Das Ende der E-Mail: 7 Thesen für eine sinnvollere Kommunikation

Auch in traurigen Zeiten gibt es sie, die guten Nachrichten: Das französische IT-Unternehmen Atos, so berichtet der britische Telegraph, will seine Mitarbeiter auf E-Mail-Entzug setzen. Das ist keineswegs übertrieben – sondern sollte zum Vorbild für uns alle werden: Denn wir kommunizieren nicht zu viel, wie immer wieder behauptet wird, sondern falsch. Ich habe gestern 173 Mails bekommen – sinnvoll waren davon allenfalls 20 Prozent. Und weil es vielen so geht, müssen wir uns Gedanken über den Kommunikationswahnsinn machen, den wir tagtäglich anrichten. Wir müssen die E-Mail an sich in Frage stellen.

Denn…

… E-Mails sind für viele Situationen schlicht ungeeignet. Am schlimmsten sind kurze Absprachen mit einer Gruppe Kollegen. Der eine macht einen Terminvorschlag, der andere teilt mit, dass ihm 20 Minuten später lieber wären – doch dann kann wider der erste nicht. Also von vorn. Im günstigsten Fall sind hinterher nur 36 Mails aufgelaufen, ein Berg, der sich durch die CC-Funktion immer weiter in die Höhe potenziert. Dabei lassen sich solche Termine seit Jahren mit kleinen Tools wie Doodle koordinieren, via Internet, ganz ohne Mailflut.

… E-Mails werden als Chatprogramm missbraucht. Kommst Du mit zum Lunch? Wie hieß noch die Grafik-Kollegin? Hast Du schon dieses Viodeo gesehen? Mein Postfach ist vollgemüllt mit solchem Kram. Dabei hat all das nichts in E-Mails zu suchen. Jede Kommunikationsart hat ihren Kanal. Und kurze Mitteilungen gehören in den Instant Messenger, egal ob der bei Google, Facebook, Yammer oder auf einer firmeninternen Plattform läuft. Doch davor haben viele Menschen panische Angst. Sie glauben, dass damit die Zahl der Kommunikationswege zu groß wird. Doch das ist so blödsinnig wie das Argument, künftig nur noch das Auto zu nehmen, weil man sonst angesichts der vielen Verkehrsmittel den Überblick verliert.

… E-Mails sind Wegwerfkommunikation und das vernichtet Informationen. Wenn ein Kollege eine neue Stelle antritt, hat er meist allerhand Fragen. Zur IT, der Bestellung von Hausausweisen und zu Fachthemen. Solche Fragen tauchen immer wieder auf, werden immer wieder per Mail beantwortet – und später gelöscht. Was für eine unfassbare Ressourcenverschwendung. Ein Wiki oder ein unternehmenseigenes soziales Netzwerk würden dafür sorgen, dass die Informationen jederzeit auffindbar sind, für alle, die irgendwann ähnliche Fragen haben. Aber in vielen IT-Abteilungen hat sich noch nicht einmal herumgesprochen, was genau ein Wiki ist.

… E-Mailprogramme sind technisch veraltet. Selbst das neueste Outlook ist oft nicht in der Lage, gesuchte Mails schnell auf den Schirm zu bringen. Geschweige denn, Unterhaltungen sinnvoll zusammenzufassen und darzustellen. Dadurch versickert massenhaft Wissen in den Untiefen komplizierter Ordnerstrukturen. In einem sozialen Netzwerk könnte jeder Mitarbeiter die für ihn wichtigen Informationen sammeln und auf seiner Profilseite festhalten, dort mit Kollegen diskutieren, die einzelne Beiträge kommentieren würden – all das auf Wunsch auch geheim.

… Emails sind oft verfehlte Push-Kommunikation. Banken, Versicherungen, Automobilhersteller – in vielen Unternehmen verschicken die Kollegen allerhand allgemeine Informationen per Mail. Da sitzen mitunter Geschäftsführer mit Millionengehältern und lassen sich von so weltbewegenden Dingen wie dem Kantinenspeiseplan unterbrechen. All solche Dinge gehören auf ein gepflegtes, internes Unternehmensnetzwerk. Überhaupt sollten wir grundsätzlich jede Mail als potenzielle Belästigung sehen. Wer immer daran denkt, klickt seltener auf “senden”.

… Emails werden für Gruppenzusammenarbeit missbraucht. Jemand schreibt einen Text und schickt ihn via Mail an drei Kollegen. Die schreiben Anmerkungen hinein und schicken es wieder herum. Weil sich aber die Mails überschneiden, sitzen schließlich alle mit unterschiedlichen Versionen da und es geht von vorne los. Auch das passiert immer wieder – Jahre nachdem Google, Microsoft und zahlreiche andere Anbieter die technischen Voraussetzungen geschaffen haben, Dokumente im Netz gemeinsam zu bearbeiten.

… Emails sind oft furchtbar langatmig. Am schlimmste sind die Nachrichten, die nach dem Öffnen nichts als eine niemals endende Bleiwüste mit viel zu langen Absätzen sind. Meine Erfahrung: Mehr als drei Absätze liest niemand. Wieso also die Mühe? Versuchen wir doch lieber, Nachrichten in Twitter-Länge zum Standard zu machen. Was für ein Gewinn an Lebensqualität!

Anderswo ist man in Sachen E-Mail schon weiter. Laut den Marktforschern von Comscore fiel die Nutzung von Mails in den USA 2010 um acht Prozent. Teenager nutzen die Kommunikationsform gar um 59 Prozent weniger. Wir sehen: Das Ende der E-Mail ist in Sicht.

Ich würde auch gern aus dem E-Mail-Wahnsinn aussteigen. Manchmal gelingt mir das schon: Vor meinem letzten Urlaub habe ich in der Abwesenheitsmeldung vermerkt, dass ich in drei Wochen zurück sein werden und sich Interessenten dann bitte noch einmal melden sollen. Nach meiner Rückkehr habe ich die mehr als 2000 Mails markiert und ungelesen gelöscht.

Gemeldet hat sich kaum jemand. Verpasst habe ich dennoch nichts.

Dafür weiß ich jetzt: Es gibt nichts Befreienderes, als nach dem Urlaub mit einem leeren Postfach zu starten.

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Alle Kommentare [13]

  1. Sehr geehrter Herr Matthes,

    das freut mich, dass Ihnen mein Artikel kürzlich im ZEIT-Magazin so gut gefallen hat, dass Sie ihn hier Punkt für Punkt nachreferieren (von Atos bis Comscore, vom Doodle bis Mittagesssen).

    http://www.zeit.de/2011/45/E-Mail

    Über einen kurzen Hinweis, wo Sie Ihre Idee herhaben, hätte ich mich allerdings noch ein wenig mehr gefreut.

    Stets zu Diensten,

    Christoph Koch

  2. @christoph koch: Wie Sie bei genauerem Hinsehen erkennen können, handelt es sich bei den beiden Analysen um völlig unterschiedliche Artikel, die zu einem ähnlichen Ergebnis kommen. Der Anlass für diesen Kommentar war für mich (wie Sie ebenfalls sehen können) ein Text über Atos aus dem Telegraph. Hand aufs Herz: Wollen Sie jetzt jedem, der über E-Mails und Doodle schreibt „nachreferieren“ vorwerfen? In einem Punkt haben Sie Recht, ich habe vergessen, die Quelle für die Comscore-Zahlen anzugeben, was ich hiermit korrigiert habe.

  3. @Dieter: Ich habe Ihren Kommentar gelöscht, weil Sie sich als jemand ausgeben, der Sie nicht sind. Aber Sie haben trotzdem Recht: Wir gehören zum gleichen Haus wie die Zeit.

  4. Leute, das passiert doch mal, das zwei Journalisten, die sich mit diesen Themen beschäftigen, eine ähnliche Idee haben. Aber Sebastian Matthes hat eine wichtige Kommunikationstechnologie vergessen, die es heute schon möglich macht, den anderen dreidimensional und in HD zu sehen – das persönliche Gespräch. Ich bevorzuge das immer noch im Büro vor allen anderen elektronischen Kommunikationsformen.

  5. Hallo Herr Matthes,
    Ihr Artikel fasziniert mich wirklich sehr. Gleichzeitig finde ich die Tatsache erschreckend, dass heutzutage alles so kurzlebig ist. Hat man sich gerade an Emails gewöhnt, so werden sie alsgleich von social networks verdrängt. Ich wette auch das Benutzen der SMS wird weniger, seit es Smartphones gibt. Registriert man sich bei Facebook, ist da aufeinmal Google + …. ich verstehe schon, warum vielen Menschen das einfach zu viel ist. Daher finde ich ihren Vergleich mit der Übersichtlichkeit der Transportmittel eher holprig. Bei einer simplen Verabredung zum Lunch sollte man doch nicht darauf angewiesen sein, Handy, Facebook, Email und Doodle zu checken – da wäre eine REALE Konversation am ehesten angebracht!
    LG Ciara

  6. Ich stimme zu: Google Docs, Skype und ein gutes Intranet könnten viele Mails überflüssig machen – aber viele Firmen verbieten deren Nutzung bzw. haben kein gutes Intranet. Und dann wird eben auf das zurückgegriffen, was da ist: Die E-Mail. Voraussetzung für deren Abschaffung ist also ein konsequentes Setzen auf neue Techniken.

    Nebenbei: Mir ist eine E-Mail immer noch lieber als ein Telefonanruf, der sofort meine Aufmerksamkeit braucht.

  7. Eine Lanze für die E-Mail

    Auch ich bekomme oft Hunderte von Mails pro Tag, komme aber zu gänzlich anderen Schlussfolgerungen. Bei allem Lob für die Alternativen zur E-Mail dürfen wir nämlich eines nicht vergessen: Sie erzeugen zusätzliche Komplexität. Und zwar nicht durch die Kanäle, sondern die oft völlig untauglichen Tools, die inkonsistente Bedienung und – was mich persönlich am meisten stört – die fehlende Suchfunktion über alle Kanäle hinweg.
    Ich werde deshalb noch sehr lange bei der Email bleiben, denn sie funktioniert auf allen meinen Geräten (und das sind wirklich viele) völlig anstandslos. Was allerdings nötig ist, sind halbwegs intelligent gebaute Mailsysteme, die völlig klaglos mit Hunderten von Gigabytes umgehen können (ja, sie lesen richtig. E-Mail ist bei uns im Haus das universelle Transportmittel, Kollaborationstool, Speicher, Gedächnisstütze, Notizbuch, Fotoarchiv, Powerpoint-Grab). Das heißt für das System: Suchen, Ordnen, selbsttätig archivieren, u.s.w. in maximaler Performance durch intelligente Ablage.

    Die technischen Standards hierfür sind seit vielen Jahren etabliert, wenn auch noch nicht beim Marktführer angekommen. Deshalb müssen wir im Haus zwar auf Exchange verzichten, erfreuen uns aber im Gegenzug extrem schneller Reaktion und völlig unlimitierter Mailboxgrößen. Und ich als Anwender muss nur genau ein Tool beherrschen, von dem ich zudem sicher bin, dass auch wirklich ALLE meine Kommunikationsgegenstellen es beherrschen. Der Rest kann mir dann ruhig gestohlen bleiben, auch wenn ich damit unmodern klingen mag.
    LG Peer

  8. @ Peter: In vielen Punkten würde ich Ihnen zustimmen. Das Problem nur ist, dass die meisten Mailsysteme all das, was Sie ansprechen, nicht hinbekommen, insbesondere der Marktführer Microsoft nicht. In Ansätzen schafft das Googlemail. Aber nur in Ansätzen. Ich bin so pessimistisch, weil die Technik, wie Sie ja auch schreiben, längst existiert. Nur leider wird sie eben nicht in der Masse implementiert. Und deshalb bin ich in Sachen E-Mail eher pessimistisch.

  9. Sehr geehrter Herr Matthes,

    ist Skype schlecht, wenn ich zu viele Anrufe oder Chat-Messages bekomme? Sicher nicht. Entsprechend verhält es sich mit E-Mail. Nicht der Kanal ist schuld sondern die Nutzer. Meist sind es nicht nur die Sender sondern auch die Empfänger, denn Unrat kann man weitgehend stoppen. Dies gilt für Twitter und Facebook ebenso wie für linkedin und E-Mail. Wer kommunizieren will, wählt am liebsten den Kanal, den jeder kann. Selbst Kanäle wie Facebook sind limitiert, solange sie nicht auch Google+ Nutzer erreichen. Den Chinesen interessieren beide nicht, er wählt RenRen. Da lobe ich mir E-Mail. Mit über 2 Milliarden Konten ist E-Mail unangefochten die Nummer 1 weltweit für asynchrone Kommunikation. Jeder kann jeden erreichen, denn E-Mail ist günstig, einfach und weltweit akzeptiert. Deshalb wächst E-Mail heute und auch in Zukunft rasant. Jeder E-Mail-Nutzer tut gut daran, seinen E-Mail Account zu managen wie jeden anderen Kommunikationskanal auch, denn er wird ihn noch sehr, sehr lange schätzen.

    Viele Grüsse,

    Kurt Kammerer

  10. Ich muss Ihrem Artikel leider widersprechen. Sie vermischen viele ‚Fakten‘ und folgern daraus Thesen, die leider so nicht richtig sind.

    Wenn in den USA immer weniger Jugendliche Email nutzen, dann heißt das nicht etwa, dass Email an sich ein Auslaufmodel ist. Es bedeutet lediglich, dass in der privaten Kommunikation andere Plattformen bevorzugt werden. Sobald es ins Arbeitsleben oder ins Studium geht sieht das Thema schon ganz anders aus.

    Ein weiterer interessanter Punkt den ich gerne als Denkanstoß geben möchte ist, dass alle Plattformen oder Kommunikationsformen, die versuchen Email zu ersetzen, eine Emailadresse zur Anmeldung voraussetzen. Email ist eben nicht nur ein Kommunikationsmittel sondern auch eine Identifikation.

    Das Email nicht das non plus ultra der Kommunikationstechnik darstellt ist offensichtlich. Das Problem liegt aber zum größten Teil an einer falschen Benutzung und solange keine umfassenden Nachfolgetechnologien zu sehen sind wird es wohl auch nichts mit Ihrer These.

  11. @ Johannes Stühler: Es gibt diese Nachfolgetechnologien doch längst, nur eben viel zu selten im professionellen Umfeld. Und Ihr Argument, dass Mails von Jugendlichen weniger genutzt würden, dann aber in Studium und Beruf mehr, stützt meine These nur: Denn die alternativen Kommunikationswege gibt es oft nur für private Anwender. Interne soziale Netzwerke nutzen die wenigsten Unternehmen, ebenso Instant Messenger. Aber hier passiert, was wir schon in anderen Bereichen gesehen haben: Die Technologie setzt sich erst bei Privatanwendern durch und kommt dann später auch im professionellen Umfeld.