Checkliste f\u00fcr eine gute Verhandlungsvorbereitung<\/strong><\/p>\nCheckliste f\u00fcr die Vertragsvorbereitung
\nDie nachfolgende Checkliste soll Ihnen helfen, sich auf die n\u00e4chste Verhandlung gezielt vorzubereiten. Investieren Sie Zeit in die Beantwortung aller<\/p>\n
Fragen und schreiben Sie sich wichtige Punkte auf einen Zettel, den Sie dann
\nin die Verhandlung mitnehmen. Zu viel wird im Eifer des Gefechtes in einer
\nVerhandlung vergessen, wenn es nicht niedergeschrieben ist.<\/p>\n
\u0088 Was sind Ihre Ober- und Untergrenzen?<\/p>\n
\u0088 Wenn Sie den gew\u00fcnschten Preis nicht durchsetzen k\u00f6nnen, was sind
\nalternative Vertragsbestandteile, die Sie verhandeln k\u00f6nnen?<\/p>\n
\u0088 Welche alternativen Vertragspakete k\u00f6nnen Sie Ihrem Verhandlungspartner anbieten?<\/p>\n
\u0088 Was m\u00f6chten Sie unbedingt im Vertrag neben dem Preis der Ware bzw.
\nder Dienstleistung geregelt haben (z. B. \u00dcbernahme der Transportkosten,
\nArt der Verpackung, Skonto, kostenlose Hotline, Rabatt f\u00fcr Anschlussvertr\u00e4ge etc.)<\/p>\n
\u0088 Wo verhandeln Sie?<\/p>\n
\u0088 Welcher Zeitrahmen ist f\u00fcr die Verhandlung gesetzt und ist dieser ausreichend? K\u00f6nnen eventuell jetzt schon Folgetermine geblockt werden, falls
\ndie Zeit nicht ausreicht?<\/p>\n
\u0088 Wer kommt mit Ihnen zur Verhandlung?<\/p>\n
\u0088 Was ist die Motivation Ihres Teammitgliedes?<\/p>\n
\u0088 Was f\u00fcr ein Pers\u00f6nlichkeitstyp sind Sie und welcher Pers\u00f6nlichkeitstyp
\nsteckt in Ihren Teammitgliedern?<\/p>\n
\u0088 Welcher Pers\u00f6nlichkeitstyp ist Ihr Verhandlungspartner?<\/p>\n
\u0088 Was k\u00f6nnte die Motivation des Verhandlungspartners sein? Gibt es vielleicht eigene Motive, die der Verhandlungspartner hat und die von den
\nMotiven seines Unternehmens abweichen?<\/p>\n
\u0088 Was wissen Sie \u00fcber den beruflichen Werdegang Ihres Verhandlungspartners? K\u00f6nnen Sie weitere pers\u00f6nliche Details \u00fcber ihn herausfinden?<\/p>\n
\u0088 Mit welchen Einw\u00e4nden Ihres Verhandlungspartners werden Sie rechnen
\nm\u00fcssen? Was werden Sie darauf entgegnen?<\/p>\n
\u0088 Gibt es Sprachbarrieren? Brauchen Sie einen Dolmetscher?<\/p>\n
\u0088 Sind alle fachlichen Aspekte der Verhandlung (z. B. technisch, juristisch,
\nbetriebswirtschaftlich) durch die teilnehmenden Verhandler abgedeckt
\noder braucht man noch weitere Personen?<\/p>\n
Auch wenn jede Verhandlung individuell vorbereitet werden muss, so gibt es doch
\ngewisse Aspekte, die stets beachtet werden m\u00fcssen. Weitere Erl\u00e4uterungen zu
\ndieser Checkliste sind mit diesem QR-Code abrufbar:<\/p>\n
<\/p>\n
Erl\u00e4uterungen zur Checkliste f\u00fcr eine gute Verhandlungsvorbereitung<\/strong><\/p>\nDie Verantwortlichkeiten festlegen<\/strong><\/p>\n\u201eWer macht denn den ersten Entwurf?\u201c Diese Frage taucht so sicher wie das Amen
\nin der Kirche auf. Nur in wenigen Konstellationen ist diese Frage unangebracht:
\nN\u00e4mlich immer dann, wenn Usancen ganz klar festgelegt sind. Die Bank wird immer
\nden Kreditvertrag entwerfen, nicht der Kreditnehmer. Der Vermieter einer Privatwohnung pr\u00e4sentiert dem Mieter den Entwurf des Mietvertrags und der Verk\u00e4ufer
\neines Autos dem potenziellen K\u00e4ufer den Kaufvertragsentwurf.<\/p>\n
Ansonsten sind die Zust\u00e4ndigkeiten f\u00fcr den ersten Vertragsentwurf aber nicht in
\nStein gemei\u00dfelt und h\u00e4ngen einerseits von der Verhandlungsmacht der jeweiligen
\nVertragspartner ab, andererseits aber auch von der Kompetenz und Erfahrung. Wer
\nschon mehrere Vertr\u00e4ge einer Art verhandelt hat, wird Vorst\u00fccke haben, die nun
\nverwendet werden k\u00f6nnen. Wer juristisch vorgebildete Mitarbeiter besch\u00e4ftigt, wird
\ndiese mit einem ersten Vertragsentwurf beauftragen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Nat\u00fcrlich widerstrebt es uns, Mehrkosten auszul\u00f6sen und Ressourcen zu binden,
\nwenn die Arbeit doch auch von der anderen Seite \u00fcbernommen werden kann. Aber
\nuntersch\u00e4tzen Sie nicht den Aufwand, den Sie betreiben m\u00fcssen, wenn Sie in einem
\nf\u00fcr Sie fremden Dokument alle Punkte heraussuchen (und bei Fehlen hineinkommentieren) m\u00fcssen, die f\u00fcr Sie wichtig sind. Dann doch lieber gleich das Zepter in die Hand nehmen und einen Entwurf pr\u00e4sentieren. Nicht selten erhalten Sie dankbaren Zuspruch von Ihrem Verhandlungspartner. Untersch\u00e4tzen Sie niemals dessen Bequemlichkeit!<\/p>\n
<\/p>\n
Eine klare Kommunikationsstrategie entwickeln<\/strong><\/p>\nNoch einmal zur\u00fcck zum englischsprachigen Hundertseiter, der meinen Mandanten
\nfast aus der Bahn geworfen hat: Diesen und \u00e4hnlichen \u00c4rger kann man vermeiden,
\nwenn man klar und deutlich schon im Vorfeld der Verhandlungen kommuniziert, wie
\nder zuk\u00fcnftige Vertrag aussehen soll: Lang oder kurz? Deutsch oder Englisch oder
\ngar zweisprachig? Auch der Inhalt sollte zumindest grob schon einmal vorbesprochen sein, damit am Ende allzu b\u00f6se \u00dcberraschungen ausbleiben.<\/p>\n
Die Erwartungshaltung an die Zeitschiene wird ebenfalls nicht immer klar kommuniziert. Da verhandelt man manchmal wochenlang mit der Gegenseite mehr oder
\nweniger intensiv, und pl\u00f6tzlich hei\u00dft es dann nur noch: \u201eWir m\u00fcssen jetzt allm\u00e4hlich
\nzum Ende kommen. Sp\u00e4testens bis n\u00e4chste Woche muss der Vertrag unterschrieben
\nsein.\u201c<\/p>\n
Auf die allgegenw\u00e4rtige Frage nach dem \u201eWarum\u201c liefert Ihnen der Verhandlungspartner vielleicht auch eine plausible Antwort, zum Beispiel, weil er bis dahin einen
\nneuen Auftrag hat und Ihre Maschine, die Sie ihm verkaufen wollen, dringend ben\u00f6tigt wird. Oder weil er nur bis dahin von seiner Bank die Finanzierungszusage f\u00fcr die
\nmit ihnen geplante Transaktion hat.<\/p>\n
Was auch immer der Grund sein mag, er ist sicherlich nachvollziehbar, aber die
\nKommunikation ist auch hier wieder mehr schlecht als recht gelaufen. Was spricht
\ndenn dagegen, schon im Vorfeld einen stringenten Zeitplan aufzustellen und diesen
\ngemeinsam zu vereinbaren? Das muss jetzt kein vertieftes Projektmanagement sein.
\nAber an einem Zeitplan, an dem sich alle orientieren k\u00f6nnen (und der dann auch f\u00fcr
\nalle realistisch und verbindlich sein muss), ist doch nichts auszusetzen. Dann kann
\njede der beiden Verhandlungsparteien ihre Zeit und ihre Ressourcen klar und deutlich planen. Alles andere wirkt dann eher wie ein Angriff aus dem Hinterhalt.<\/p>\n
<\/p>\n
Erwartungsmanagement betreiben<\/strong><\/p>\nDas Erwartungsmanagement muss aktiv bei Vertragsverhandlungen betrieben und
\nkommuniziert werden. Es beginnt schon damit, dass man zu Beginn einer jeden
\nVerhandlung \u2013 idealerweise aber auch schon einige Tage vorher \u2013 die Agenda der
\nVerhandlung mitteilt, sodass jeder Verhandlungsteilnehmer wei\u00df, was genau
\nverhandelt werden soll:<\/p>\n
f Geht es um konkrete Detailfragen (rechtlicher, betriebswirtschaftlicher oder technischer Art) oder<\/p>\n
f sollen erst einmal nur (zumeist betriebswirtschaftliche) Eckdaten verhandelt
\nwerden? Entsprechend ist dann die Runde der Verhandler zu besetzen.<\/p>\n
f Braucht es einen Techniker?<\/p>\n
f M\u00fcssen die Juristen anwesend sein?<\/p>\n
Nur nach Kl\u00e4rung dieses Rahmens kann sichergestellt werden, dass auch wirklich
\ndie richtigen Personen am Tisch sitzen und verhandeln.
\nZu diesem Erwartungsmanagement geh\u00f6rt neben den vorgenannten Punkten auch
\ndie schon weiter oben aufgef\u00fchrte Tatsache, dass man klar kommuniziert, ob dieser
\nVertrag nun hier und jetzt final verhandelt werden kann oder ob man noch weitere
\nGremien braucht, die in dieser Sache mitentscheiden m\u00fcssen.<\/p>\n
BEISPIEL. F\u00fcr mich pers\u00f6nlich unvergesslich der geplante Kauf eines Grundst\u00fccks in der nieders\u00e4chsischen Provinz durch meinen Mandanten.
\nMein Mandant und der potenzielle Verk\u00e4ufer waren sich schon seit Wochen
\neinig. Dummerweise hatte die Gemeinde, auf deren Gebiet sich das fragliche
\nGrundst\u00fcck befand, ein Vorkaufsrecht. Und auf dieses Vorkaufsrecht musste
\ndie Gemeinde verzichten. Bei der Gemeinde f\u00fcr solche Verzichte zust\u00e4ndig
\nwar der Gemeinderat \u2013 und der tagte nur alle drei Monate. Und weil er nur
\nalle drei Monate tagte, war die Agenda der dort tagenden Personen immer
\nmehr als gut gef\u00fcllt.<\/p>\n
Vielleicht lag es daran, dass die Gemeinderatsmitglieder ihre T\u00e4tigkeit eher
\nhobbym\u00e4\u00dfig aus\u00fcbten und deshalb nicht mehr als zwei bis drei Stunden am
\nSt\u00fcck in der Lage waren, sich mit Themen zu besch\u00e4ftigen: Auf jeden Fall war
\nes nicht m\u00f6glich, das Thema der Zustimmung in der n\u00e4chsten, sondern erst
\nin der \u00fcbern\u00e4chsten Sitzung zu besprechen. Aber erst nach der Sommerpause (Erholung muss sein!). Was bedeutete, dass unser Verkauf sich um
\nweitere acht Monate verz\u00f6gerte.<\/p>\n
Unser Verk\u00e4ufer, ein nieders\u00e4chsischer Gro\u00dfbauer, kannte die \u00f6rtlichen
\nGepflogen ganz genau. Mein Mandant aus der hessischen Gro\u00dfstadt hingegen
\nwar hier wie vor den Kopf gesto\u00dfen. Es w\u00e4re also sinnvoll gewesen, h\u00e4tte der
\nVerk\u00e4ufer schon im Vorhinein ganz klar die Usancen und damit die Zeitschiene der nieders\u00e4chsischen Provinz offengelegt. Ich bin mir sicher, die
\nvielen Fl\u00fcche, die mein Mandant ausgesto\u00dfen hat, h\u00e4tten vermieden werden
\nk\u00f6nnen.<\/p>\n
<\/p>\n
Fristen setzen<\/strong><\/p>\nKommunikation muss verl\u00e4sslich ablaufen. Wer verspricht, dass er sich bis zum Tag
\nX meldet, muss dies auch einhalten. Und wenn bis zu diesem Tag X noch keine R\u00fcck\u00e4u\u00dferung im Rahmen der Verhandlung m\u00f6glich ist, muss auch dies rechtzeitig und
\nidealerweise vor Ablauf der Frist kommuniziert werden. Das gebietet einerseits der
\nRespekt vor dem anderen, zum anderen ist dies aber auch unerl\u00e4sslich f\u00fcr ein
\nprofessionelles Zeit- und Projektmanagement.<\/p>\n
Nat\u00fcrlich kann man Fristen bis zum Ende ausreizen, daf\u00fcr sind sie eigentlich auch
\nda. Aber \u00fcberlegen Sie es sich, ob das immer eine gute Idee ist. Wer schon am
\nzweiten Tag der gesetzten Frist wei\u00df, dass die Antwort auf die vom Verhandlungspartner gestellte Frage \u201eNein\u201c lautet, kann dies auch sofort mitteilen, es sei denn, er hat noch berechtigte Hoffnungen, innerhalb der Frist das \u201eNein\u201c zu einem \u201eJa\u201c zu wenden. Wie w\u00fcrden Sie reagieren, wenn Sie erfahren w\u00fcrden, dass der Verhandlungspartner seit zwei Wochen ein \u201eNein\u201c in der Tasche hat, dieses aber erst auf den letzten Dr\u00fccker kommuniziert und damit Ihnen wertvolle Zeit nimmt, die Sie f\u00fcr
\nAlternativen ben\u00f6tigt h\u00e4tten?<\/p>\n
Rechtlich ist das alles nicht zu beanstanden, wirklich fair gespielt sieht anders aus.
\nUnd seien wir ehrlich: Manchmal ist das Ausreizen einer Frist bei negativer Botschaft
\nan die Gegenseite nur Ausdruck eines \u201eSich-Dr\u00fcckens\u201c vor dem Gespr\u00e4ch und den
\nsich daraus ergebenden Konsequenzen. Bringen Sie es daher lieber hinter sich.
\nZeitrahmen abstecken<\/p>\n
Manche Menschen haben ein geniales Zeitmanagement, andere k\u00e4mpfen sich von
\nTag zu Tag und hetzen Terminen und Fristen hinterher.<\/p>\n
Wir haben schon kurz die Tatsache gestreift, dass Teil einer jeden guten Vorbereitung das Abstecken des Zeitrahmens f\u00fcr die Verhandlung ist. Kl\u00e4ren Sie in einem
\nersten Schritt die zeitlichen Leitplanken ab: Bis wann brauchen Sie und Ihr Verhandlungspartner eine Einigung und einen Vertrag? Wann gibt es einen ersten Vertragsentwurf und wann wird \u00fcber diesen verhandelt? Wird es nur eine Verhandlungsrunde geben oder sind mehrere Folgetermine blockiert, auf die man dann ausweichen kann, wenn die Verhandlungen am ersten Termin nicht beendet werden
\nk\u00f6nnen?<\/p>\n
Das Abstecken des Zeitrahmens ist Projekt- und Erwartungsmanagement. Wenn
\nmein Verhandlungspartner mehr als einen Termin ansetzt, dann wird die Verhandlung aller Wahrscheinlichkeit nach schwieriger als bei einem nur zweist\u00fcndigen
\nTermin. Oder er ist schlichtweg unrealistisch, was die Einsch\u00e4tzung des Verhandlungsbedarfes angeht. Kl\u00e4ren Sie im Vorfeld den Zeitrahmen ab, setzen Sie Zeitblocker f\u00fcr Folgetermine und planen Sie, wenn m\u00f6glich, keine Anschlusstermine an
\nVerhandlungen, sodass Sie notfalls auch die Verhandlungszeit \u00fcberziehen und nicht
\nzum n\u00e4chsten Termin hetzen m\u00fcssen.<\/p>\n
Urlaubs- und sonstige Abwesenheitszeiten sollten vom Vertragspartner abgefragt
\nund mitgeteilt werden. Es gibt kaum schlimmere Verhandlungen als diejenigen, in
\ndenen der Ansprechpartner w\u00e4hrend des Verhandlungszeitraumes planm\u00e4\u00dfig
\nausgewechselt wird. Gegen Krankheit ist keiner gefeit, aber planm\u00e4\u00dfige Ausf\u00e4lle
\nsollten beide Seiten kommunizieren.<\/p>\n
Meine besten Verhandlungsergebnisse habe ich erzielt, wenn mein Gegen\u00fcber zeitlich unter Druck geraten ist. Sei es der Flug, der unbedingt noch erreicht werden
\nmuss, sei es die n\u00e4chste Telefonkonferenz \u2013 Zeitdruck verursacht bei den meisten
\nMenschen Stress. Und das kann man sich nat\u00fcrlich zunutze machen. Auf der anderen
\nSeite sollten Sie darauf achten, nicht selbst Opfer der Zeit zu werden. Planen Sie
\nIhre Verhandlung auch in zeitlicher Hinsicht sorgsam. Wenn Sie in einem Vertrag 20
\nPunkte verhandeln wollen, sollte bei z. B. einem Zeitfenster von zwei Stunden nicht
\n90 Minuten \u00fcber die ersten zwei Punkte verhandelt werden und die restlichen 18
\nPunkte dann im Schweinsgalopp in 30 Minuten besprochen werden.<\/p>\n
Kommunizieren Sie klar die Zeitschiene und ermahnen Sie Ihr Gegen\u00fcber, dass
\nkeine Zeit bleibt, sich in einzelne Punkte zu verbei\u00dfen oder \u2013 alternativ \u2013 kommunizieren Sie, dass es eines weiteren Verhandlungstermins bedarf. Zeitdruck ist ein schlechter Ratgeber. Lassen Sie sich nicht von Ihrem Verhandlungspartner vor sich
\nhertreiben.<\/p>\n
REFLEXION. Ist Ihnen in einer Verhandlung schon einmal die Zeit davongelaufen? Falls ja: Woran hat es gelegen? Sind Sie mit falschen Erwartungen an
\nden Zeitrahmen in die Gespr\u00e4che gegangen oder wurde von der anderen
\nSeite ein falscher zu verhandelnder Umfang genannt? Haben Sie den
\nZeitrahmen abgefragt?<\/p>\n
Mit der folgenden \u00dcbung k\u00f6nnen Sie sich am Beispiel \u201eAutokauf\u201c auf eine Kaufverhandlung vorbereiten:<\/p>\n
\u00dcBUNG. \u201eSorgf\u00e4ltige Vorbereitung\u201c<\/strong><\/p>\nNennen Sie die Aspekte einer guten und sorgf\u00e4ltigen Vorbereitung, die im
\nnachfolgenden Fall beachtet werden sollten:
\nSie haben sich entschieden, ein hochwertiges neues Auto zu kaufen. Mit dem
\nAutohaus Ihres Vertrauens haben Sie bereits kurz Kontakt per E-Mail gehabt
\nund wissen, dass Herr Frohsinn der Ihnen zugeordnete Ansprechpartner ist.
\nWenn Sie das Autohaus betreten, sollen Sie nur kurz am Empfang nach
\nseinem Namen fragen, er wird dann auf Sie zukommen und Ihnen dann Ihr
\nWunschauto n\u00e4herbringen \u2013 so der Inhalt der gestern zugegangenen E-Mail.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
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