Stefan Wachtel ist Coach für Top-Manager, nach eigener Aussage sind 17 der DAX30-Konzerne seine Kunden. Seine Spezialität: Die Begleitung von Präsentationen und Keynotes bei internationalen Meetings. Für ARD und ZDF coachte er Moderatoren und macht Ansagentraining für Piloten. „Executive-Modus – 12 Taktiken für mehr Führungswirkung“ ist sein zehntes Werk, hier ein Buchauszug: 

 

Kapitel: Den Auftritt planen

 

 

Ist der Auftritt professionell wie alles übrige Managen und Führen? Oft heißt die Antwort Nein. Einer hat Sonntagnachmittag lustlos auf ein paar Charts herumgemalt, für ein Event am Dienstag, das war’s.  Das kommt Ihnen zu Recht nicht ganz professionell vor. Sie könnten fragen: Was haben Sie eigentlich hinter sich, was gute Führungswirkung  schafft, was haben Sie um sich herum? Gibt es einen Plan?

 

Keine gute Kommunikationsleistung ohne Planung

Es gibt keine gute Kommunikationsleistung ohne gute Planung. Sie sollten für Ihre Führungswirkung drei Weisen der Dramaturgie kennen. Erstens die Dramaturgie im Sinne eines Planes von Auftritten, der Inszenierung im Zeitverlauf, zweitens die Dramaturgie von Veranstaltungen und drittens die Dramaturgie von Äußerungen in Rede und Antwort, den Redeplan. Wenn etwas schiefgeht, dann weil es keinen Plan gab, weil er nicht durchdacht oder nicht geprobt wurde oder beides nicht, oder weil jemand schlauer sein wollte als der Plan.

Wenn jemand etwas sagt, antwortet oder einfach nur erscheint, auftritt, und wenn daran etwas gut oder schlecht ist, dann ist es, so denken wir, irgendeine Art von Rhetorik. Aber dieser Blick ist zu kurz. Man kann an Menschen noch so viel reparieren, und ich erlebe genug Menschen, an denen schon dies und das repariert wurde. Ertüchtigung Einzelner bringt zu wenig.

 

Der richtige Rahmen macht´s

Meist stellt sich sofort heraus, dass der Rahmen nicht stimmt. Was wollen wir sagen, warum geht er da überhaupt hin? Brauchen wir Charts? Oder besser einen Plan, ein paar Stichwörter, vielleicht eine Haltung? Nichts davon hat mit den auftretenden Personen zu tun, wenn es hakt. Es gibt oft gar kein Müller-Problem; es gibt oft kein Meier-Problem.

Es gibt zuallererst ein strukturelles Problem, eines des Systems. Deshalb werden Sie so lange keine Führungswirkung entfalten, solange die Vorbereitungsmaschinen hinter Ihnen Sie auf die linke Seite ziehen – und solange Sie sich kritiklos ausliefern. Zu Anfang hatte ich dieses Konzept aufgespannt zwischen system- bezogen und personenbezogen. Beides muss zusammen gehen. Also, ein Kapitel über systembezogene Führungswirkung.

 

Der Expertenmodus

Das System besteht aus Menschen, die ihren Chefs zuarbeiten, Menschen, die selbst im Expertenmodus arbeiten. Und der heißt, nach soundsoviel Seiten wissen wir es: Fakten sammeln, komprimieren, archivieren, akkumulieren, erklären, erläutern und rechtfertigen. Wer täglich im Expertenmodus spielt, wird nicht per se seinen Chefs gute Auftritte vorbereiten können. Die Organisation müsste den Executive Modus kennen, das wäre ein Teil der Lösung.

Am sichersten sollten Sie Ihre persönliche Wirkung integriert mit dem Hinterland vorbereiten: Text und Bild, Bühne und Aktion, Rede und Antwort.

Der integrierte Auftritt ist die Gesamtheit der Maßnahmen, um Auftritte des Spitzenmanagements in allen internen und externen Auftritten zu planen, zu platzieren, vorzubereiten und durchzuführen. Seine Komponenten sind: Die Anbindung an Themen sowie deren rhetorische Aufbereitung in Denkstil und Sprachstil, Methoden zum Sprechstil des Vortragenden im Rahmen eines Executive-Coachings, Inszenierung, Dresscode sowie Fotoplanung  des Auftritts.

 

Wenn Sie Auftritte vorbereiten, müssen Sie auf einen Punkt hin denken: Wofür steht der Auftritt? Danach Antworten auf die Fragen: Wo platziert? Wer zu welchen Themen? Mit welchen zitierbaren Äußerungen, welchen Soundbites? In welchem Ton? In welcher Prozedur? Vorlesen, frei reden etc.: Wie inszeniert? In welchem Dress und in welchem Bühnenbild?

 

Die Mechanik hinter dem Auftritt

Danach Themen und Stichwortmodule, und am Schluss Coaching oder Probe. Man plant Auftritte integriert, indem man ein paar klare Punkte stimmig macht. Es sind zugleich die Arbeitsgebiete, auf denen Sie mit Ihrem Kommunikationsteam arbeiten müssen. Sie sollten dafür sorgen, dass die Kommunikateure und Assistenten die Mechanik hinter Ihrem Auftritt kennen. Die vier Ps: Processes – Procedures – Papers – Preparations.

 

 

Prozesse am Ergebnis ausrichten

Prozesse werden effizienter, indem Sie von Anfang an an das Ergebnis denken. Und das ist im Executive Modus nicht irgendein Papier. Führungswirkung unterstützt das, wofür der Auftritt steht, und ist an die Strategie gekoppelt. Zunächst entsteht ein Plan über Botschaften, dann eine Liste von Befindlichkeiten des Publikums, die anzusprechen sind, sodann eine erste Dramaturgie. Dann Stichwortkonzept und Probe.

 

 

Prozedur des Sprechens wählen

Es gibt drei Prozeduren des Sprechens: vorlesen, auswendig sprechen und frei formulieren.

Vorlesen:  Man macht einen Plan! Man setzt sich hin und schreibt auf, was man sagen will, sauber, grammatisch korrekt, am liebsten vollständig. Aber das bringt zwei Probleme:

•  Der Text könnte langweilig werden, sobald Sie ihn sprechen wollen.

•  Der Text wird wahrscheinlich beim Vorlesen falsch betont werden.

 

Stefan Wachtel: „Executive Modus – 12 Taktiken für mehr Führungswirkung“, Carl Hanser Verlag, 224 Seiten, 30 Euro: http://www.hanser-fachbuch.de/buch/Executive+Modus/9783446449312

 

Wer abliest, erhöht das Tempo – und wirkt monoton, es ist also unklug

Wissenschaftlich bewiesen sind seit fast 90 Jahren, seit dem Beginn der Sprechwissenschaft,  zwei Umstände:

•  Text vorzulesen treibt das Sprechtempo.

•  Text vorzulesen macht Melodien monoton (wenn Sie nicht gerade professioneller Vorleser sind: eine Kunst, die fast nur noch in öffentlich-rechtlichen Sendern gelehrt wird).

Diese Umstände lassen kein gutes Haar am Vorlesen. Also, wir wollen es kurz machen: Vorlesen ist immer die falsche Prozedur – von der Hauptversammlung abgesehen.

 

…das gilt auch für auswendig Gelerntes

Auswendig  sprechen: Sie wollen ganz frei in der Landschaft stehen. Das ist schön, wie Steve Jobs, hab ihn selig. Aber Sie haben nicht eine ganze Woche Zeit, den Auftritt zu proben. Ist der Text fertig, bedeutet das einen weiten Weg von der Kreation zur Aktion. Redeplanung und Satzplanung in verschiedenen Situationen, das behindert Flexibilität. Die Idee des Auswendigen ist nicht neu, auf Theaterbühnen wird sie täglich umgesetzt. Schon die Antike kannte die memoratio als Teil jeder rhetorischen Performance. Aber ist das für Ihre Führungswirkung geeignet? Das Auswendige verliert fast immer das Gegenüber; es ist an niemanden gerichtet. Das Auswendige wird deshalb oft zu schnell, das treibt das Tempo. Die Melodie wird isoton, gleichförmig, mit eigentümlichem Singsang. Tun Sie es nicht.

 

Frei sprechen als Königsweg – das geht auch mit Stichworten

Frei formulieren: Frei sprechen bedeutet Satzplanung in der Situation. Kein Text, nichts Memoriertes. Frei sprechen ist Sprechdenken in aktueller Situation, das meist auf ein reales oder fiktives Gegenüber gerichtet ist – oder als Selbstgespräch an sich selbst. Die Redeplanung, die Reihenfolge also, muss nicht frei sein, aber die Satzplanung ist die der Situation. Frei sprechen bedeutet nicht planlos zu sprechen. Deshalb sind Stichwörter hilfreich. Es sollten aber eben nur Wörter da stehen, nicht Sätze.

 

Der Redeplan

Ihr frei Formuliertes sollte einem Redeplan folgen, wie beginne ich, wie ende ich? Redeplan und Satzplan werden gern verwechselt; »ganz frei« – ohne Redeplan – ist oft viel zu authentisch und gefährlich. Es assoziiert.

Schließlich hören wir oft: Auf den Charts steht ja was. Sorgen Sie besser dafür, dass auf den Slides wenig steht, und in keinem Fall Ihr Stichwortkonzept, das die Hörer dann vorher lesen. Deshalb sind oft überfüllte Charts verdächtig. »Vom Chart« frei zu reden ist im Führungsalltag die häufigste Prozedur, und die schlechteste (siehe Gesetze/Taktiken:  »Von Papier zur Aktion«, »Von schriftlich zu mündlich«).

 

Geeignete Papiere herstellen oder beauftragen

Hier liegt ein entscheidender Punkt für die Güte jedes Auftritts. Der Weg in den Executive Modus ist einer vom Produkt zur Aktion; von schriftlich zu mündlich. Manche Führungswirkung wird heruntergezogen durch schlechte Charts und grausigen Text. Also fragen wir: Was haben Sie am Ende als Produkt vor sich? Was die Papiere auch immer sind, sie wollen Ihre Wirkung unterstützen und nicht blockieren.

 

Bloß kein Schriftdeutsch

Schriftdeutsche Papiere sollten verschwinden oder zu praktikablen Redevorlagen werden, Q&A sollten zu Themensettings werden, Vorlesetexte  werden teils unnötig oder sehen nicht mehr so aus, Charts sind nicht mehr überfüllt und »selbsterklärend«. Wenn schon Papiere, dann solche, die den Auftritt stützen – und nicht umgekehrt.

 

 

Sich professionell vorbereiten

»Ich hatte mit ihr gesprochen! Das ist immer das Beste. Ich hatte sofort einen sehr guten Eindruck. Schon die ersten Worte, die sie sagte … so klar.« Das sagte mir der Aufsichtsratsvorsitzende eines DAX-30-Konzerns, als er einen Personalvorstand suchte. Sie wurde es dann. Ich musste erwidern: »Nur Rhetorik!« Und wir mussten beide lachen. Die Kandidatin hatte sich offenbar – auf diese ersten Worte – gut vorbereitet. Es konnte nur so gewesen sein. Das Wirksame kommt nicht authentisch aus uns heraus; es ist fast immer geübt. Wer etwas aus einem Ärmel schüttelt, muss vorher etwas hineingetan haben.

 

Nur fachlich gut sein reicht nicht, perfekt inszenieren hilft mehr

Warum in aller Welt sind Bewerbungsgespräche gegenüber allem Papier das ultimative Mittel der Entscheidung? Bewerbungsgespräche werden vorrangig und oft überhaupt nur geführt, um einen unverstellten Eindruck zu bekommen. Aber genau das bekommt man ja dort nicht! Gerade die, die sich besonders gut vorbereiten, die besonders lange über ihr Outfit nachgedacht haben, die besonders intensiv ihre ersten Worte eingeübt haben, erreichen Wirkung. So war es auch in diesem Fall. Die Kandidatin wurde eingestellt, und das war richtig. Sie war nicht nur 1a, was den Eindruck angeht, sie war es auch sonst. Aber sie wäre nie dort gelandet, wenn sie nur »fachlich gut« gewesen wäre. Das war sie auch, aber sie hatte sich besser vorbereitet. Sie war auf der rechten Seite, im Executive Modus. Vorbereitung,  preparation, muss sein: Ohne Prep kein Pep.

 

Dass man lernen sollte, ist klar, aber warum überhaupt sollten Sie sich für Auftritte professionell vorbereiten? Weil das Folgende auf Sie zutrifft?

•  Unwohlsein mit der kommenden Situation.

•  Unzufrieden sein mit bisherigen Vorbereitungsprozessen.

•  Unzufrieden sein mit Papieren/Produkten.

•  Zu wenig Feedback – nur positives Feedback.

•  Angst vor Risiken.

•  Termine, die wie Prüfungen sind: Gremien, Aufsichtsrat etc.

•  Generelle Lust am Lernen und an Auftritten.

 

Was holprig wirkt, kann gerade so inszeniert sein

Der PayPal-Mitgründer und Investor Peter Thiel sprach in der Frankfurter Paulskirche im Deutschen Wirtschaftsforum der ZEIT. Er schwitzte, er war hoch konzentriert, er sprach teils Deutsch, obwohl es nicht seine Muttersprache ist. Ein Milliardär, der nun wirklich sagen könnte, was immer er will, die Veranstalter und das Publikum können froh sein, wenn der überhaupt da ist. Aber es war anders. Ich habe einen Riecher dafür. Mit jedem seiner Atemzüge, in jeder seiner Formulierungen spürte ich: Er hatte sich präpariert, vorbereitet und geprobt. Ein Profi im Executive Modus.

 

Hauen Sie tatsächlich mit der Faust auf einen Tisch

Professionelle Vorbereitung betrifft immer auch Ihr Team! Qualifizieren Sie Kommunikateure und  Assistenten weiter, wenn Sie in der glücklichen  Lage sind, welche zu haben. Oft gibt es eben kein Meier-Problem und kein Müller-Problem, sondern es hakt irgendwo in einem der vier Ps. Hauen Sie auf einen in der Nähe stehenden Tisch, wenn Sprachmaterial und Frameworks nicht zu gebrauchen sind.

 

Gehen Sie nur dahin, wo Ihre Rolle klar ist

Im Ernst: Fragen Sie nach dem Plan, Lesen Sie nichts vor, lehnen Sie Industrielyrik ab, erläutern Sie keine selbsterklärenden Charts. Fragen Sie nach der Bühne, nach all den anderen vermeintlichen Kleinigkeiten: Wie soll ich da stehen? Wer soll welche Fragen beantworten? Stellen Sie sich vor, wie die Wirkung sein soll. Und gehen Sie vor allem nirgendwo hin, wo Ihre Rolle nicht klar ist. Lassen Sie sich nicht in den falschen Modus locken. Und nehmen Sie Rat an.