Buchauszug Veit Lemke: „Crashkurs Mitarbeiter-Onboarding“

 

 

4. Was bewegt die Fachabteilung und das Team?

Die spätere Leistung eines Mitarbeiters wird nicht nur durch eine optimale fachliche Einarbeitung bestimmt, sondern auch entscheidend durch eine gute Integration in das bestehende Team und ins Unternehmen. Je besser dieser Prozess vorbereitet und durchgeführt wird, desto schneller wird sich der Mitarbeiter wohlfühlen und so die Grundlage dafür haben, gute Leistungen zu erzielen. Das übergeordnete Ziel von den Vorgesetzten und dem Team muss es daher sein, neue Mitarbeiter möglichst schnell in das bestehende soziale Umfeld zu integrieren und tragfähige Bindungen zu schaffen. Die nachfolgenden Abschnitte in diesem Kapitel zeigen, welche Mittel dabei helfen, diese Teamintegration vorzubereiten und zu fordern.

 

4.1 Information und klare Zuständigkeiten schaffen Akzeptanz für den Neuen

Werden Stellen in einem bestehenden Team frei, sollte dies möglichst bald allen verbleibenden Teammitgliedern mitgeteilt werden. Vor einer Stellenneubesetzung muss geklärt werden, welches Teammitglied künftig für welche Aufgaben zuständig ist und auch welche Aufgaben der neue Kollege übernehmen soll. Vielleicht gibt es Begehrlichkeiten von bisherigen Teammitgliedern, die mit interessanten Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters liebäugeln? Jeder Stellenwechsel bietet zudem auch die Chance, Prozesse und Abläufe neu zu gestalten. Ist die künftige Rollen- und Aufgabenverteilung im Team für alle transparent und nachvollziehbar, werden Missverständnisse und etwaiges Konkurrenzdenken von vorneherein vermieden.

 

Praxis-Tipp

Vorgesetzte können die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters für alle verbleibenden Mitarbeiter zu Disposition zu stellen. Gerade vor Neueinstellungen bietet es sich an, dass Vorgesetzte und Team gemeinsam die bisherige Arbeits- und Aufgabenverteilung überprüfen. Wer mochte künftig gerne bei welchen Aufgaben oder Projekten mitarbeiten? Gibt es Aufgaben, die jemand abgeben, dafür aber bei einem anderen Projekt einsteigen mochte? So stellen Vorgesetzte sicher, dass die Mitarbeiter mit ihren Aufgaben zufriedener und motivierter sind.

 

 

Wichtig

Der Vorgesetzte muss den Aufgaben- und Verantwortungsbereich des neuen Mitarbeiters definieren und auch im Team kommunizieren. Klare Zuständigkeiten und Abgrenzungen zu Kollegen und anderen Abteilungen vermeiden spätere Konflikte.

 

Neue Mitarbeiter sollten von allen als Bereicherung und Entlastung des Teams wahrgenommen werden. Mit einer positiven Grundstimmung dem Neuen gegenüber legt der Vorgesetzte schon lange vor dem eigentlichen Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters die Basis für dessen spätere Akzeptanz. Denn zweifellos hangt es stark vom guten Willen und der Unterstützung der Kollegen ab, ob und wie schnell der Neue eingegliedert wird. Auch beim Bewerber selbst kann das Unternehmen mit frühen Informationen und klaren Vorstellungen vom späteren Einarbeitungsprozess punkten: Er bekommt damit schon in den Vorstellungsgesprächen einen Einblick in die spätere Arbeitsweise und in die Unternehmenskultur. Es kann nicht genug betont werden, wie wichtig hier Transparenz und eine realistische Darstellung von Job und Unternehmen ist, denn nichts ist ärgerlicher, als dass falsche Erwartungen geweckt werden und der neue Mitarbeiter desillusioniert das »Handtuch wirft«!

 

4.2 Welcher Bewerber passt ins Team?

Beim Recruiting legen HR und Vorgesetzter in der Regel viel Augenmerk auf die fachlichen Fähigkeiten eines Bewerbers. Aber neben den fachlichen Fähigkeiten ist auch die Passung ins bestehende Team wichtig: Denn je besser der neue Bewerber ins Team passt, desto besser werden später auch seine Leistungen sein. Aber wie lasst sich dies in der Praxis ermitteln? Dabei steht ganz schlicht das persönliche Gespräch im Vordergrund: Schon im Vorstellungsgespräch können Führungskräfte und Recruiter konkret nach der Arbeitsweise, persönlichem Arbeitsstil und Teamfähigkeit fragen, um herauszufinden, wie der Bewerber »tickt«. Passt dies zum bestehenden Team, ist es wahrscheinlich, dass sich ein neuer Kollege leicht integriert und das Team später konstruktiv und mit Freude zusammenarbeitet. Ein gut strukturierter Planer, der die Dinge perfektionistisch mit Liebe zum Detail umsetzt, wird in einem Unternehmen, das Dinge auch gerne schnell mal »ausprobiert«, eher nicht glücklich.

 

Weitere Anhaltspunkte fürs Recruiting können sein:

Welche Werte und Arbeitsweisen sind dem Kandidaten wichtig und warum?
Passt dies zu den Werten und Arbeitsweisen des Unternehmens?
Findet er dies im potenziellen Team wieder?

 

Praxis-Beispiel

Wird beispielsweise hauptsachlich im Team gearbeitet, dann können Sie fragen, ob der Bewerber Aufgaben delegieren bzw. abgeben kann und will oder lieber selbst die Faden in der Hand hält. Arbeitet er lieber eigenverantwortlich und ist eher ein »Macher-Typ« oder benötigt er jemanden, der ihm den Weg weist? Es gilt also zu prüfen, wie das Team zusammenarbeitet, kommuniziert, Entscheidungen trifft und mit Herausforderungen umgeht. Und im nächsten Schritt zu prüfen, ob dies zum Kandidaten passt. Haben Arbeitgeber und Bewerber z. B. bei Arbeitsweisen oder Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden schon im Vorstellungsgespräch sehr unterschiedliche Vorstellungen, ist der Cultural Fit eher gering und das Team sollte lieber auf diesen Kandidaten verzichten.

 

4.3 Teamrecruiting: Team in die (End-)Auswahl einbeziehen

Um schon frühzeitig ein erstes Gefühl für den zwischenmenschlichen Bereich zu bekommen, ist es sinnvoll, die Teammitglieder in die (End-)Auswahl des künftigen Kollegen einzubeziehen. Bei einem ersten Kennenlerngespräch der aussichtsreichsten Kandidaten mit dem Team kann der neue Kollege schon seinen zukünftigen Arbeitsplatz besichtigen und gleichzeitig das Team kennenlernen. Das Team kann mit diesen auserkorenen Kandidaten z. B. im Anschluss an dessen Vorstellungsgespräch noch gemeinsam zum Kaffeetrinken gehen, um sich in ungezwungener Atmosphäre (ohne Chef) auszutauschen. Das Feedback des Teams ist später auch für den Vorgesetzten eine wichtige Hilfestellung für die Jobvergabe. Das Team sollte zumindest ein Vetorecht haben, um Kandidaten auch ablehnen zu können. Die Führungskraft muss diese Entscheidung dann auch akzeptieren.

 

 

Praxis-Tipp

Es hat sich bewährt, dass der Vorgesetzte und HR weiterhin die Vorselektion übernehmen und dem Team z. B. im Anschluss an das geführte Vorstellungsgespräch nur die aussichtsreichsten Kandidaten vorstellen. So ist eher gewährleistet, dass die Kandidaten objektiv und professionell ausgewählt werden und auch Heterogenität und Diversität im Team eine Chance haben. Denn ist ausschließlich das Team für das Recruiting verantwortlich, steigt die Gefahr, dass das Team bei der Bewerberauswahl Eigeninteressen in den Vordergrund stellt. Wenn die Teammitglieder bei der Auswahl für den besten Kandidaten beteiligt werden, sind sie später eher bereit, ihn in seiner Einarbeitungsphase aktiv zu unterstützen und zu integrieren. Zudem können sich beide Seiten schon vorab kennenlernen und prüfen, ob die Chemie passt. Dies ist für beide Seiten von unschätzbarem Wert!

 

„Crashkurs Mitarbeiter-Onboarding“ – 200 Seiten, 29,95 Euro, Haufe Verlag, https://shop.haufe.de/prod/crashkurs-mitarbeiter-onboarding

 

 

4.4 Den richtigen Paten als Starthelfer auswählen

Die soziale Integration lässt sich von der Führungskraft nur schwer befehlen, hier ist meist das Team gefragt. Dabei haben sich Paten sehr bewahrt, die den Neuen in der Anfangsphase als Starthelfer zur Seite stehen. Dieser Pate fungiert als Ansprechpartner des neuen Kollegen und spielt neben der fachlichen Einarbeitung auch als »sozialer Kümmerer« eine sehr wichtige Rolle. Er sollte dem neuen Kollegen bei allen Fragen bis zum Ende der Einarbeitung zur Seite stehen. Der neue Kollege hat damit immer einen festen Ansprechpartner und nicht das Gefühl, mit Fragen »zu stören«. Erfolgversprechend ist das Gespann »Pate-neuer Mitarbeiter« dann, wenn der Pate selbst Lust hat, diese Aufgabe mit Leben zu füllen, und die »Chemie« zwischen den beiden stimmt! Im Optimalfall ist dies ein erfahrener Kollege, den bestenfalls ähnliche Aufgaben, beruflicher Werdegang und Alter mit dem Neuen verbindet und der diese Eigenschaften mitbringt:

+ Unternehmerisches Denken,

+ Loyalität gegenüber der Firma,

+ Begeisterungsfähigkeit,

+ er sollte kommunikativ und gut vernetzt sein und

+ Einfühlungsvermögen besitzen.

 

Bei der Auswahl des Paten ist Fingerspitzengefühl gefragt: Nicht jeder Kollege eignet sich für so eine verantwortungsvolle Aufgabe!

 

4.5 Soziale Integration ist auch Führungsaufgabe

Da der Vorgesetzte in der Regel die erste Bezugsperson im neuen Team ist, kann er schon während der Preboarding-Phase die Vernetzung des neuen Mitarbeiters anbahnen und unterstützen:

+ Einladungen zu Teamevents oder Weiterbildungen aussprechen, die vor dem eigentlichen Arbeitsantritt stattfinden.

+ Kontakte zum Team in den sozialen Netzwerken (Facebook, Xing, LinkedIn) oder in internen sozialen Netzwerken vor dem eigentlichen Arbeitsantritt vermitteln.

+ Jederzeit für den Neuen ansprechbar und erreichbar sein.

Auch nach dem offiziellen Start spielt die Führungskraft bei der Integration eines neuen Mitarbeiters eine wichtige Rolle und kann diese aktiv fördern. Führungskräfte sind angehalten zu prüfen, ob sich der neue Mitarbeiter im Team wohlfühlt (z. B. durch Nachfragen) und sollten entsprechende Hilfe anbieten oder Helfer aus dem Team einbinden. Zwar überträgt der Vorgesetzte die tatsachliche Einarbeitung weitgehend an geeignete Mitarbeiter. Nicht delegierbar – jedenfalls nicht zur Gänze – sind aber Führungsaufgaben wie

+ die Planung der Einarbeitung,

+ Motivierende Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter,

+ Zielvereinbarung und -kontrolle,

+ Beurteilung und Feedback.

 

Mitarbeiter bringen bekanntlich »frischen Wind« und neue Ideen mit in das Unternehmen. Führungskräfte sollten die neuen Mitarbeiter dazu ermuntern, diese Anfangskreativität für das Unternehmen einzusetzen. Das zeigt dem neuen Kollegen, dass seine Meinung geschätzt und anerkannt wird.

Damit sich ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlt, ist es wichtig, dass er möglichst rasch das ganze Unternehmen kennenlernt. Auch hier spielen die Führungskraft, HR und der Pate bei der Kontaktvermittlung eine wichtige Rolle, damit er zugig die wichtigsten Kontaktpersonen in anderen Abteilungen kennenlernt und abteilungsübergreifende Netzwerke aufbauen kann.

 

Praxis-Tipp

Ein gemeinsames Teamevent während der Einarbeitungszeit stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und bietet dem gesamten Team die Möglichkeit, sich außerhalb der Arbeitszeit besser kennenzulernen. Wählen Sie bewusst ein Event außerhalb des Unternehmensalltags verbunden mit einer Aktivität, an der alle Teammitglieder teilnehmen und Spaß haben können.

 

4.6 Fachliche Einarbeitung: Schnelles Erreichen der Zielperformance

Bevor der neue Kollege eigenverantwortlich seine Aufgaben erledigen und damit sein Team unterstutzen kann, muss er fachlich fundiert eingearbeitet werden.

 

Das A und O: Der Einarbeitungsplan

In der Probezeit ist es daher wichtig, dass der neue Mitarbeiter das Know-how und die Kompetenzen aufbaut, die er benötigt, damit er seine Aufgaben erledigen und möglichst schnell produktiv mitarbeiten kann. Bei dieser Aufgabe unterstützt ein individueller Einarbeitungsplan, der vorab in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten und dem Team erstellt wird. Alle notwendigen Einarbeitungsschritte, Qualifizierungen und Prozesse sind darin beschrieben und auf die künftigen Aufgaben des neuen Mitarbeiters zugeschnitten.

 

Die Planung der Einarbeitung ist eine wesentliche Führungsaufgabe, aber auch das gesamte Team sollte dabei helfen, den Einarbeitungsplan zu entwickeln. Zudem werden die übrigen Mitarbeiter optimalerweise in die Einarbeitung eingebunden und helfen dem Neuen vor allem bei aufkommenden Fragen weiter, insbesondere der ausgewählte Pate.

Damit der neue Mitarbeiter schon gleich an eigenen Aufgaben arbeiten kann, sollte der Vorgesetzte mit dem Team geeignete erste Kleinprojekte und Arbeitsaufgaben für dessen Anfangszeit zusammenstellen. Teilen sich die Teamkollegen die Einarbeitung des neuen Kollegen, bekommen sie i. d. R. einen umfassenderen Gesamtblick auf die Einarbeitungsfortschritte des neuen Kollegen.

 

Praxis-Tipp

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag mit eigenen Aufgaben versorgt ist und aktiv mitarbeitet. Wenn Sie das Team hierzu einbinden, sichern Sie gleichzeitig deren Unterstützung und Hilfsbereitschaft für den neuen Kollegen.

 

Unternehmensinformationen zusammenstellen

Machen Sie sich Gedanken darüber, was der neue Kollege über das Gesamtunternehmen (Struktur, Organisation, Organigramm, Unternehmensziele, Führungsleitlinien, betriebliche Umgangsformen, Arbeitsstil etc.) wissen muss. Diese Informationen sollten dem Mitarbeiter via Intranetlinks, Onboarding- Plattform, Begrüßungsmappe, o. A. bereitgestellt werden und auch in einem der Mitarbeitergespräche kommuniziert werden. Auch über die Produkte und Dienstleistungen muss der neue Kollege umfassend informiert werden.

 

Fachliche Infoveranstaltungen

Bewährt haben sich fachliche Informationsveranstaltungen für neue Kollegen, z. B. in Form von Knowledge Cafes: Verschiedene Abteilungen berichten parallel an einzelnen Stationen, die man durchlauft, kurz über ihre jeweiligen Projekte. So bekommt der Neue ein Gefühl dafür, was alles »läuft« und knüpft erste Kontakte, welche er bei weiterführendem Interesse selbständig ausbauen kann. Tiefergehende Informationen über die Produkte bzw. Dienstleistungen des Unternehmens sind selbstverständlich.

 

Wie unterstützt die Führungskraft die fachliche Einarbeitung?

Die Führungskraft kann die fachliche Integration entscheidend unterstutzen und vorantreiben:

+ Klären Sie mit dem neuen Mitarbeiter frühzeitig seinen Verantwortungsbereich und den ihm zustehenden Handlungsspielraum ab. Klare Zuständigkeiten vermeiden Kompetenzüberschreitungen und der neue Mitarbeiter weiß, für welche Aufgaben er verantwortlich ist.

+ Regelmäßige Gespräche und Feedback: In den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige Leistung des Mitarbeiters. Hier vereinbart der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter künftige Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Auch weitere Entwicklungsmaßnahmen und Konfliktpunkte werden in regelmäßigen Gesprächen geklärt. Sie geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten und zu prüfen, ob die vereinbarten Ziele und benötigten Kompetenzen auch wirklich erreicht wurden. Später dienen diese Meilensteingespräche auch als Basis für die Übernahmeentscheidung.

+ Schulungsmaßnahmen vereinbaren: Unternehmensspezifische Software oder Systeme erfordern meistens fachliche Schulungen bei neuen Mitarbeitern. Organisieren und vereinbaren Sie schon vor Eintritt des neuen Mitarbeiters zielgerichtete Maßnahmen. Evtl. lassen sich mehrere neue Mitarbeiter in einer Schulung zusammenfassen. Diese Termine können bereits im Einarbeitungsplan terminiert werden. Das erzeugt beim Onboardee Sicherheit und druckt auch ein hohes Maß an Wertschatzung seitens des Unternehmens aus.

+ Lernziele festlegen und überprüfen: Der Ablauf und die Lernziele der ersten Einführungsmonate werden im Einarbeitungsplan festgelegt und mit dem Mitarbeiter besprochen. Bei Nicht-Erreichen bestimmter Lernziele kann dadurch besser nach den Ursachen geforscht und konstruktive Lösungen entwickelt werden, um die Lernziele bis zur Beendigung der Probezeit zu erreichen. Nur so kann eine fundierte Übernahmeentscheidung getroffen werden.

 

Praxis-Tipp

Stellen Sie durch eindeutige Informationen sicher, dass der neue Mitarbeiter sich ausreichend informiert und damit sicher fühlt. Ermuntern Sie den neuen Mitarbeiter, auch selbst die Initiative zu ergreifen und sich aktiv um seine Qualifikation und Integration zu kümmern. Damit Vorgesetzte stets auf dem Laufenden sind, was den Stand der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters betrifft, sollte die Führungskraft auch regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Paten und weiteren Mitgliedern des Teams, die mit Einarbeitungsaufgaben betraut sind, einplanen. So bekommt er zeitnah mit, wenn es irgendwo hakt. Denn je schneller Schwierigkeiten aus dem Weg geräumt werden, desto weniger werden sie zum Problem.

 

Das Ziel der fachlichen Einarbeitung ist erreicht, wenn der neue Mitarbeiter rasch und effizient in seinem neuen Arbeitsumfeld mitarbeiten kann.