erste Rückmeldung nach sieben Tagen zukommen lassen,
  • nach spätestens drei Monaten eine Rückmeldung über das Ergebnis der Nachforschungen geben,
  • alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen und insbesondere detaillierte Zugangs- und Zugriffsrechte eines kleinen Personenkreises bestimmen,
  • Ein Verfahren zur Löschung der Daten installieren.

 

Christian Bitsch (Foto: PR/Bluedex)

 

IV. Betriebsräte beteiligen

Womöglich sind zwingende Mitbestimmungsrechte beispielsweise der Betriebsräte tangiert: Dann müssen sie rechtzeitig mit einbezogen und bei der Entscheidung mit eingebunden werden. Ist eine Betriebsvereinbarung notwendig?

 

 V. Prüfung anderer Richtlinien wie Datenschutz-Policy oder Compliance-Richtlinien

Möglicherweise besteht durch die Einführung eines Hinweisgebersystems Anpassungsbedarf bei den bestehenden unternehmensinternen Richtlinien und Verhaltenskodex.

 

 VI. Entscheidung, wann das System freigeschaltet wird

 

 VII. Kommunikationskonzept

  • Frühzeitige Mitteilung an alle Mitarbeiter über die Einführung des Hinweisgebersystems und seine Ziele
  • Schulung der Verantwortlichen und Ansprechpartner
  • Schulungen/Workshops/Seminare für die Mitarbeiter, wie sie das Hinweisgebersystem nutzen sollen und was gemeldet werden soll: Rechtsverstöße, aber keine Beschwerden über das Kantinenessen.
  • Anfertigen von Handbüchern und Checklisten, Intranet-Beiträge kreieren und Erklärvideos, wie das System zu nutzen ist

 

 

 

 

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