{"id":679825,"date":"2022-06-21T17:00:22","date_gmt":"2022-06-21T15:00:22","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.wiwo.de\/management\/?p=679825"},"modified":"2022-06-21T20:02:12","modified_gmt":"2022-06-21T18:02:12","slug":"ein-kummerkasten-auf-dem-gang-der-personalabteilung-reicht-nicht-wie-unternehmen-am-pragmatischsten-ihre-pflicht-whistleblower-hotlines-zu-installieren-in-griff-bekommen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.wiwo.de\/management\/2022\/06\/21\/ein-kummerkasten-auf-dem-gang-der-personalabteilung-reicht-nicht-wie-unternehmen-am-pragmatischsten-ihre-pflicht-whistleblower-hotlines-zu-installieren-in-griff-bekommen\/","title":{"rendered":"\u201eEin Kummerkasten auf dem Gang der Personalabteilung reicht nicht\u201c. Wie Unternehmen am pragmatischsten ihre Pflicht, Whistleblower-Hotlines zu installieren, in Griff bekommen"},"content":{"rendered":"

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\u201eEin Kummerkasten auf dem Gang der Personalabteilung reicht nicht\u201c<\/b><\/p>\n

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Sollten Unternehmen Whistleblowern Belohnungen versprechen? Sollten sie eigene Systeme bauen lassen oder gen\u00fcgen die von Dienstleistern?\u00a0Johannes Weichbrodt und\u00a0 Hagen K\u00f6ckeritz von der Kanzlei Mayer Brown geben konkrete Tipps, wie Unternehmen, die jetzt Whistleblower-Hotlines installieren m\u00fcssen, am pragmatischsten vorgehen k\u00f6nnen. Ein Gastbeitrag.<\/strong><\/p>\n

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Hagen K\u00f6ckeritz (Foto: Mayer Brown PR)<\/p><\/div>\n

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Ich m\u00f6chte kein kompliziertes Hinweisgebermeldesystem einrichten<\/b>. Kann ich nicht einfach einen Kummerkasten aufstellen, zum Beispiel im Flur der Personalabteilung aufstellen?<\/b><\/p>\n

Einen Kummerkasten aufzustellen, reicht nicht, weil man auch telefonische Meldungen erm\u00f6glichen muss. \u00a0Au\u00dferdem ist es bei einem Briefkasten schwierig, die Meldungen richtig zu dokumentieren und freien Zugang, regelm\u00e4\u00dfige Leerung sowie vor allem die Vertraulichkeit zu gew\u00e4hrleisten. Au\u00dferdem sollte man die Hemmschwellen zur Meldung niedrig halten. Ein Kummerkasten auf dem Flur der Personalabteilung ist\u00a0 keine gute Idee.<\/p>\n

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Muss man Buttons auf der Homepage f\u00fcr externe Whistleblower setzen?\u00a0<\/b><\/b><\/p>\n

Grunds\u00e4tzlich muss man nur Mitarbeitern und Leiharbeitern Meldungen erm\u00f6glichen. Es ist aber sehr sinnvoll, Meldekan\u00e4le auch externen Whistleblowern zu \u00f6ffnen. Nur so kann man vermeiden, dass sich diese Hinweisgeber direkt an die Beh\u00f6rden wenden. In der Regel bieten Whistleblower-System-Provider an, Meldekan\u00e4le auf der Homepage zu integrieren.<\/p>\n

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Johannes Weichbrodt (Foto: Mayer Brown PR)<\/p><\/div>\n

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Wieviel kosten die Dienste externer Anbieter?<\/b><\/b><\/p>\n

Bei den etablierten Anbietern wie BKMS und Convercent sind die Preise abh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe und dem Footprint des Unternehmens und Komplexit\u00e4t des Systems. Die Preise liegen meist zwischen ca. 2.000 und 15.000 Euro im Jahr. Bei kleineren Anbietern gibt es Whistleblower-Systeme schon ab 50 Euro im Monat.<\/p>\n

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Was ist die technische Minimall\u00f6sung, die am wenigsten kostet?<\/b><\/b><\/p>\n

Grunds\u00e4tzlich reicht es, einen verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen, der per Telefon, pers\u00f6nlich und schriftlich erreichbar ist. Der Mitarbeiter muss aber unabh\u00e4ngig sein und darf keinem Interessenkonflikt unterliegen.<\/p>\n

Au\u00dferdem ist das Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes unbedingt zu beachten. So d\u00fcrfen beispielsweise Personen aus der IT-Abteilung keinen Zugriff auf den entsprechenden E-Mail-Account haben. Auch bei kleineren Unternehmen kann es sich der Einfachheit halber anbieten, mit g\u00fcnstigen Einsteiger-Versionen der verschiedenen Drittanbieter zu arbeiten, statt selbst ein WB-System aufzubauen. Alternativ k\u00f6nnen sich Unternehmen auch zusammentun, um ein solches System einzurichten.<\/p>\n

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Sollten Unternehmen Hinweisgeber belohnen? Wie k\u00f6nnten Belohnungen f\u00fcr sie\u00a0 aussehen? Die Kanzlei Noerr riet schon dazu und in den USA bekommen Whistleblower hohe anteilige Belohnungen, wenn der Staat mit deren Hilfe Geld erlangt.<\/b><\/b><\/p>\n

Da gibt es verschiedene Ansichten. Ganz \u00fcberwiegend denken die meisten \u00b4Schutz ja, Belohnung eher nein\u00b4. Denn Anreize erh\u00f6hen immer das Risiko missbr\u00e4uchlicher Meldungen. Sie k\u00f6nnen dazu verleiten, haltlose Verd\u00e4chtigungen \u00b4ins Blaue hinein\u00b4 zu melden.<\/p>\n

Allerdings haben Hinweisgeber k\u00fcnftig die Wahl, ob sie interne oder externe Meldekan\u00e4le nutzen. Belohnungen f\u00fcr die Nutzung interner Meldekan\u00e4le k\u00f6nnen dabei helfen, dass die Unternehmen m\u00f6gliche Verst\u00f6\u00dfe in erster Linie intern aufarbeiten\u00a0 k\u00f6nnen. Unternehmen k\u00f6nnen dann fr\u00fch selbst aktiv werden, Ermittlungen anstellen und Gegenma\u00dfnahmen ergreifen.<\/p>\n

Das Management sollte allerdings gut abw\u00e4gen, welche Nachteile Meldepr\u00e4mien auf das Miteinander in der Belegschaft haben k\u00f6nnen. Wenn sie Belohnungen anbieten,\u00a0 sollten diese sich im kleineren Rahmen halten, nur f\u00fcr\u00a0 wesentliche Regelverst\u00f6\u00dfe gelten und erst \u00b4verdient\u00b4 sein, wenn die Meldung auch zum Nachweis eines Regelversto\u00dfes f\u00fchrt.<\/p>\n

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Welche Strafe droht und ab wann, wenn man kein Whistleblower-System hat, obwohl man dazu verpflichtet ist?<\/b><\/b><\/p>\n

Bu\u00dfgelder drohen schon dann, wenn man trotz Verpflichtung – also f\u00fcr Arbeitgeber mit mindestens 50 Besch\u00e4ftigten – keine interne Meldestelle einrichtet. Dasselbe gilt, wenn man wissentlich falsche Informationen offenlegt, Meldungen oder entsprechende Kommunikation behindert, Repressalien ergreift, oder die Vertraulichkeit nicht wahrt.<\/p>\n

Schon der Versuch, Meldungen zu behindern oder Repressalien zu ergreifen, kann ein Bu\u00dfgeld f\u00fcr Unternehmen ausl\u00f6sen. Die Bu\u00dfgelder k\u00f6nnen bis zu 100.000 Euro betragen.<\/p>\n

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Wie kann ich den Betriebsrat am besten einbeziehen? Was hat sich in anderen L\u00e4ndern bew\u00e4hrt, wo die Richtlinie bereits gilt? Was sollte man lassen?<\/b><\/b><\/p>\n

Wichtig ist, den Betriebsrat m\u00f6glichst fr\u00fch und umfassend einzubinden. Im Regelfall bestehen zwingende Mitbestimmungsrechte, also die Einf\u00fchrung des Meldesystems kann \u2013 je nach Ausgestaltung \u2013 nur dann erfolgen, wenn der Betriebsrat zugestimmt hat oder die Zustimmung in einer Einigungsstelle ersetzt worden ist.<\/p>\n

Betriebsr\u00e4te wollen in erster Linie Sicherheit haben, dass – berechtigte – Meldungen keine negativen Folgen f\u00fcr die Hinweisgeber haben und Meldungen streng vertraulich behandelt und nur f\u00fcr Zwecke der Ermittlungen verwendet werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass man auch anonyme Meldungen erm\u00f6glichen sollte. Schlie\u00dflich hilft es, die datenschutzrechtliche Compliance des Meldesystems dem Betriebsrat nachzuweisen – zum Beispiel durch eine Best\u00e4tigung des Datenschutzbeauftragten.<\/p>\n

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Was sind die wichtigsten Ma\u00dfnahmen, um den Datenschutz f\u00fcr die Whistleblower, also die Meldenden, sicherzustellen?<\/b><\/b><\/p>\n

Professionelle Dienstleister, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherstellen und nachweisen muss sind da n\u00fctzlich. Dieser Drittanbieter dient dann gleichzeitig als Filter in Richtung Unternehmen. Informationen werden nur kanalisiert an die konkret zust\u00e4ndigen Stellen im Unternehmen weitergegeben. Im \u00dcbrigen d\u00fcrfen Hinweise zun\u00e4chst nur dem internen Compliance-Bereich zug\u00e4nglich gemacht werden. Dieser bindet dann weitere Stellen bei der Sachverhaltsermittlung ein, soweit die n\u00f6tig sind. Meldekan\u00e4le m\u00fcssen technisch gegen unbefugten Zugriff abgesichert sein. Das gilt f\u00fcr Kummerk\u00e4sten genauso wie f\u00fcr Hotlines oder E-Mail-Adressen.<\/p>\n

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Was passiert eigentlich mit dem Whistleblower, wenn sich ein Verdacht als unbegr\u00fcndet herausstellt?<\/b><\/b><\/p>\n

Bei anonymen Meldungen \u2013 nichts. Ansonsten: Der Grundsatz der Vertraulichkeit gilt nicht, wenn der Meldende vors\u00e4tzlich oder grob fahrl\u00e4ssig falsche Informationen \u00fcber Verst\u00f6\u00dfe gemeldet hat. Solche Meldungen k\u00f6nnen f\u00fcr Hinweisgeber auch strafrechtliche Konsequenzen haben und jedenfalls disziplinarische Ma\u00dfnahmen im Rahmen des Arbeitsverh\u00e4ltnisses und Abmahnungen oder K\u00fcndigungen zur Folge haben.<\/p>\n

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M\u00fcssen Whistleblower dem Betroffenen Schadenersatz zahlen, wenn sich ein Verdacht als unbegr\u00fcndet herausstellt?<\/b><\/b><\/p>\n

Ja, jedenfalls wenn der Whistleblower vors\u00e4tzlich oder grob fahrl\u00e4ssig eine falsche Meldung abgegeben hat.<\/p>\n

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Muss ich auch anonyme Meldungen erm\u00f6glichen?\u00a0<\/b><\/b><\/p>\n

Nein,\u00a0 aber wir raten dazu. Das erh\u00f6ht die Bereitschaft, Regelverst\u00f6\u00dfe zu melden. Das Gesetz sch\u00fctzt Hinweisgeber nur dann, wenn sie ihre Identit\u00e4t auch offenbaren. Zu den Repressalien, vor denen das Hinweisgeberschutzgesetz sch\u00fctzen soll, z\u00e4hlen alle ungerechtfertigten Nachteile wie beispielweise K\u00fcndigung, Versagung einer Bef\u00f6rderung, ge\u00e4nderte Aufgaben\u00fcbertragung, Disziplinarma\u00dfnahmen, Diskriminierung oder Mobbing.<\/p>\n

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Hinweis der WiWo-Redaktion:\u00a0<\/strong>Sie haben eine Frage rund um Ihre eigene Karriere? Dann schreiben Sie uns an\u00a0coach@wiwo.de<\/a>\u00a0\u00a0<\/strong>Unsere WiWo-Coaches\u00a0<\/strong>geben professionellen Rat. Sie bleiben dabei selbstverst\u00e4ndlich anonym. Wenn Sie uns Hintergrundinfos geben, etwa zu Alter, Lebensumst\u00e4nden oder dem Grund Ihrer Frage, erm\u00f6glicht dies aber eine m\u00f6glichst konkrete Antwort.<\/strong><\/p>\n

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Copyright: @Claudia T\u00f6dtmann. Alle Rechte vorbehalten.\u00a0<\/strong><\/p>\n

Kontakt f\u00fcr Nutzungsrechte: claudia.toedtmann@wiwo.de<\/strong><\/p>\n

Alle inhaltlichen Rechte des Management-Blogs von Claudia T\u00f6dtmann liegen bei der Blog-Inhaberin. Jegliche Nutzung der Inhalte bed\u00fcrfen der ausdr\u00fccklichen Genehmigung.<\/strong><\/p>\n

Um den Lesefluss nicht zu behindern, wird in Management-Blog-Texten nur die m\u00e4nnliche Form genannt, aber immer sind die weibliche und andere Formen gleicherma\u00dfen mit gemeint.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/article>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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