Geht das? Personaler im Großraumbüro? Oder Personalgespräche im Glaskasten? Arqis-Anwältin Andrea Panzer-Heemeier gibt Antworten

Datenschutz im Büro

Wann der Chef die Jalousien herunterziehen muss – Gastbeitrag von Andrea Panzer-Heemeier aus der Kanzlei Arqis

 

Der Gesetzgeber verschärft den Datenschutz, ab Mai 2018 gilt eine neue Datenschutzgrundverordnung. Viele Unternehmen sind unsicher, ob sie eine wesentliche Verschärfung des Arbeitnehmerdatenschutzes mit sich bringt. Wie es momentan aussieht: Nein. Allerdings sollten Personalchefs und Entscheider knifflige Fragen, die moderne Büroarchitektur und Management-Methoden mit sich bringen, auf ihre Rechtslage hin ansehen: zum Beispiel Personalgespräche im Glaskasten, die wie auf dem Präsentierteller stattfinden.

 

Arbeitsrechtlerin Andrea Panzer-Heemeier, Arqis

 

Die Situation ist typisch am Jahresende: Der Chef will schnell noch Personalgespräche über die Bühne bringen und ruft einen Mitarbeiter nach dem anderen in sein Büro. Nur, jedem, der in der Nähe sitzt oder vorbeigeht, ist auch ohne Ton klar, was sich im Glaskasten abspielt. Ist das zulässig?

 

Stummfilm im Glaskasten? Zur Unterhaltung für die ganze Belegschaft?

Generell darf man Personalgespräche im Glasbüro führen. Jedenfalls solange es sich um unkritische Gespräche handelt, bei denen sich keiner der Gesprächspartner angegriffen fühlt. Bei schwierigen oder absehbar kontroversen Personalgesprächen muss der Personaler beziehungsweise der Vorgesetzte beachten, dass niemand bei diesem Stummfilm zuschauen kann. Er kann zum Beispiel Jalousien herunter ziehen. Denn wenn ein Mitarbeiter durch ein sichtbar kontroverses oder unangenehmes Personalgespräch dem Rest der Belegschaft vorgeführt wird, bei dem ein Mitarbeiter vielleicht sogar in Tränen ausbricht, wäre das ein klarer Verstoß gegen das allgemeine Persönlichkeitsrecht.

 

Personalarbeit im Großraumbüro? Nicht praktikabel

Ein anderer Fall: Mitarbeiter der Personalabteilung argumentieren häufig, dass sich im Großraumbüro den Datenschutz nicht einhalten lassen. Faktisch stimmt das. Die Personaldaten der Mitarbeiter müssen besonders geschützt werden. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung könnte daher, wenn er mit Mitarbeitern anderer Abteilungen zusammen in einem Großraumbüro sitzt, seiner Tätigkeit nur sehr eingeschränkt nachgehen. Er müsste sämtliche Unterlagen so aufbewahren, dass kein anderer sie ansehen kann. Für Gespräche und Telefonate muss er immer einen separaten Raum aufsuchen, er muss ganz besonders auf das Sperren seines Bildschirms achten und dass keiner drauf schauen kann.

So gesehen kann ein Mitarbeiter einer Personalabteilung zwar in einem Großraumbüro zwischen arbeiten, aber es ist schwierig zu händeln.

 

Mitarbeiternamen an Personal- oder Outplacement-Berater geben

Datenschutzrechtlich kritisch ist diese Situation: Der Arbeitgeber will sich von einem unliebsamen Mitarbeiter trennen. Dies soll möglichst nicht im Streit erfolgen. Der Arbeitgeber engagiert einen externen Berater, der von sich aus den Mitarbeiter kontaktieren soll. Er soll ihm nichts von dem Auftrag sagen, sondern vortäuschen, von alleine auf den Mitarbeiter aufmerksam geworden zu sein. Er soll ihm anbieten, sein Potential zu entwickeln und ihn dann in ein anderes Unternehmen vermitteln.

Darf das Unternehmen so agieren? Die Weitergabe des Namens des Mitarbeiters samt seinen Kontaktdaten an einen solchen externen Dienstleister ohne vorherige Einwilligung des Mitarbeiters dürfte ein Verstoß gegen den Datenschutz darstellen.

Allerdings handelt es sich hier um eine Grauzone, dem Arbeitgeber kann sein Auftrag samt Weitergabe des Namens vom Mitarbeiter selten nachgewiesen werden. Praktisch ist diese Vorgehensweise fast unmöglich, ohne gegen den Datenschutz zu verstoßen. Denn würde er den Mitarbeiter vorher um Erlaubnis bitten, wäre der Betreffende sofort alarmiert.

 

Grenzen für Arbeitgeber zukünftig (noch) enger gezogen?

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) setzt Arbeitgebern sehr enge Grenzen beim Nutzen von personenbezogenen Daten. Jeder Umgang mit personenbezogenen Daten ist zunächst verboten – es sei denn, das BDSG selber oder beispielsweise Tarifverträge/Betriebsvereinbarungen erlauben den Umgang. Oder es liegt eine Einwilligung des Betroffenen vor. Das BDSG erlaubt den Umgang mit personenbezogenen Daten, sofern dies für den Abschluss, die Durchführung oder die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Ob die oben berichtete Vorgehensweise – das Einschalten eines externen Dienstleisters – unter „erforderlich zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses“ gefasst werden kann, bezweifle ich.

 

Persönliche Strafen

Das BDSG beinhaltet einen umfangreichen Bußgeldkatalog. Bei Verstößen kann die Behörde eine Geldbuße von bis zu 300.000 Euro festsetzen. Sanktioniert werden die Bußgeldvorschriften als Straftatbestände, sofern die Tatbestände vorsätzlich und gegen Entgelt oder mit Schädigungs- und Bereicherungsabsicht begangen werden. Die drohende persönliche Strafe: Bis zu zwei Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.

 

Hohe Geldstrafen für Unternehmen

Teil der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung ist allerdings ein härteres Durchgreifen bei Datenschutzverletzungen. Bei Verstößen durch Unternehmen können Strafen von bis zu vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorherigen Geschäftsjahrs verhängt werden. Top-Manager sollten sicher stellen, dass der Datenschutz eingehalten wird, um nicht am Ende die Bilanz durch vermeidbare Lässlichkeiten verhagelt zu bekommen.

 

 

Andrea Panzer-Heemeier ist Partnerin für Arbeitsrecht am Düsseldorfer Standort der Kanzlei ARQIS. Im kürzlich erschienenen „Handbuch Arbeitsstrafrecht“ von Herausgeber Nikolaus Bross, 2. Auflage, Carl Heymanns Verlag, hat sie das Kapitel „Arbeitnehmerdatenschutz“ verfasst.

Handbuch Arbeitsstrafrecht

 

 

 

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