10 Hacks für Microsoft Outlook, um die E-Mail-Nutzung im Büro zu beschleunigen

Geplanter E-Mail-Versand, selbstdefinierte Suchordner, die wichtigsten Tastaturkürzel – so schreibt und versendet man elektronische Post effizient.

Die meisten Angestellten rund um den Globus verbinden mit dem Programm eine regelrechte Hassliebe: Die Rede ist von der E-Mail-Software Outlook aus dem Hause Microsoft. Dennoch ist Outlook eines der meistgenutzten PC-Programme überhaupt, vor allem in Unternehmen.

Daher ergibt es durchaus Sinn, die Nutzung von Outlook so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Die folgenden zehn Hacks sind einfache Kniffe, um das Versenden von elektronischer Post zu beschleunigen.

Zum Beispiel mit vorab geplantem Versand: Wer eine E-Mail schreibt, diese aber nicht direkt verschicken will, sondern zu einem späteren Zeitpunkt – etwa bei einem Newsletter – kann den Zeitpunkt frei wählen. In der geöffneten E-Mail unter „Optionen“ und „Übermittlung verzögern“ den Tag und die Uhrzeit bei „verzögern bis“ eintragen.

Wer regelmäßig dieselben Dinge in Outlook sucht, etwa E-Mails bestimmter Absender, kann die Suche mittels eigener Ordner deutlich vereinfachen: Im Outlook-Programm den Reiter „Ordner“ auswählen, dort unter „neuen Suchordner“ die gewünschten Suchkriterien wie etwa den Absender oder ein bestimmtes Suchwort in der E-Mail-Betreffzeile auswählen. Der neue Ordner erscheint dann links in der Ordnerliste unter „Suchordner“ und sortiert dort automatisch die entsprechenden E-Mails ein.

Richtig beschleunigen lässt sich die Outlook-Nutzung mittels Tastaturkürzeln. Die muss man zwar auswendig lernen, dafür entfällt meist mehrere Mausklicks auf Schaltflächen oder Menüs: Bei geöffneter E-Mail die Tasten „Strg“+“R“ drücken öffnet eine neue Antwort-Mail an den Absender – die Eselsbrücke dafür: „R“ steht fürs Englische „reply“ also antworten. „Strg“+“Umschalten“+“R“ sendet eine Nachricht an alle in einer E-Mail genannten Personen (übrigens ein Fehler unten, wo „Alt“+“R“ angegeben ist).

Mit „Alt“+“W“ leitet man eine E-Mail an einen neuen Empfänger weiter. Und per „Alt“+“S“ kann man eine fertig bearbeitete E-Mail schließlich abschicken. Diese und viele weitere Kniffe in der folgenden Infografik – zum Vergrößern zwei Mal anklicken:

Quelle: SilverDoor

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Alle Kommentare [1]

  1. Wir haben einen IT-Systemkaufmann, der sich immer darum kümmert. Er hat sich um die Infrastruktur gekümmert. Durch die Einweisung ging dann auch alles schneller.