Führungskräfte-Coach Tobias Leipprand dokumentiert, wie er Unternehmen jetzt in der Coronakrise ausschließlich via Bildschirmtraining ans Laufen bringt

Tobias Leipprand, ist Coach für Führungskräfte, Gründer und CEO der Non-Profit-Organisation Lead Academy mit Referenzkunden wie SOS-Kinderdörfer, Linde, Zalando, GFK und das Auswärtige Amt. Für seine Unternehmenskunden machte Leipprand jetzt den Sprung ins kalte Wasser und musste mit ihnen, aber  ohne persönliche Treffen, den kompletten Umstieg in die digitale Welt bewältigen. Und das auch noch unter Zeitdruck und mit realen Coronavirus-Sorgen: Eigentlich ist es wie eine Operation am offenen Herzen. Für Übungen blieb gar keine Zeit mehr, als alle Mitarbeiter in die Homeoffices wegen der Ansteckungsgefahr geschickt wurden. Doch siehe da, wofür Unternehmen sonst mehrere Wochen für Trockenübungen brauchen, klappt im Ernstfall viel schneller. Eine Dokumentation: 

 

 

Tobias Leipprand (Foto: Lead)

 

Hilfe, eine Krise! Führung verschieben wir jetzt mal auf später!

„Das Management-Offsite machen wir jetzt erst mal nicht. Wir sind jetzt alle viel zu beschäftigt. Nach Corona dann, wenn das Budget dann noch reicht!“ Aussagen wie diese höre ich von fast allen unserer Klienten. Es ist erschreckend. Die Vorstände üben sich im Feuerlöschen, aber nehmen sich keine Zeit für den Austausch im Führungsteam. „Wie soll das denn auch gehen, wenn doch alle im Home-Office sind?!

Grundfalsch. Und brandgefährlich. Gerade in Krisenzeiten müssen Führungsteams funktionieren? Das geht aber nicht, wenn jeder als Einzelkämpfer unterwegs ist. Das schnelle Feuerlöschen bitte weg delegieren, um dafür Zeit für essenzielle Führungsaufgaben zu finden: Strategische (Szenarien-) Planung, Kommunikation, und Change Management.

Wenn nicht jetzt, wann dann? Führungsteams müssen jetzt zusammenzuwachsen, ihre Mitglieder sich gegenseitig stützen. Schon heute, sehr früh noch in der Corona-Krise, erlebe ich Vorstände, die angesichts des Drucks so dünnhäutig werden, dass Konflikte immer schneller hochkochen. Ein sonst gut funktionierendes Führungsteam schreit sich inzwischen mehrfach täglich an. Wo wird dieses Team dann aber in vier Wochen stehen? Und wo in drei Monaten? Folgen die Mitarbeiter ihren Führungskräften dann noch? Bleibt der Laden motiviert, oder resignieren alle? Denn nichts verunsichert in der Krise mehr, als wenn sich Chefs streiten.

 

Das Führungsteam zusammenhalten – ohne vorheriges Luxusresort-Event

Wäre es eine von diesen normalen, gemütlichen Krisen, so würde die Chefin mit ihrem obersten Führungsteam in Klausur gehen: Ein ambitioniertes inhaltliches Programm in einem gediegenem Luxusresort, gefolgt von einem guten Abendessen. Vielleicht geht man auch zusammen segeln oder meditiert in einem Kloster. Nicht jetzt. Nicht 2020. Nicht in der Coronakrise. Das geht jetzt alles nicht mehr. Zeit also für gute Online-Workshops.

Geht nicht? Das haben wir doch auch immer über Home Office und Videokonferenzen gesagt. Und siehe da: Geht doch. Läuft.

 

Virtueller Führungsworkshop – eine Anleitung in zehn Schritten

Für ein internationales Unternehmen inmitten einer Transformation hatten wir eine Strategieklausur für den Vorstand geplant. Zeitpunkt: Mitte März. Themen waren die Effektivität des Führungsteams (englisches Leadership Team, kurz LT), die Diskussion der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung („Org pulse check“) und die Ausgestaltung der Transformations-Roadmap. Die Agenda sah in etwa so aus:

 

Tag eins

09:00-09:30 Ankommen, Icebreaker, Workshopregeln

09:30-10:30 CEO-Input „Lage der Nation“

10:30-10:45 Kaffeepause

10:45-12:30 Mehr Effektivität im Leadership Team – interaktive Übung mit Klebepunkten

12:30-13:00 Gemeinsames Mittagessen

13:30-16:00 Präsentationen aus den Bereichen: 10×15‘

15:!5-17:30 Gemeinsame Reflexion: wie kommen wir bislang voran?

17:30-18:00 Abschluss

18:00- … Abendessen mit Teambuilding-Aktivität

 

Tag zwei

09:00-09:15 Check-in

09:15-13:00 Posterstationen zu den Befragungsergebnissen des „Org Pulse Check“ mit Maßnahmendiskussion

13:00-14:00 Mittagessen

14:00-15:00 Den Transformationsplan anpassen

15:00-16:00 Persönliche Zusagen: wer macht was bis wann?

16:00-16:15 Kaffeepause

16:15-17:15 Kommunikation an die Belegschaft: was geben wir über diesen Workshop weiter?

17:15-17:30 Check-out

17:30 Ende.

 

Und dann kam das Coronavirus. Ende? Aus? Nein – in zehn Schritten lässt sich aus diesem – und jedem anderen – Workshop ein gutes Online-Format stricken:

1. Mit der Zeit geizen. In einem physischen Workshop kann man die Aufmerksamkeit halten, online driftet man schneller ab. Workshop-Tage werden daher auf höchstens fünf bis sechs Stunden beschränkt (bei sehr engagierten beziehungsweise oberen Führungsteams), sonst drei bis vier Stunden. Unser Workshop wurde von 13 + 8,5 Stunden auf 6 + 4,5 Stunden reduziert.

2. Apps nutzen. Ja, ernsthaft. Apps! Wir verwenden ein Kahoot-Quiz als Energizer, eine Timer-Anwendung zur Begrenzung von Präsentationen, Zoom für die Videokonferenz mit der Funktionalität für Breakout-Sessions, Poll Everywhere zum Brainstorming und zur Priorisierung von „so whats“ und Google Docs zur Zusammenarbeit am Transformationsplan. Es gibt noch viele andere großartige Anwendungen, wie Mural oder Klaxoon. Bei technisch unerfahrenen Teilnehmern – und das sind die leider viele der C-Level-Executives – maximal zwei Apps verwenden.

3. Präsentationen vorab lesen lassen. Bereichspräsentationen wurden vorab verschickt. Dazu gab es je eine aufgesprochene Audiodatei von sechs bis acht Minuten, in der die Autorin knapp durch ihre Folien führte. So kamen die Führungskräfte mit vorverdautem Wissen in den virtuellen Workshop, und wir diskutierten dann nur die Schlüsselfragen, was viel effizienter ist.

4. Die Gruppe oft aufteilen. Nichts schlimmer als in einer Videokonferenz mit 15 Personen eine Gruppendiskussion führen. Mit Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Goto-Training gehen Breakout-Gruppen ganz leicht. Man kann sogar die Gruppen nach einer gewissen Zeit zurückbeordern, und die Gruppen können bei der Moderatorin Hilfe anfragen. Wir haben verschiedene Workshop-Formate damit reproduziert.

5. Sehr viele Zeitpuffer einplanen. In unseren ersten Online-Workshops brauchten wir für alles doppelt so lange als geplant: Schnell einen Check-in machen und dabei spielerisch die Kollaboration-Software Mural einführen dauerte statt geplanten fünf dann doch ganze 35 Minuten, bis dann auch beim letzten Teilnehmer mit der Technik geklappt hat. Ab dann hat es begonnen, Spaß zu machen.

6. Zeit geben für Zwischenmenschliches. Ja. Das ist wichtig. Auch Vorstände sind Menschen, keine Roboter. Online wird das gerne vergessen, aber ein Teamgeist entsteht nur aus gemeinsam Erlebtem. Dabei gibt es so viele kreative Möglichkeiten. Diesmal haben wir uns für zweiminütige Wohnungsbesichtigungen entschieden, bei denen uns die Teilnehmenden per Video durch ihr Zuhause führten. Das muss im Vorfeld abgestimmt werden, damit jeder vorher alles schön machen und aufräumen kann.

7. Gäste einladen. Hier gibt der virtuelle Workshop viel mehr Möglichkeiten. Für eine Stunde kriegt man auch mal Business-Gurus per Video dazugeschaltet. Für unseren Führungs-Workshop holten wir aber Mitglieder des Teams dazu, die die Mitarbeiterbefragung durchgeführt hatten. So gab es ein Briefing für den Vorstand aus erster Hand.

8. Regelmäßig kurz im Plenum zusammenkommen. Das hilft, die Gruppe zusammenzuhalten, auch wenn nicht alle in einem physischen Raum sind. Lange Diskussionen in großer Runde sind aber sofort ermüdend. Am besten eine Timer-App verwenden, um einzelne Rede-Beiträge zu begrenzen und straff moderieren.

9. Direkt an Lösungen arbeiten. Dafür verwenden wir gerne kollaborative Plattformen wie Google-Docs oder ein Dokument in Microsoft Teams. Alle können gleichzeitig das gleiche Dokument editieren bzw. befüllen. Wenn man vorher eine Struktur mit Überschriften erstellt, funktioniert das schwarmintelligente Ausfüllen fantastisch gut.

10. Arbeitspakete delegieren. In einem Präsenz-Workshop fühlt es sich gut an, die Energie der Gruppe zu nutzen, um alles zum Abschluss zu bringen. Im virtuellen Workshop ist es absolut in Ordnung, Dinge nur zu benennen und dann zu delegieren. In unserem Beispiel haben wir zu Ende eine Person benannt, die ein paar Punkte für die Kommunikation mit der Organisation über die Ergebnisse des Workshops ausarbeiten sollte. Damit kommunizieren nun alle an ihre jeweiligen Teams. Nebenbei eine gute Übung in gegenseitigem Vertrauen.

Natürlich gilt bei allem die Etikette für Videokonferenzen: Die Videofunktion ist immer bei allen eingeschaltet. Und wir starten das Meeting schon eine Viertelstunde vor offiziellem Beginn, so kann jeder schon mal in Ruhe schon mal die Technik testen.

 

 

 

Im Ergebnis lief die Teamklausur dann so ab:

 

Tag eins

09:00-09.15 Wilkommen, Kahoot Quiz, Workshopregeln

09:15-10:00 CEO-Input „Lage der Nation“

10:100-10:45 Effektivität im Leadership Team

· Break-outs zu verschiedenen Aspekten der Zusammenarbeit

· Bericht im Plenum (mit Timer)

10:45-11:00 Pause

11:00-12:30 Update aus den Bereichen: Breakouts mit Diskussion der vorab verschickten Unterlagen

12:30-13:00 Mittagspause

13:00-13:30 Gemeinsame Reflexion: Wie kommen wir voran?

13:30-14:30 Zeitpuffer

14:30-14:45 Zusammenfassung und Check-out mit Wohnungsbesichtigungen

15:00 Ende Tag 1.

 

Tag zwei

09:00-09:15 Check-in

09:15-10:45 Virtuelle Posterstationen (in Zoom Break-outs) zu den Ergebnissen des „Org Pulse Checks“, angeleitet von Mitgliedern des Pulse Check Teams

10:45-11:00 Pause

11:00-12:00 Stillarbeit: was ist jetzt zu tun; dann gemeinsames Priorisieren über Abstimmungstool

12:00-13:00 Den Transformationsplan anpassen: in Echtzeitkollaboration in einem Google Doc

13:00-13:15 Persönliche Zusagen (im gleichen Google Doc)

13:15-13:30 Ein Teammitglied mandatieren, die Kommunikation an die Belegschaft zu entwerfen; check-out

13:30 Ende.

 

Es war für alle Beteiligten eine steile Lernkurve. Der Start lief – nicht nur technikbedingt- sehr holprig. Aber dann ging es bergauf. Nach zwei Tagen Workshop über drei Kontinente und fünf Zeitzonen freuten wir uns über das Feedback sehr: „Schade, dass unsere gemeinsame intensive Zeit erst mal wieder vorbei ist, ich hatte mich so an Eure Gesichter gewöhnt.“

Hurra, eine Krise! Führung lernt und beweist man am besten in einer Krise.

 

https://www.linkedin.com/posts/tobiasleipprand_homeoffice-zoomchallenge-remoteleadership-activity-6646792374053810176-0_6l/

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