E-Mail-Flut nach dem Urlaub: einfach alles löschen?

Da kommt man gut erholt aus dem Urlaub, schaltet den Computer an – und wird von Hunderten von E-Mails erschlagen, die sich inzwischen angesammelt haben. Wie schön wäre es, wenn man sie einfach alle löschen könnte. Ob man das darf, erläutert Arbeitsrechtler Boris Dzida von Freshfields im Gastbeitrag.

 

Wer in der Urlaubszeit E-Mails verschickt, bekommt – jedenfalls bei guter Organisation – postwendend eine Abwesenheitsnotiz: Meist heißt es, der Empfänger sei im Urlaub und antwortet erst nach der Rückkehr. Aber in den vergangenen Wochen gab es etwas Neues: „Ich bin bis Ende des Monats im Urlaub. Alle eingehenden E-Mails werden gelöscht. Bitte senden Sie Ihre E-Mail nach meinem Urlaub erneut.“ So stand es in der Out-of-office-Antwort eines Angestellten einer Universität. Ist das die geniale Lösung für die E-Mail-Flut, die vielen Arbeitnehmern die Urlaubsrückkehr vermiest? Oder ist es eher eine Schnapsidee?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Löschen? Nur mit Erlaubnis des Arbeitgebers

Löscht der Arbeitgeber von sich aus alle E-Mails, die während seines Urlaubs eingehen, haben Mitarbeiter arbeitsrechtlich nichts zu befürchten.

Genauso ist es, wenn das Unternehmen es den Mitarbeitern erlaubt, selbst alles zu löschen, was während des Urlaubs eingeht. Das ist aber in den Betrieben der absolute Ausnahmefall. Aus gutem Grund: Kaum ein Kunde hat Verständnis dafür, wenn er eine E-Mail zwei mal senden muss.

Außerdem ist das Löschen rechtlich sehr heikel: Unternehmen sind verpflichtet, Handelsbriefe und steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren. Das können auch E-Mails sein. Ein Unternehmen, das unbesehen alles löscht, handelt oft rechtswidrig.

 

Wer eigenmächtig löscht, riskiert seinen Job

Was kann passieren, wenn ein Mitarbeiter einfach ohne Zustimmung des Arbeitgebers und auf eigene Faust alle E-Mails löscht, die während seines Urlaubs eintrudeln? Wer das macht, riskiert eine fristlose Kündigung. Denn je nachdem, in welchem Bereich der Mitarbeiter arbeitet, droht dem Unternehmen zum Beispiel der Verlust von Aufträgen. Oder genauso schlimm: Eine Mail wird später als Beleg in einem Gerichtsprozess gebraucht – das kann teuer werden, wenn der Prozess verloren wird, weil das Beweismittel leiderleider gelöscht wurde.

Eine fristlose Kündigung ist selbst dann möglich, wenn der Mitarbeiter mit einer Abwesenheitsnotiz darauf hinweist, dass er alles löscht. Denn niemand kann darauf vertrauen, dass ein Kunde so verständnisvoll ist, seinen Auftrag nach dem Urlaub noch einmal zu senden.

Doch damit nicht genug: Kann das Unternehmen einen Schaden nachweisen, muss der Arbeitnehmer Schadensersatz leisten. Das kann teuer werden, wenn etwa während des Urlaubs ein Großauftrag eingegangen ist, der seinem Unternehmen wegen der einsamen Lösch-Aktion leider verloren geht.

Und Vorsicht: Dass Arbeitnehmer dem Arbeitgeber immer nur beschränkt haften, ist ein weit verbreiteter Irrglaube. Wer als Arbeitnehmer vorsätzlich handelt, haftet für den vollen Schaden (Bundesarbeitsgericht, Aktenzeichen. 8 AZR 418/09).

 

Wer nur interne E-Mails löscht

Anders ist es, wenn ein Mitarbeiter nur interne E-Mails löscht und seine Abwesenheitsnotiz so einstellt, dass nur seine Kollegen entsprechend informiert werden. Zuallererst gilt: Hat der Arbeitgeber es erlaubt, darf der Mitarbeiter so vorgehen.

Handelt der Arbeitnehmer dagegen auf eigene Faust, kommt es auf den Einzelfall an: Oft wird eine sofortige Kündigung unzulässig sein. Normalerweise muss der Arbeitgeber das unerlaubte Löschen zuerst abmahnen. Erst wenn der Mitarbeiter beim nächsten Urlaub wieder alle internen E-Mails löscht, kann eine Kündigung zulässig sein.

 

E-Mails löschen nach der Kündigung

Auch sonst ist beim Löschen von E-Mails Vorsicht angesagt. Ein häufiger Fall: Das Unternehmen überreicht dem Mitarbeiter eine Kündigung zum Beispiel wegen schlechter Leistung oder häufiger Krankheit. Der Mitarbeiter ist verärgert, geht an seinen Schreibtisch und löscht so viel wie möglich: E-Mails, Excel-Tabellen, Word-Dokumente undsoweiter. Alles was sich so in seiner Inbox oder auf seiner Festplatte befindet. Hier kennen die Arbeitsgerichte kein Pardon. Eine erneute, diesmal fristlose Kündigung dürfte in aller Regel wirksam sein (Landesarbeitsgericht Hessen, Aktenzeichen 7 Sa 1060/10). Besonders ärgerlich für Arbeitnehmer, denen der Arbeitgeber eigentlich eine Abfindung angeboten hat: Wer Daten löscht und dann fristlos entlassen wird, der kann auch die Abfindung vergessen.

Aber damit nicht genug: Wenn das Unternehmen Strafanzeige wegen Datenveränderung oder Computersabotage stellt, dann gibt es vielleicht bald Post vom Staatsanwalt.

 

Aufräumwahn im Sekretariat und Hilfe für den Chef

Was auch verboten ist: Ein Manager verlässt das Unternehmen, seine Sekretärin löscht seinen gesamten Mailaccount. Denn die dienstlichen E-Mails gehören der Firma. Ob hier eine Kündigung oder Ärger mit dem Staatsanwalt drohen, hängt aber vom Einzelfall ab. Wollte die Sekretärin ihrem ehemaligen Chef „helfen“ und beispielsweise belastendes Material vernichten, riskiert sie ihren Job.

Handelt sie aus Aufräumwahn, kommt sie vielleicht mit einem blauen Auge davon und kassiert nur eine Abmahnung.

Hat sie auf Bitte des ehemaligen Chefs nur dessen private E-Mails aus dem dienstlichen Account gelöscht, kann diese Lösch-Aktion sogar rechtmäßig sein.

 

Löschen, kaum dass der Mitarbeiter durchs Hoftor geht? Vorsicht!

Erlaubt der Arbeitgeber den Mitarbeitern ausdrücklich die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts für Privatzwecke, darf er das Account beim Ausscheiden des Mitarbeiters nicht einfach löschen.

Der Arbeitnehmer muss erst mal die Gelegenheit bekommen, seine privaten E-Daten zu sichern. Löscht der Arbeitgeber einfach, kann er sich schadensersatzpflichtig oder sogar wegen Datenveränderung strafbar machen (OLG Dresden vom 05.09.2012, Aktenzeichen 4 W 961/12).

Sind private E-Mails im Unternehmen von vornherein verboten, darf der Dienstaccount auch vom Unternehmen gelöscht werden. Hat der Ex-Mitarbeiter das Verbot missachtet und widerrechtlich private E-Mails in seinem Dienstaccount gespeichert, hat er Pech.