Datenchaos in Unternehmen: Im Schnitt mehr als 20.000 Dateien pro Mitarbeiter

Jeder PC-Nutzer in deutschen Firmen besitzt durchschnittlich mehr als 20.000 Dateien in Filesystemen. Dies verursacht massive Schwierigkeiten und Kosten.

Der Berliner IT-Spezialdienstleister Aikux.com GmbH hat rund 400 IT-Projekte aus den Jahren 2017 bis 2019 rund um Unternehmensdaten und Zugriffsrechte ausgewertet und daraus wichtige Erfahrungen zur Datenkultur in deutschen Firmen abgeleitet. Neben den Voumina wurde hierbei auch der Status der gespeicherten Dateien betrachtet.

Wichtigster und zentraler Befund: Jeder PC-Mitarbeiter in deutschen Unternehmen besitzt durchschnittlich mehr als 20.000 Dateien in Filesystemen. Dies verursacht mittlerweile massive Schwierigkeiten – auch finanzieller Natur.

Dabei unterscheidet sich das Ausmaß der Problematik von Branche zu Branche. So legen etwa Hospitäler ihre Daten primär in Krankenhausinformationssystemen ab und weisen mit durchschnittlich 5.000 bis 10.000 Dateien je PC-Mitarbeiter eher weniger Daten auf. Hier ist eher problematisch, dass hochsensible personenbezogene Daten im Umlauf und diese oft unzureichend gegen unbefugten Zugriff gesichert sind.

In anderen Branchen kann diese Kennzahl mit 50.000 bis 100.000 Dateien auch einmal deutlich höher liegen. Betrachtet wurde ausschließlich das Standard-Filesystem auf den unternehmensinternen Servern. Unstrukturierte Daten in weiteren Ablageorten wie SharePoint, Cloud-Speichern und Exchange müssen also noch hinzugerechnet werden.

Doch nicht nur die enorme Anzahl gespeicherter Dateien stellt eine Herausforderung dar. So zeigt die Auswertung von Aikux, dass durchschnittlich nur 15 Prozent der Daten tatsächlich relevant sind. Die restlichen Objekte sind somit entweder Dark Data – das heißt: mit unbekanntem Wert fürs Unternehmen – oder ROT-Data: Also redundant, obsolet oder trivial.

Aus diesem Grund könnten 20 bis 40 Prozent aller Dokumente nach ihrer Erstellung und Weitergabe direkt wieder gelöscht werden. Über drei Viertel sämtlicher Daten sind zudem älter als zwei Jahre und damit höchstwahrscheinlich veraltet. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Datenmenge alle zwei bis drei Jahre verdoppelt.

Das Datenchaos ist nicht nur lästig für die Mitarbeiter, es erzeugt gleichzeitig enorme finanzielle Schäden. Im Durchschnitt verursacht die Intransparenz in den Dateisystemen einen Zeitaufwand von 30 bis 60 Minuten pro Mitarbeiter und Tag. Dieser entsteht nicht nur durch die langwierige Dateisuche, sondern auch durch die überflüssige Neuerstellung von bereits vorliegenden Dateien.

Zusätzliche Zeitverluste ergeben sich durch das Arbeiten auf einer falschen Version. Für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern resultiert hieraus – konservativ bewertet – ein jährlicher kalkulatorischer Verlust von 8 Millionen Euro.

Weitere Zahlen & Fakten zum Datenchaos in deutschen Unternehmen in der folgenden Infografik:

Quelle: Aikux.com

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