Jedes dritte europäische Unternehmen (31 Prozent) läuft Gefahr, wichtige Dokumente zu verlieren. Am meisten sind dabei ausgerechnet die Unternehmen des Bildungssektors mit 38 Prozent gefährdet, belegt eine Studie von Ricoh aus Tokio, dem Hersteller etwa von Druckern und Kameras. Die Befragten dieser Zunft bekannten bei dieser Umfrage, dass sie „gelegentlich wichtige Geschäftsinformationen verlieren oder verlegen“. Am besten schnitt der Justizsektor ab, der nur 14 Prozent Verlust verzeichnet.
Fazit: Selbst die reguliertesten Branchen saufen anscheinend im Dokumenten-Chaos ab. Prägnantestes Beispiel: 29 Prozent der Unternehmen der Gesundheitsbranche haben keinerlei Kontrollmechanismen für ihre Unterlagen. Und weil die Menge der Unterlagen in den Unternehmen täglich zunimmt, wird es immer schwerer, die gesuchten rechtzeitig zu finden.
Selbst 45 Prozent der Finazdienstleister können – wie sie selbst zugeben – nicht den Weg aller vertraulichen und geschäftskritischen Dokumente nachvollziehen, so die Ricoh-Studie weiter. Nur 20 Prozent der Fienanzdienstleister haben die entsprechenden Prozesse und Möglichkeiten. Das Schlimmste: Es ist kein Licht am Ende des Tunnels zu sehen. Im Gegenteil. Carsten Bruhn, Vice-President von Ricoh Europe, befürchtet, dass die digitalen Informationen in den nächsten neun Jahren um das 30-fache wachsen und die Zahl der Dateien um das 60-fache.
Das Merkwürdige daran ist dies: 52 Prozent der Unternehmen ist klar, dass dies riskant ist und erhebliche Verzögerungen der Geschäftsprozesse nach sich ziehen. Die bösen Folgen: Nicht nur Imageschäden, sondern auch unbezahlte Rechnungen, der Verlust wichtiger Geschäftsunterlagen und am Ende unzufriedene Kunden.
Ganz zu schweigen von Riesen-Schäden, wenn die Unternehmen in ihrem Wahn der clean-desk-philosophy, der abendlichen blanken Schreibtische, huldigen – ganz so als handele es sich nicht um Geistestätigkeiten, sondern das allabendliche gewissenhafte Wiernern der Küche einer Pommes Bude:
So berichtete in sehr renommierter M&A-Anwalt einer Großkanzlei, wie ein Unternehmen beinahe eine Kartellstrafe von mehreren Millionen Euro hätte berappen müssen. Es hatte ein anderes Unternehmen übernommen, das plötzlich in Verdacht stand, verbotene Kartellabsprachen getroffen zu haben. Dumm nur, dass im Zuge der Übernahme aufräumwütige Mitarbeiter alle Unterlagen weggeworfen hatten, die zehn Jahre alt und älter waren. Dabei auch das entlastende Material. Hätte man nicht im letzten Moment einen Mitarbeiter im Ruhestand aufgebtrieben, der 30 Jahre lang in dem Unternehmen gewesen war und Kopien dieser Aufzeichnungen an sich genommen hatte – als eine Art Versicherung – , wäre diese übernehmende Firma nicht verteidigungsfähig gewesen. Und hätte blechen müssen, Millionen von Euro – nur um vermutlich Lagerplatz zu sparen oder um mit dem Neugbeginn ernst zu machen. Oder aus falsch verstandener Aufräum-Wut.