Buchauszug „Meet up! Einfach bessere Besprechungen durch Nudging“ von Martin J. Eppler und Sebastian Kernbach. Zu den Autoren: Martin J. Eppler ist Professor für Medien- und Kommunikationsmanagement an der Universität St.Gallen. Sebastian Kernbach ist Projektleiter und Lehrbeauftragter an der Universität St. Gallen.
Nudges für kürzere Meetings
Viele von uns beklagen sich über ausufernde, endlose Besprechungen. Wäre es nicht fantastisch, wenn wir durch Nudging (Anm.der Red.:Nudging ist eine Technik der Verhaltensbeeinflussung) die Dauer von Meetings verkürzen könnten? Die gute Nachricht ist dabei, dass es solche Nudges in der Tat gibt und dass viele von ihnen wenig Aufwand erfordern. Bereits das Platzieren einer gut sichtbaren Uhr hilft beispielsweise für mehr Zeitdisziplin. Leider fehlt diese in vielen Besprechungszimmern nach wie vor.
Sanduhr zur Fokussierung
Google hat diesen Nudge etwas modernisiert: In vielen Google Sitzungszimmern projiziert ein zweiter Beamer die verbleibende Meetingzeit in Echtzeit mit einem rückwärtslaufenden Timer. Die Billigvariante dieses Nudges besteht daraus, einfach eine Sanduhr auf dem Besprechungstisch zu platzieren. Das Verrinnen der Zeit wird so für alle sichtbar und regt zu Fokus und Zielorientierung an.
Ohne Stühle konferieren
Die Stühle aus dem Meetingraum zu entfernen (oder einfach nur zur Seite zu räumen) ist ein weiterer einfacher Impuls für kürzere Zusammenkünfte, der gleichzeitig das Engagement der Beteiligten erhöht. Im IT-Projektmanagementmethoden spricht man von den sogenannten „Stand-up“-Besprechungen, die im Rahmen von Methoden wie Scrum oder Agile Einzug in Organisationen halten. Bei Stand-ups stehen die Mitarbeiter jeden Morgen vor einem großen Whiteboard, auf dem die aktuellen Aufgaben für den Tag innerhalb von nur 15-20 Minuten besprochen werden. Bei Immobilienscout24 in Berlin braucht es dafür nicht mal einen Besprechungsraum, dort finden die Besprechungen im Stehen im Flur vor dem Projekt-Board statt.
Auch ein gut gewählter Meetingzeitpunkt kann dazu beitragen, dass die Sitzungszeit weniger überzogen wird. Setzen Sie dafür eine Besprechung direkt vor die Mittagspause an, z. B. mit einem Startzeitpunkt um 11.15 Uhr.
Nicht immer gleich eine Stunde tagen
Einer der stärksten Nudges für eine kürzere Besprechungsdauer ist die Veränderung der Standardzeit von Sitzungen. Ändern Sie den Ausgangswert für die Dauer von Besprechungen in Ihrer Organisation oder auch nur schon in Ihrem Team. In vielen Betrieben ist dieser nämlich mental oder gar in den IT-Systemen als eine Stunde vordefiniert. Ändern Sie dies in eine halbe Stunde.
Ein Ansatz, der dabei bei uns funktioniert hat, ist dieser: Wir nennen ihn die 5+30-Formel. Laden Sie Ihre Kollegen dazu ein, doch bitte fünf Minuten vor Beginn der formellen Sitzung zu einem Kaffee – einer Art Vorabstart – zu erscheinen, so können informell schon wichtige Punkte andiskutiert werden und man muss keinen Kaltstart hinlegen (dazu gibt’s übrigens eine spannende Studie von Mirivel & Tracy, 2005).
Im Gegenzug verpflichten Sie sich dazu, die Besprechung nach bereits 30 Minuten zu beenden. Die „Aufwärmperiode“ von fünf Minuten kann dabei Wunder bewirken: Sie können wichtige Informationen am Flipchart vorab vermitteln, offene Fragen ad-hoc klären und nachfragen, was bereits erledigt wurde. Dieser Ansatz spart auch Zeit, weil weniger Teilnehmer zu spät kommen und man so gemeinsam pünktlich starten kann. No Meet-up without Warm-up, könnte deshalb eine einfache Nudging-Regel auf Englisch heißen.
Autor Martin Eppler
Apropos zu spät kommen: Einige besonders kreative Organisationen versuchen dieses lästige Phänomen zu reduzieren, indem Personen, die zu spät erscheinen, eine kleine (möglichst peinliche) Einlage improvisieren müssen. So haben wir in der Tat schon Topmanager gesehen, die, weil sie zu spät erschienen sind, Liegestützen, Gesangseinlagen oder einen Ballettsprung vorführen mussten – eine Erfahrung, die sich die meisten ersparen möchten und deshalb um Pünktlichkeit bemüht sind. Der beste Nudge ist jedoch die Vorbildfunktion der Führungskräfte und deren Pünktlichkeit.
Jeder ein Kurzstatement
Welche weiteren Impulse gibt es für kürzere Meetings? Einige davon setzen bei Vielrednern an, die durch abschweifende Monologe die Meetingdauer verlängern. Um dies zu reduzieren, empfehlen wir die sogenannte Rapid-Fire-Methode: Bei dieser schnellen „Blitzlicht-Runde“ darf jeder Teilnehmer nur ein Kurzstatement abgeben und z. B. seine Hauptidee oder sein Hauptanliegen zum Thema nennen. Dies hat den angenehmen Nebeneffekt, dass dadurch auch introvertierte Kollegen das Wort ergreifen (müssen).
Rapid-Fire-Runden funktionieren gut bei Besprechungen mit bis zu 12 Teilnehmern. In größeren Runden werden sie womöglich zu langatmig und überfordern bisweilen die Aufmerksamkeitsspanne vieler Teilnehmer. Bei Rapid-Fire-Runden ist es übrigens vorteilhaft, wenn der oder die Vorgesetzte zuletzt zu Wort kommt. Andernfalls besteht das Risiko, dass sich die weiteren Voten an dem vom Chef Gesagten orientieren und andere wichtige Dinge nicht zur Sprache kommen.
20 Folien in 6,20 Minuten
Autor Sebastian Kernbach
Eine weitere Möglichkeit, Vielredner gerade auch in Präsentationssituationen zu bändigen, heißt Pecha Kucha. Mit einer Pecha-Kucha-Präsentation zwingen Sie sich und ihre Besprechungsteilnehmer, ihre Inhalte auf 20 Folien darzustellen, wobei jede jeweils nur für 20 Sekunden sichtbar bleibt. Mit diesen fixen Vorgaben helfen Sie sich und anderen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und dies in strikt vorgegebenen 6 Minuten und 40 Sekunden zu präsentieren. Die Zeiten von endlosen Präsentationen sind damit vorbei. Es ist dabei aber eine Herausforderung für jeden Besprechungsteilnehmer, die Inhalte auf ein fixes Format von 20 Folien zu bringen und den eigenen Vortrag so abzustimmen, dass jede Folie nach 20 Sekunden gewechselt werden kann. Von Vorteil ist, dass Sie dies mit PowerPoint einfach bewerkstelligen können. Sie finden dazu auch eine bereits richtig getaktete Präsentationsvorlage auf http://webdefence.global.blackspider.com/urlwrap/?q=AXicE2VmOM7LwMAtxsBQlFNpZJ6lV1xUppebmJmTnJ9XUpSfo5ecn8tQbuxukWVRkmVgYGJuaMzgnJNYmpKZqBeSn5pSkpuYl-dQnlmer5eSypBRUlJgpa9fXl6ul5uaWlJakFSanAGSYGD4zczAAAApPiJy&Z
Doch auch mit einer derartigen Vorlage braucht Pecha Kucha häufiges Wiederholen und Üben, damit die Präsentation in der vorgegebenen Zeit flüssig gehalten werden kann. Insbesondere der Übergang zwischen den Folien muss vom Timing her stimmen, sonst kann eine Pecha Kucha schnell verwirrend oder übermäßig hektisch wirken.
Pecha Kucha geht übrigens auf das Jahr 2003 zurück. Japanische Architekten haben damals dieses spezielle Präsentationsformat erfunden, um an sogenannten Pecha Kucha Nights ihren Austausch untereinander über Projekte und Innovationen effizient und gleichzeitig unterhaltend zu gestalten. Das komprimierte Präsentationsformat erfreut sich derzeit großer Beliebtheit und wird mittlerweile nicht nur von Architekten, sondern in allen Lebensbereichen angewendet. Über die Webseite pechakucha.org bekommen Sie eine Übersicht über öffentliche Pecha-Kucha-Präsentationsabende weltweit. Im Gegensatz zu betrieblichen Besprechungen heißt es dort: the more the merrier (je mehr Teilnehmer desto besser). Dies kann für Meetings in Organisationen sicherlich nicht gelten, denn je mehr Teilnehmer eine Sitzung hat, desto ineffizienter (und weniger interaktiv) wird sie in der Regel auch. Deshalb schauen wir uns als nächstes Nudges an, um die Anzahl der Sitzungsteilnehmer zu verringern.
Was ist Nudging? ttps://de.ryte.com/wiki/Nudging