Mehr als die Hälfte der Angestellten empfinden eine Steigerung der eigenen Produktivität durch Digitalisierung – wenn sie richtig ausgeführt wird.
Viel Arbeitszeit wird durch langsame Arbeitsprozesse und langsame Technik verschwendet. Bis zu 20 Arbeitstage verschwendet jeder Mitarbeiter pro Jahr. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie von Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide.
Schuld an dieser Schreckensmeldung für jedes Unternehmen ist umständliche, schlecht nutzbare Software und vermeidbare Doppelarbeit. Die Digitalisierung kann dagegen wirken und die Produktivität und die Arbeitsprozesse verbessern.
Für viele deutsche Unternehmen ist dies aber noch eine große Herausforderung: Sie haben nicht genug IT-Fachleute im Unternehmen, um sich mit neuen komplexen IT-Systemen auseinanderzusetzen. Außerdem haben sie keine Zeit und kein Geld für große Umstellungen und teure Tools.
Wie können Unternehmen trotzdem Zeit sparen? Ein Beispiel ist die Hybridpost: Briefe werden digital verschickt und physisch empfangen. Ein digitaler Briefkasten, der leicht integrierbar ist: Briefe werden vom Unternehmen mit wenigen Klicks verschickt. Ein Dienstleister übernimmt dann alle weiteren Schritte um den Brief physisch zuzustellen. Das spart besonders Zeit.
Damit erfüllt Hybridpost die Anforderungen der „guten“ Digitalisierung. Der Nutzer benötigt kein neues, komplexes Wissen; er wird nicht mit Daten erschlagen, sondern seiner lästigen Aufgaben entledigt.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bestätigt in einer Studie: 56 Prozent der Angestellten empfinden eine Steigerung der eigenen Produktivität durch Digitalisierung – wenn sie richtig ausgeführt wird.
Fünf weitere Tipps zur Zeitoptimierung am Arbeitsplatz in der folgenden Infografik – zum Vergrößern zwei Mal anklicken:
Quelle: Binect
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Das finde ich einen sehr interessanten Ansatz. E-Mails können doch öfter mal untergehen oder übersehen werden. Ein physischer Brief ist etwas handfestes, eine Eigenschaften die dem Verlust besser vorbeugen kann. Die Integration ein solchen Systems in ein modernes Contact bzw. Call Center, wie von der Firma pascom (https://www.pascom.net/de/call-center/), bringt dann noch weitere Vorteile. Briefe und Formulare zu Gesprächen oder Protokolle können dann schnell und einfach zusammengefasst und versendet werden.
Digitalisierung bis zu einem gewissen Maß finde ich nicht verkehrt, nur sollte nicht alles digitalisiert werden. Interne Mails hemmen z.B. die Produktivität, da für jeden kleinen Punkt eine Mail geschrieben wird. Externe Mails sind da schon effektiver und auch sinnvoller, können aber auch schnell mal untergehen. Daher ist der Ansatz der Hybridpost gar nicht so verkehrt, einen guten alten Brief verlegt man oft nicht so schnell. Bei Dienstleistern ist aber die Qualität ab und an ein kritischer Punkt. Ich habe gern hochwertiges Material in der Hand, auch bei Briefen. Das kommt auch bei den Kunden besser an. Es spricht für Qualität, beispielsweise bietet Blanke Briefe (https://www.brief-huellen.de/). Damit es nicht langweilig wird, kann dort auch mit Farben experimentiert werden.