{"id":651743,"date":"2015-07-14T19:47:04","date_gmt":"2015-07-14T17:47:04","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.wiwo.de\/management\/?p=651743"},"modified":"2015-07-14T19:48:19","modified_gmt":"2015-07-14T17:48:19","slug":"mitarbeiter-mails-loschen-kann-unternehmen-millionen-euro-kosten-als-kartellstrafe-als-schadenersatzzahlung-und-mehr-interview-arbeitsrechtler-boris-dzida-freshfields","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.wiwo.de\/management\/2015\/07\/14\/mitarbeiter-mails-loschen-kann-unternehmen-millionen-euro-kosten-als-kartellstrafe-als-schadenersatzzahlung-und-mehr-interview-arbeitsrechtler-boris-dzida-freshfields\/","title":{"rendered":"Mitarbeiter-Mails l\u00f6schen kann Unternehmen Millionen Euro kosten – als Kartellstrafe, als Schadenersatzzahlung und mehr. Interview: Arbeitsrechtler Boris Dzida, Freshfields"},"content":{"rendered":"
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Der Clean-Desk-Wahn kann Unternehmen am Ende teuer zu stehen kommen: Wenn sie es IT-Leuten \u00fcberlassen, zu entscheiden, welche Mails wann gel\u00f6scht werden – wom\u00f6glich stiekum und nur um Speicherplatz zu sparen. Sie riskieren Schadenersatzforderungen der eigenen Mitarbeiter, hohe Kartellstrafen und mehr. Interview mit Arbeitsrechtler Boris Dzida, Partner bei der Kanzlei Freshfields. <\/strong><\/p>\n

(Anmerkung: Wiederholung aus technischen Gr\u00fcnden – nicht wegen\u00a0 Sommerpause)<\/strong><\/p>\n

Von Claudia T\u00f6dtmann<\/p>\n

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\"Boris<\/dt>\n
Boris Dzida, Arbeitsrechtler und Partner bei Freshfields<\/strong><\/dd>\n<\/dl>\n<\/div>\n

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Herr Dzida, IT-Fachleute raten Arbeitnehmern ernsthaft, ihrer \u00dcberforderung durch viele Mails Herr zu werden, indem man sie am besten kurzerhand l\u00f6scht. W\u00fcrden Sie beipflichten oder welches Risiko geht derjenige ein, der solchem Tipp folgt?<\/strong><\/p>\n

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Dzida:<\/strong>\u00a0Arbeitnehmer, die dienstliche Mails einfach ungelesen l\u00f6schen, riskieren im schlimmsten Fall eine fristlose K\u00fcndigung.\u00a0Stellen Sie sich vor, beim Vertriebsleiter\u00a0geht per E-Mail ein Gro\u00dfauftrag ein, der\u00a0nur innerhalb weniger Tage angenommen werden kann.\u00a0Wenn der Vertriebsleiter die Mail ungelesen l\u00f6scht und der Auftrag geht an die Konkurrenz, dann ist das ein fristloser K\u00fcndigungsgrund. Die t\u00e4gliche Mail-Flut aber einfach mit der Delete-Taste zu l\u00f6sen klingt einfach, ist brandgef\u00e4hrlich.<\/p>\n

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Und wer keine Auftr\u00e4ge bekommt und vielleicht im Sekretariat, als Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter Marketing arbeitet. Welche Risiken haben die?<\/strong><\/p>\n

Dzida:<\/strong>\u00a0Auch bei anderen Arbeitnehmern kann es eine Pflichtverletzung sein, dienstliche Mails ungelesen zu l\u00f6schen.<\/p>\n

Allerdings\u00a0darf der Arbeitgeber ihn deshalb nicht automatisch\u00a0fristlos k\u00fcndigen, sondern muss erst abmahnen. Denn es kommt auch darauf an, ob tats\u00e4chlich `etwas passiert`. Angenommen, der Chef ist auf Reisen und mailt der Sekret\u00e4rin, dass sie ihn auf einen fr\u00fcheren R\u00fcckflug buchen soll. Wenn sie das einfach l\u00f6scht, kann man sie abmahnen.<\/p>\n

Es gibt aber auch\u00a0viele dienstliche Mails,\u00a0die so belanglos sind, dass noch nicht mal abgemahnt werden kann. Wer aber beispielsweise nach dem Urlaub einfach alles l\u00f6scht, was w\u00e4hrend des Urlaubs so eingegangen ist, f\u00e4hrt ein hohes Risiko, dass eben doch etwas Wichtiges dabei ist.<\/p>\n

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Was ist mit dem umgekehrten Fall: D\u00fcrfen Arbeitgeber rigoros alle Mails, die sich auf Accounts der Angestellten befinden, l\u00f6schen? Ohne einzelne Vorwarnung?<\/strong><\/p>\n

Dzida:<\/strong>\u00a0Damit kann sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen.<\/p>\n

Wenn der Arbeitnehmer das dienstliche Mail-System auch privat nutzen durfte, dann darf der Arbeitgeber das Account nicht einfach l\u00f6schen, zum Beispiel nach einer K\u00fcndigung. Denn es kann ja sein, dass der Arbeitnehmer auf diesem Account private Mails hat, die er noch braucht.<\/p>\n

Deshalb hat das Oberlandesgericht Dresden es f\u00fcr m\u00f6glich gehalten, dass ein freier Mitarbeiter Schadensersatz beanspruchen kann, wenn sein Account am letzten Arbeitstag sofort gel\u00f6scht wird. Das Gericht entschied: Bei erlaubter Privatnutzung darf ein dienstliches Account solange nicht gel\u00f6scht werden, bis feststeht, dass der Mitarbeiter f\u00fcr seine privaten Daten keine Verwendung mehr hat.<\/p>\n

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Darf der Arbeitgeber den Account des Arbeitnehmers l\u00f6schen, wenn die Privatnutzung verboten war?<\/strong><\/p>\n

Dzida:<\/strong>\u00a0Wenn die Privatnutzung verboten war, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Schadensersatz. Wenn er den dienstlichen Account f\u00fcr Privatmails genutzt hat, ist es sein Problem, wenn er an diese Mails nicht mehr herankommt.<\/p>\n

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Und wenn Unternehmen – wie bei vielen offenbar \u00fcblich und nicht entsprechend kommuniziert, sondern versteckt in einer seitenlangen Betriebsvereinbarung oder an \u00e4hnlicher Stelle – automatisch alle Mails l\u00f6schen, die \u00e4lter als sechs Jahre sind – ist das zul\u00e4ssig?<\/strong><\/p>\n

Dzida<\/strong>: Der Arbeitgeber darf nicht einfach alles l\u00f6schen. Denn Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte gesch\u00e4ftsrelevante Mails bis zu sechs oder sogar bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. Das betrifft zum Beispiel alles, was mit dem Abschluss von Vertr\u00e4gen zu tun hat oder f\u00fcr die Besteuerung des Unternehmens relevant ist. Wer diese Aufbewahrungspflichten verletzt, handelt ordnungswidrig oder macht sich sogar strafbar.<\/p>\n

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Gesch\u00e4fts-Mails k\u00f6nnen auch noch sp\u00e4ter erst wichtig werden, etwa im Zusammenhang mit Kartellverfahren. Wenn etwa jemand nach Jahren beweisen will, dass es keine Kartellabsprache gab. Oder sich f\u00fcr sonstwas entlasten muss.<\/strong><\/p>\n

Dzida:\u00a0<\/strong>Ja, das ist ein gutes Beispiel. Oder auch, wenn ein Unternehmen in einen Prozess in den USA verwickelt wird. Dort kann das Gericht anordnen, dass alle Mails herausgegeben werden, die mit dem Streit zu tun haben.<\/p>\n

Wer das nicht mehr kann, weil er die Mails gel\u00f6scht hat, kann den Prozess allein deshalb verlieren. Dann kann es passieren, dass eine Firma f\u00fcr die L\u00f6schwut seiner IT-Abteilung mehrere Millionen an Kartellstrafe bezahlen muss – einfach weil er verteidigungsunf\u00e4hig wurde.<\/p>\n

Wer alle seine Mails vernichtet, hat sie eben auch nicht mehr, wenn er sie braucht, um sich zu entlasten. Und in der Tat bekommen manchmal Mails erst im Nachhinein eine Relevanz.<\/p>\n

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K\u00f6nnen auch deutsche Gerichte die Herausgabe von E-Mails verlangen?<\/strong><\/p>\n

Dzida:<\/strong>\u00a0Deutsche Zivilgerichte haben anders als die US-Gerichte keine M\u00f6glichkeit, die Herausgabe aller prozessrelevanten Mails anzuordnen. Aber auch hier kann man als Prozesspartei in Schwierigkeiten kommen, wenn man die Beweismittel, die man braucht, gel\u00f6scht hat. Ich hatte neulich einen Fall, in dem es Streit \u00fcber eine 1974 erteilte Pensionszusage gab. Nat\u00fcrlich konnte sich niemand mehr an den Vorgang erinnern, Akten aus der Zeit gab es nicht mehr\u00a0und ein wichtiges Dokument fehlte. Wahrscheinlich h\u00e4tten wir den Prozess wegen Beweisschwierigkeiten verloren.\u00a0Da waren alle froh, dass der fr\u00fchere Personalleiter noch Kisten mit Unterlagen im Keller hatte.<\/p>\n

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Was ist, wenn ein Arbeitnehmer nicht privat, sondern dienstlich Mails braucht und die hinter seinem R\u00fccken gel\u00f6scht wurden. Etwa weil er beweisen will, nichts mit einem Kartellverfahren zu tun zu haben. Oder dass er keine \u00fcble Nachrede, Beleidigung oder sonsteine Verfehlung zu verantworten hat oder sich an einer Mobbing-Aktion nicht beteiligt hat? Dem n\u00fctzt keine theoretisch m\u00f6gliche Schadenersatzforderung gegen seine Firma etwas.<\/strong><\/p>\n

Dzida:<\/strong> Das stimmt, aber zum Gl\u00fcck ist es in diesen F\u00e4llen meistens umgekehrt: Der Arbeitgeber muss beweisen, dass der Arbeitnehmer beleidigt oder gemobbt hat. Wenn ein Mobbing-Opfer beispielsweise behauptet, st\u00e4ndig von Kollegen per Mail angefeindet worden zu sein und der Arbeitgeber den T\u00e4tern k\u00fcndigen will, muss der Arbeitgeber das Mobbing beweisen.<\/p>\n

Aber Sie haben recht: Es sind auch F\u00e4lle denkbar, in denen sich der Arbeitnehmer scheinbar falsch verhalten hat, sich aber mit Mail-Korrespondenz entlasten k\u00f6nnte – was nicht mehr geht, wenn sie gel\u00f6scht ist.<\/p>\n

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Muss man als Angestellter nicht wenigstens eine Warnung von der Firma vor dem L\u00f6schvorgang erhalten? Um rechtzeitig reagieren zu k\u00f6nnen?<\/strong><\/p>\n

Viele Firmen, die Mails regelm\u00e4\u00dfig und schnell l\u00f6schen, haben klare Regeln, dass wichtige Mails ordnungsgem\u00e4\u00df in bestimmte Ordner abgelegt werden m\u00fcssen – und dann nat\u00fcrlich nicht gel\u00f6scht werden. In solchen F\u00e4llen ist keine Warnung erforderlich, denn dann kann und muss jeder alles ablegen, was\u00a0wichtig ist. <\/span><\/p>\n

Gibt es solche Regeln nicht, sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter warnen, wenn denen die\u00a0Privatnutzung des dienstlichen Mail-Systems erlaubt ist. Denn sonst k\u00f6nnten die – wie oben gesagt – Schadensersatzanspr\u00fcchen gegen sie stellen. \u00a0<\/span><\/p>\n

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Was ist mit Managern, die im Zuge eines Managerhaftungsverfahrens – wie schon Heinrich von Pierer bei Siemens – freigestellt werden, die wom\u00f6glich Hausverbot von ihrer eigenen Ex-Company bekommen und nicht mehr an ihre Mails herankommen. Ohne die k\u00f6nnen sie sich aber umso schlechter oder gar nicht verteidigen im Schadenersatzprozess vor dem Zivilgericht oder gar in einem parallel laufenden Strafprozess. Haben diese Manager keinen Anspruch darauf, dass sie ihre Mails – zumindest zu diesem Zweck – mitnehmen k\u00f6nnen?\u00a0<\/strong><\/div>\n
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Dzida<\/strong>: In solchen F\u00e4llen haben ehemalige Manager einen Anspruch darauf, Mails oder sonstige Unterlagen beim Arbeitgeber einzusehen, die sie zu ihrer Verteidigung gegen Schadensersatzanspr\u00fcche brauchen.<\/div>\n
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…und das bedeutet, sie\u00a0abfotografieren d\u00fcrfen? Trotz Hausverbot ?\u00a0<\/strong><\/div>\n
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Dzida<\/strong>: \u00b4Einsehen\u00b4 hei\u00dft zun\u00e4chst einmal nur,\u00a0sich das Dokument ansehen zu d\u00fcrfen. Wenn es aber um komplexe Sachen geht,\u00a0kann der Manager sich Kopien\u00a0fertigen. Und wenn der Arbeitgeber ihm Hausverbot erteilt hat, dann muss\u00a0dieser trotzdem daf\u00fcr sorgen, dass der Manager die Unterlagen einsehen kann, notfalls au\u00dferhalb des Betriebsgel\u00e4ndes, etwa\u00a0im B\u00fcro des Firmenanwalts.<\/div>\n
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From:<\/b>\u00a0Kindermann Claudia [mailto:claudiakindermann@yahoo.de]
\nSent:<\/b>\u00a0Samstag, 22. Februar 2014 15:04
\nTo:<\/b>\u00a0DZIDA, Boris
\nSubject:<\/b>\u00a0eine wichtige letzte Frage von T\u00f6dtmann\/wiwo
\n<\/span><\/p>\n<\/div>\n

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