Zwar ist das papierlose Büro weiterhin in großer Ferne, aber hiesige Unternehmen und Behörden wollen endlich ihre Dokumenten-Prozesse optimieren.
Die digitale Transformation ist in aller Munde. Das war – nicht nur, aber auch und gerade – auf der CeBIT Mitte März hör- und spürbar: Ob es um das Thema Kollaboration im Unternehmen ging oder um Cloud Computing – stets stand vor allem die Digitalisierung der jeweils betroffenen Geschäftsprozesse im Mittelpunkt.
Einen weiteres Untersegment, für das die Herausforderungen ebenfalls in jene Richtung zielen, hat kürzlich das IT-Analysehaus IDC in einer Studie näher beleuchtet: Die Rede ist vom sogenannten Print- & Dokumenten-Management in Deutschland.
Zwar bleibe das oft beschworene papierlose Büro in deutschen Behörden und Unternehmen weiterhin eine Illusion. Denn bisher konnten die 220 befrageten Organisationen das Papieraufkommen bisher noch nicht entscheidend senken.
Dieses brachliegende Optimierungspotential wollen Firmen und Behörden mit Print- und Dokumenten-Management in den nächsten 24 Monaten heben: Laut IDC-Studie planen fast sechs von zehn Unternehmen, insbesondere ihre dokumentenintensiven Prozesse zu digitalisieren – oder wenigstens zu optimieren (56 Prozent). Bei einer vergleichbaren Befragung vor zwei Jahren lag jener Anteil erst bei 42 Prozent.
Das Potenzial von Print- und Dokumenten-Management wird also grundlegend verstanden, die erforderlichen Maßnahmen konnten aber ganz offensichtlich nicht entsprechend umgesetzt werden: Nur rund ein Drittel der befragten Organisationen nutzt bereits entsprechende IT-Lösungen, weitere 35 Prozent befinden sich immerhin in der Planungsphase.
Die Suche nach Informationen – dies umfasst unstrukturierte Daten in E-Mails oder aus dem Web sowie strukturierte Daten – bereitet den Mitarbeitern das größte Kopfzerbrechen: Dies gaben 42 Prozent der Befragten zu Protokoll. Zudem haben die Unternehmen mit der gesetzeskonformen Archivierung (36 Prozent) und dem Schutz der Dokumente (35 Prozent) zu kämpfen.
Das hat Folgen: Nach Angaben der von IDC befragten IT- und Business-Entscheider sinkt nicht nur die Produktivität (44 Prozent) des gesamten Unternehmens: Zugleich leiden auch die Mitarbeiter- (40 Prozent) sowie die Kundenzufriedenheit (35 Prozent) unter ineffizienten Dokumenten-Workflows.
Weitere Zahlen & Fakten zur Nutzung und den Plänen von Print- und Dokumenten-Management in Deutschland in der folgenden Infografik:
Quelle: IDC
Verwandte Artikel:
Cloud Computing in Deutschland: 3 von 4 Unternehmen nutzen/planen Cloud-Dienste
Digitale Transformation: Zwei von fünf Unternehmen ohne Kollaborationsstrategie
Industrie 4.0 in D: Nur jeder 8. Produktionsverantwortliche sieht Notwendigkeit
Fertigungsunternehmen investieren 267 Milliarden Dollar ins Internet of Things bis 2020
Nachdem die Produktionsprozesse weitgehend in fast allen Industrien automatisiert ablaufen, bereiten die Verwaltungsprozesse in den Unternehmen die meisten Probleme: Sie sind langsam und fehleranfällig, erfordern großen Aufwand im Wissensmanagement (insbesondere Schulung und Wissensdokumentation) und nehmen einen immer höheren relativen Kostenblock ein. Also ist es doch natürlich, dass Dokumentenmanagement nun in Angriff genommen wird. Aber ein DMS macht nur Sinn, wenn die umgebenden Prozesse automatisiert werden, zB mit einem ERP-System. Leider führen jedoch viele Unternehmen zB SAP immer noch als Funktionsbausteine ein und erhalten so eine recht teure Buchhaltung, statt durchgängige automatisierte Workflows in der Verwaltung zu implementieren. Dann warten wir mal ab….